グループウェアが解決! テレワークで深刻化した「3つの分断」とは?発想の転換で意外な効果も

テレワークの普及に伴い、日本企業を「3つの分断」が襲った。お互いが顔の見えない環境で働く中、分断を乗り越えるカギといえるのが、グループウェアだ。本記事では、グループウェア「desknet's NEO」を提供するネオジャパンが主催したイベント「desknet's “NEO MEETING” 2021」から、有識者のパネルディスカッションや製品紹介セッションを通し、グループウェアがもたらす効果について解説していく。

» 2021年11月30日 10時00分 公開
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本記事ではネオジャパンが主催したイベントから、日本企業を襲っている「3つの分断」を解決するためのカギを解説していく。メインイベントとなるパネルディスカッションには4人が登壇した。左から、プロノイア・グループのピョートル・フェリクス・グジバチ氏、ホライズンコンサルティングの小林毅社長、一般社団法人やまとなでしこ協会の日高利美代表理事、ネオジャパンの大神田守常務取締役

 新型コロナウイルスの感染拡大対策のために導入が進んだテレワークは、もはや一般常識となった。お互いが顔の見えない環境下で働くようになったことで、さまざまなメリットも生まれているが、新たに顕在化しているのが「マネジャーとプレイヤーの分断」「各メンバーの分断」「業務の分断」といった課題だ。

 グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」など、テレワーク下でも円滑にビジネスを運営していくためのツールを幅広く展開しているネオジャパンは、こうした分断を乗り越えるカギを探るイベントとして、10月29日に「desknet's “NEO MEETING” 2021」を開催した。本記事では、イベントの中からパネルディスカッションや事例・ソリューション紹介のセッションを基に、「3つの分断」を乗り越えるために今日本企業に必要なものを解説していく。

コロナ禍で分断された「マネジャー」と「部下」 識者が語る解決策

 イベントのメインとなるパネルディスカッションでは、「コミュニケーション」「モチベーション」をテーマに、テレワークによって分断が進むマネジャー/プレイヤー(部下)の双方を代表したパネリストが、それぞれの現状や改善策について語った。

 マネジャー側として、Googleなど外資系企業での勤務経験があり、組織改革や人材開発に詳しいプロノイア・グループのピョートル・フェリクス・グジバチ氏、プレイヤー側には、ホライズンコンサルティング社長で人材コンサルタントの小林毅氏が登場。モデレーターは、一般社団法人やまとなでしこ協会の代表理事である日高利美氏が務め、ネオジャパンからは大神田守氏(同社常務取締役)が登壇した。

モデレーターは「銀座のママ」でもある日高利美氏が務めた

 冒頭では、日高氏から「日本企業の生産性は先進諸国に比べて低いとされ、ビジネスシーンにおいてもマネジャーサイド、プレイヤーサイド双方が一種のストレスを感じている」という問題提起がなされた。その上で、誰しもが予期していなかったコロナ禍が訪れ、強制的に働き方が激変し、ワークライフバランスの質が激変する中、どのように対応していくべきなのか、という議題が投じられた。

 ピョートル氏は「マネジャーは最大の価値、最大の売り上げを最短な道で導くことが使命」とし、「日本企業では頑張っても頑張らなくても給料がそれほど変わることがない。ハイパフォーマーを支援する制度が整っていない場合が多いのではないでしょうか」と課題点を指摘した。その上で、働き方が激変する中、各メンバーが最大のパフォーマンスを出せる働き方をどう作っていけばいいかが焦点だと語った。

小林毅氏は、キャリアコンサルティングなどの経験を基に、プレイヤー側の視点でパネルディスカッションに参加した

 小林氏は「コロナ禍とともに進んだテレワークにおいて、肯定派と否定派が存在し、ひずみが生じています」と指摘。具体的には、出勤などにかけていた時間が削減され、家事や育児と仕事を両立できる人が増えた一方で、メリハリのある働き方を求める層ではテレワークに対する否定的な見方が広がっているという。ここで議論すべきは“テレワークか、出社か”という二者択一ではなく、「時代の変化を受け入れつつまったく新しい、第三の働き方を模索すること」だとした。

マネジメントスタイルの刷新も急務 そのために必要なものは

 テレワークの是非が分かれる背景には、旧来のマネジメントスタイルも大きく影響している。これまでの日本企業的な働き方では、対面で仕事をすることによってメンバーの働きぶりをマネジャーが把握していた。急激なテレワークへの移行によって、マネジャーたちは自らのマネジメントスタイルを刷新する必要に迫られながら、具体的な解決策が見えづらいことからテレワークへの抵抗感も生まれているという見方もできるだろう。

 例えば旧来の「管理」的なマネジメントから脱却できないマネジャーは、細かすぎる業務報告をメンバーに求めたり、あるいは「監視」に近い方法でマネジメントせざるを得なかったりする。そうしたマネジメントをされたメンバーは業務効率が落ちてしまうだけでなく、マネジャーへの不信感も募り、より一層両者の分断が広がってしまうばかりだ。

 こうしたマネジャーサイド、そしてプレイヤーサイドの断絶を埋めるために必要なものは何なのか。まずはお互いの立場を理解し合いにくい原因がどこにあるのか、という点に目を向ける必要があるだろう。

外資系企業での経験も豊富なピョートル氏。マネジャー側の視点でパネルディスカッションに参加した

 ピョートル氏は双方の意識が乖離(かいり)してしまう本質的な原因として、「日常的なコミュニケーションの欠如」を指摘する。「外資系企業をみると、企業の目的や戦略が非常に高い密度でコミュニケーションされています。例えばGoogleでは、経営層が毎週、部下に対してコミュニケーションを図りながらビジョンの共有をしています」(ピョートル氏)

 「銀座のママ」でもある日高氏は、ピョートル氏の話を受け「特に一対一で話す時間は、本当に重要ですよね。私は長年、銀座でさまざまなビジネスマンと接してきました。その中で感じたのは、マネジャーが部下を認め、ほめ、そしてねぎらっている時間が関係性をよりよくしていくために大事だということです」とコメントした。

日本企業の「1on1」が不十分なワケ

 日常的な一対一のコミュニケーションをとる仕組みとして、日本企業でも「1on1」が広がりつつあるが、この点に関してもピョートル氏は警鐘を鳴らす。「日本企業の1on1は、頻度が低いように感じます。半年に1回程度しかやっていない企業も多いのではないでしょうか。海外では、毎週1時間くらいを確保して、顧客との関係や業務進捗(しんちょく)、加えてプライベートの話も、メンバー側がアジェンダを考えて実施しています。こうした日常的な枠組みがあるからこそ、信頼し合える人間関係ができるのです」(ピョートル氏)

 とはいえ、ただコミュニケーションの「頻度」を高めればいいものでもない。あくまで必要なのは、「コミュニケーションの本質」を見極めることだ。では、コミュニケーションの本質とは一体何だろうか。

 小林氏は、部下側が求めるコミュニケーションの本質について、本当の意味で働きがいを得ることだと語る。

 「ピョートルさんの1on1に関する意見には共感します。1on1を導入していても、『あとから報復を受けるのが怖くて本音で話せない』というケースが多く、そうなると単なる『義務』の時間が増えるだけの結果に陥ってしまいます。マネジャー側は『傾聴』ということを意識して、うまく本音を引き出しながら納得感を得られるようなコミュニケーションをしてほしいですね」(小林氏)

 ピョートル氏は「シンプルですが『人を人として見ること』が大切です。部下からすると、信頼できない、尊敬できない人の指示や依頼には対応したくないですよね。共感・同感・思いやりをもって部下に接すること、まずはここから始めてみましょう」と話した。

パネルディスカッションにはネオジャパンの大神田守氏も登壇

 ここまでの話を受け、ネオジャパンの大神田氏は「マネジャー、プレイヤー双方において、どう自分の認識を相手に伝えるのか、そして共感してもらうのかがいかに重要であるか分かりました。こうしたコミュニケーションにおいて一番分かりやすいのは、やはり直接伝えることです。しかし、テレワークが主流の時代になってきていますし、対面というのも難しくなりつつあります。当社では、組織内のコミュニケーションを活性化するグループウェア『desknet's NEO』やリアルタイムに気軽なコミュニケーションがとれる『ChatLuck(チャットラック)』など、テレワーク下でも質の高いコミュニケーションを実現できるツールを幅広くご提供しておりますので、ぜひ活用いただきたいですね」と締めくくった。

 これまでを振り返ると、テレワークで深刻化したマネジャーとプレイヤーの断絶を乗り越えるカギとして、2つのポイントがあることが分かった。1つ目はリアルタイム性を生かした「質の高いコミュニケーション」。2つ目はリモートでも問題なくビジネスを運営するための「業務効率化」だ。そしてこの2つの要素を満たすのがグループウェアの「desknet's NEO」である。

 ここからは、パネルディスカッション内でも話題となったグループウェア「desknet's NEO」について詳しく紹介していこう。

質の高いコミュニケーションと業務効率化を実現するdesknet's NEO

 desknet's NEOはスケジュール管理やポータルといった一般的なグループウェアが有する機能だけでなく、業務に必要な全27機能を搭載しており、低コストで働き方を刷新したい企業にとっては見逃せないツールだ。ノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」と連携すれば、より柔軟な運用ができる点もメリットといえる。

ネオジャパン資料

 例えば、desknet's NEOのワークフロー機能を活用すれば、さまざまな申請の電子化が簡単にでき、いわゆる「ハンコ出社」の必要もなくなる。AppSuiteとの連携で、幅広い書式デザインも作成可能だ。ワークフロー機能と併せて文書管理や回覧・レポート機能も使えば、決裁した文書の保存やアクセス権管理、面倒な回覧や報告書提出のデジタル化も手間なく実現できる。

 さらに、9月1日にリリースした新機能「SmartViewer(スマートビューアー)」は、コストメリットと環境保全の観点でも重要視されている「ペーパーレス化」を実現する会議システムである。

ネオジャパン資料

 PDF文書をdesknet's NEOのスケジューラー上に添付することで、その会議参加者に共有でき、印刷・配布の手間がなくなる。また、全ての会議参加者が表示している資料のページを進行役の操作によってリアルタイムで同期でき、会議の進行状況を見失うことがない。

 加えて、自分のペースで資料を見返したり、ペン入力による手書きメモを残せるなど、紙資料のフィーリングさながらに利用できる。さらに、会議中に残した手書きメモなどの情報は、会議終了後もdesknet's NEO上に保管され、いつでも参照できることから議事録作成の手間も減るだろう。

 このように、今まさに求められる「質の高いコミュニケーション」や「業務効率化」を実現できるのが、desknet's NEOなのだ。

 最後に、同製品を活用し「質の高いコミュニケーション」だけでなく発想の転換で意外な効果も得られたという日本ゼネラルフードの事例を紹介しよう。

グループウェアに期待できる「意外」な効果とは?

 日本ゼネラルフードは日本全国で給食事業を展開しており、本社と全国各地にある事業所の職員との情報共有ツールとしてdesknet's NEOを導入した。

ネオジャパン資料

 全国1200カ所の事業所と本社間での情報共有に課題を感じていた同社は、まず会社の中を飛び交うさまざまな情報を5つのジャンルに分類し、利用者が情報に到達しやすい状況を作った。desknet's NEOに搭載されているポータル機能は、まさにこれらの用途にジャストフィットしたものになっており、管理権限があれば誰でも簡単に情報をひとまとめにすることができたという。

 これにより、各主管部署の担当者同士でコンテンツの統一や、表現・表記などのルールを定め、常に最新情報を掲載できるようになり、実践的で多様な知識の共有が実現できている。

ネオジャパン資料

 モチベーション向上に役立っているのが、ワークフロー機能だ。これまで紙で行っていた2000人にも及ぶ社員の人事考課をデジタル化し、工数を大幅削減。これまで評価できていなかったポイントにも目が届くようになり、ワークフロー機能を使用した評価・採点をする仕組みを整え、社員のやる気や成長への前向きな意識を評価できるようになった。

 具体的には、ノルマによる業績評価給の撤廃や学歴に関係のない実力順の給与体系導入など、社員の成長やモチベーションアップにつながるさまざまな施策に取り組んでいる。ワークフローというと、稟議決裁にしか利用できないと思われがちだが、評価・採点をするという発想の転換で「モチベーション向上」という意外な効果を生んだ好例だ。

 このようなモチベーションマネジメントをdesknet's NEOの活用により実現している企業は増えている傾向にあるという。

さまざまな課題を、グループウェア起点で乗り越えよう

 ネオジャパンでは、先ほど紹介したdesknet's NEOやノーコード業務アプリ作成ツールであるAppSuiteだけでなく、セキュリティに優れリアルタイムでのコミュニケーションをより円滑に行うチャットツール「ChatLuck」も提供している。これらを活用すれば、「3つの分断」を乗り越えるための「質の高いコミュニケーション」「業務効率化」、そして「モチベーション向上」をも実現できるだろう。

 ペーパーレス、脱ハンコ、そしてテレワーク――今対応を求められるテーマは非常に多岐にわたる。ビジネスの過渡期である今こそ、ネオジャパンのツールを活用してみてはいかがだろうか。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年12月14日