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» 2021年10月14日 10時00分 公開

これが究極の業務効率化! AI OCR×RPAで目指すバックオフィスの新戦略リモート化に立ちはだかる「紙」業務にどう挑む?

いまだ根強く、職場にはびこる「紙」業務は、人的リソースが不可欠なアナログ作業の筆頭。リモートワークを阻害する要因でもあるため、ペーパーレス化を急ぐ企業も多い。そこで今、再注目されているのがOCRだ。リーズナブルかつ高精度で広く普及し始めた最新AI OCRの実力とは?ペーパーレス化を入り口としたバックオフィス変革、その糸口を探る。

[PR/ITmedia]
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 ここ数年の働き方改革、そしてコロナ禍によるリモートワーク推進により、「ペーパーレス化」が再注目されている。「紙」ベースの業務は非効率なだけではなく、在宅勤務を阻害し感染予防ができないといった現実的な問題も指摘されている。

 リモートワークの部署格差を解消するためにも、注文書や請求書、各種申請書といった「紙」の取り扱いが多いバックオフィス業務において、ペーパーレス化は早急に取り組むべき課題の一つである。

OCRは、なぜ企業への普及に時間を要したか?

 最近では、国が「押印廃止」「脱ハンコ」を推奨し始めたこともあり、ペーパーレス化の波が大きくなってきた。しかし、職場から「紙」が完全になくなる可能性は限りなくゼロに近い。最も手っ取り早くペーパーレス化を実現するには、今ある「紙」の処理業務の負荷をいかに軽くするか――それを考えることが重要だ。

 そのためにも、まず検討すべきなのがOCRの導入である。OCRは、「紙」に書かれている文字を自動的にテキスト化してくれるものだ。ここ最近、普及が進んでいるものの、企業に浸透するには長い時間を要した。NTTビジネスソリューションズのバリューデザイン部で担当課長を務める桑田賢二氏(バリューインテグレーション部門 ソーシャルイノベーション担当)は、導入コストや読み取り精度を原因に挙げる。

photo バリューインテグレーション部門 ソーシャルイノベーション担当 担当課長を務める桑田賢二氏

 「従来のOCRは非常に高額で、中小規模の企業さまが自社に導入するのは現実的な選択肢ではありませんでした。また、職場で扱う『紙』には手書き文字も含まれます。活字ならまだしも、手書き文字を正確にテキスト化できるほど、OCR技術が追い付いていなかったことも事実です。

 しかし、昨今クラウド型のAI OCRが登場したことを契機に、広く企業への導入が進み始めました。クラウド型は自社での設備投資の必要がなく導入コストを抑えられるほか、AI機能を搭載することで読み取り精度が格段に向上したことも、OCRの普及に拍車をかけたと考えられます」

自動的に高精度化するAI OCRの学習能力

 AI OCRとは、その名の通りAI機能を搭載したOCRのことだ。最大の特徴は、その精度の高さにある。

 「紙」をテキスト化できるとはいえ、OCRでは処理にかけた後で「誤読はないか」目視チェックするのが一般的だ。しかし、同社で取り扱っているAI OCR「DX Suite」は、AI学習機能が働くことでこの負担を軽減するという。

 藤原梨華子氏(同部署)は、その詳細について「誤読しやすい文字の形状などをAIが自動で学習するため、使うほど精度が増します」と話す。

photo 藤原梨華子氏。DX Suiteには、リーズナブルな価格設定が魅力の「SUCCESS PROGRAM」と呼ばれるお試しプランも用意されている。「業務のヒアリングからDX Suiteの設定構築、運用までトータルでサポートすることで、企業さまのAI OCR体験、“はじめの一歩”を支援します」

 DX Suiteは、同ツールを導入している各社共通のAIエンジンを利用しているという。そのため、他社のAI学習情報も含め、学んで精度が上がったAIを利用できる。極端な話、自社で全くDX Suiteを使わずとも「自動的に日々、精度が高まる」(藤原氏)仕組みだ。

 他社の学習情報が共有されるのはクラウド型ならではの利点だが、セキュリティ面はどうだろうか。同部署で主査を務める山本良英氏は「セキュリティ対策は万全」と話し、次のように説明する。

 「『AIエンジンは各社共通』と聞くと不安を覚える方もいるかもしれませんが、共有する学習情報は任意で設定できます。学習情報に反映するのは、あくまで企業さまが『安全なデータ』と判断した内容だけであり、顧客情報などのセンシティブなデータはOCR結果としてだけ受け取り、どこにも蓄積されません。

 DX SuiteはデータセンターにAWS(Amazon Web Services)を採用しており、非常に堅固なセキュリティ基盤を有しています。さらに、独自ネットワーク経由でAWSへアクセスできるオプションも用意しているので、よりセキュリティレベルの高い環境下でご利用いただくことができます」

取り消し線は読み飛ばし その驚愕の読み取り精度とは

 DX Suiteは、活字はもちろんのこと、手書き文字の読み取り精度には特に自信を持っているという。

 「手書きの中には、目視でも読み取りにくい癖字や記入枠からはみ出した文字、中には二重線で消されている文字もあります。DX Suiteは、それらも高精度にテキスト化できるほか、二重線で訂正されている文字は読み飛ばすことも可能です。例えば、数字の『1』に横線を2本引くとOCRによってはカタカナの『キ』と認識してしまいますが、DX Suiteなら前後の文脈を意識して変換できるため、誤読を限りなく抑えられます」(山本氏)

photo 手書き文字であれば訂正印の読み飛ばしや複数行の読み取りにも対応。活字に関しても、白抜き文字、さらには背景に模様が入った紙の上の文字も難なく読み取れる

 「確度が低い」と判断された文字は“自己申告”する賢さも併せ持つ。藤原氏は、「読み取り結果に『自信がない』とAIが判断した文字に関しては、フラグが立つ仕組みになっています。フラグが立っている文字のみ正誤の判断をすればいいだけなので、OCR結果を最初から最後まで目視チェックする必要はありません」と自信を見せる。

photo OCR結果に自信がないとAIが判断した部分には赤いフラグが立つため、目視チェックは最小限で済む。なおDX Suiteはマルチフォーマットに対応する点もポイント。現在は請求書、領収書、レシート、注文書、住民票……など多数の帳票をデフォルトで読み込める

 画像補正機能も特徴だ。OCRで読み取りにかける際は、まず「紙」をスキャンしてPDFなどに変換するが、その際、用紙が逆や横向きになることがある。そういった際は画像補正機能が自動で起動し向きを修正。人手を介さず、常に最適な状態でOCRにかけられるという。

 「ユーザーインタフェースもシンプルで分かりやすいため、初めて使う場合でも1時間ほど触れば操作を覚えられます。文字認識率の高さ、そして操作性と合わせて“人に優しい”AI OCRである、この点は大きな魅力だと考えています」(山本氏)

RPA併用により一気通貫で業務を自動化

 DX SuiteはAPIによる外部システム連携にも対応しているが、NTTビジネスソリューションズが推すのはRPAの併用だ。同社のRPAソリューション「WinActor®」をDX SuiteにAPIで連携させれば、受発注PDFのテキストデータをDX SuiteでCSV化し、受注管理システムに自動入力するといった処理が可能となる。つまり、「テキスト化したOCR結果を基幹システムへ入力する」この一連の流れを、完全に自動化できるというわけだ。

 「自動化」と聞くと、さも複雑なプログラミングが必要なようにも思えるが、具体的にはどのような作業が必要なのだろうか?その疑問に対し桑田氏は、「フローチャートで自動化までのシナリオを簡単に作成できる」と回答する。

 「シナリオとは、例えばPC画面を座標軸で捉えてマウスの動きを記憶、自動実行するなど、業務に合わせた任意の“自動処理するまでの動き”を指します。作成したシナリオの内容によって用途はさまざまですが、もちろんRPA単体で使うこともでき、例えばWeb上で公開されている為替情報を決められた時間ごとに自動取得し、エクセルに落とし込む――といった作業などが可能となります」

 以上のような仕組みからも分かるように、WinActor®は大量の反復作業や処理・判断ルールが明確な作業とは非常に相性が良い。人の手を介さずに済むことから、24時間稼働させることもできる。夕方、退社前にセットしておけば出社時にはすでに「全ての作業が完了している」といった環境も構築できるため 、膨大な時間を要する単純作業に辟易している現場からすれば、感涙もののツールとなるに違いない。

 WinActor®は既に6000社以上の導入実績を誇り、定型業務を多く抱える現場の中には年間数百時間の削減につながった事例もあるというから、その効果は計り知れないだろう。

※「WinActor®」はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です

まだ「紙」で配ってる? 給与明細は電子化で現場負担を大幅減

 ペーパーレス化という観点では、「紙」の給与明細配布も改善すべき習慣だ。室井真己氏(同部署、セールスリーダー)は、「注文書や請求書など、現状では避けるのが難しい『紙』も確かにあるが、給与明細はそうではない」と指摘する。

photo セールスリーダーを務める室井真己氏。「給与明細を印刷して社員に配る総務部署は、その時期だけリモートワークができないなどの課題があります」と話す

 「紙」の給与明細は、取りまとめて各部署に配る総務部署の負担、また社員自らが受け取る手間がかかる。リモートワーク中は、給与明細を受け渡すためだけに出社する――などという事態にもなりかねず、PCやスマートフォンが普及した現在では、給与明細が「紙」である必然性はほぼないといっていい。

 NTTビジネスソリューションズでは、「奉行Edge 給与明細電子化クラウド」「オフィスステーション 給与明細」をはじめとするさまざまな給与明細電子化システムを取り扱っており、給与明細の電子化を推奨する。どちらもWeb経由で給与明細を発行・配信でき、社員はPCやスマートフォンを利用して受け取ることができるという、シンプルなものだ。

 機能に大差はないというが、「『給与奉行』をはじめとする奉行シリーズをお使いの企業さまならシステム間で連携しやすい前者を、そうではない企業さまなら後者をといったように、状況に合わせてお選びいただけます」と室井氏。オフィスステーションには、給与明細のほか労務、年末調整、有休管理など機能別に全6種あり、必要なものだけアラカルトで導入できる。

 なお、同社では「人事や労務部署にとっては頭が痛い、年に一度の一大イベント」(室井氏)だという年末調整や、複雑で手間のかかるマイナンバー収集、給与計算や経理業務、健診業務のアウトソーシング等のBPO事業も行っている。OCRやRPA、また給与明細電子化ツールによりペーパーレス化を図り、業務効率化に尽力するだけではなく、BPOによるサポートまで用意しバックオフィスの全体最適化を図る、同社の意図はどこにあるのだろうか?

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 「デジタル庁の新設からも見て取れるように、デジタルシフトは今、加速の一途をたどっています。同時に職場における『紙』業務は縮小していき、今後はアナログをデジタルへ変換することでデータを分析し、活用するデータドリブン経営が必須になることは間違いありません。その上で重要なのは、OCRやRPAといったツールを生かし、空いたリソースを人にしかできない仕事――コア業務に充てるということです」。そう話す山本氏の言葉を受けて、桑田氏は以下のように続ける。

 「ICTは、決して『人を削減するためのツール』ではありません。企業を成長に導くエンジンはいつの時代も価値創造力であり、それはAIやロボティクスが持ちえない、人だけが有する知的資産です。当社が提供するICTやBPOを通してコア業務に集中できる環境を構築していただく、その一助となるべく、今後もNTTビジネスソリューションズにしかできない、多角的かつ総合的な支援力を強化していきたいと考えています」

 技術がどんなに進化しても、“人の仕事”がなくなることはない。ペーパーレス化、そして作業の自動化、BPOを図ることで、今本当に注力すべきコア業務は何か――バックオフィスの新戦略が見えてくるかもしれない。

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