変革を求められるオフィス家具の新常識！ 「レンタル」で実現する“持続可能な”働き方改革とは？

生産性を高めるオフィス空間に必要な家具とはどのようなものか、頻度が増したオンライン会議を円滑に進めるために何が必要か――多くの企業が新しい「オフィス空間」づくりの準備に追われている。しかし、世は「予測不能な時代」。いつ何時、事情が変わるかもしれない中で、イチからオフィス家具を買ったり、リースで中長期契約をしたりするのは、資金や体力を大きく消耗してしまう。ではどうすればいいのか？

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　フリーアドレスやABW（Activity Based Working）^※、テレワークにハイブリッドワーク――ここ数年で、働き方にはさまざまなスタイルが生まれた。これらの目的は全て、場所などの固定観念に縛られず柔軟性を高めることで、生産性向上を果たすことにある。

※働く場所を従業員が自由に選べるワークスタイルのこと

　そんな働き方改革を進める上で、避けて通れないのが「オフィス空間」の刷新だが、実は今、新たなオフィス家具の調達方法として「レンタル」が注目を集めていることをご存じだろうか？

　オフィス家具のレンタル事業を全国に展開するベンチャー企業、レンタルバスターズに、需要が増すレンタルオフィス家具の現状と、アフターコロナに向け、レンタルで実現する“オフィス空間づくり”とは何かを聞いた。

リース離れはなぜ起きた？　レンタルだからこその柔軟性

　レンタルバスターズでは、「良い『MONO』をシェアして企業を元気にする」という経営理念を掲げ、オフィス家具、OA機器、ビジネスホンなどのレンタル事業を主としている。サービスで主に担うのは「物流」「IT」、そして「環境」だ。

　まず「物流」の出発点となったのは、親会社であるオフィスバスターズが店舗でオフィス家具のレンタルを始めた2005年。取引先に建設会社が多かったこともあり、東京オリンピックが決定した13年からオフィス家具のレンタル需要が一気に増加し、14年にレンタル専門部署の新設を経て、15年には子会社としてレンタルバスターズが誕生した。

レンタルバスターズで常務取締役を務める佐川一平氏。オフィスバスターズから子会社として独立した際、社員だったのは佐川氏と「当時採用した現在の部長、2人だけ」（佐川氏）。二人三脚で事業を拡大し続けた結果、従業員数約60人、売り上げ約50倍という成長を遂げた

　同社の常務取締役である佐川一平氏は、次のように振り返る。

　「13〜14年頃、東京オリンピックに向けた建設プロジェクトが急増しました。そのプロジェクト用に短期で借りるオフィスが各所で必要になった際、課題になったのが『オフィス家具をどうそろえるか』という点です。

　いきなり100〜200人分のオフィス家具を用意するのは、簡単ではありません。しかも、2年間ほどしか使わない。必要なオフィス家具を、購入でもなく、中長期契約のリースでもなく、レンタルでそろえることで、負担なくプロジェクトに踏み出せる――そのような理由で、当社サービスをお選びいただく機会が急増しました」

　その頃は既に、08年に改正されたリース会計基準によって、リース取引は資産に計上しなければならない売買取引（オンバランス取引）が適用されていた。従来のリース品が持つメリットが薄れて、徐々に「リース離れ」が進んでいたことも無視できない背景だろう。

　しかし、オリンピックのような特別な事情でもない限り、大半の企業のオフィス家具は長期で使うものである。ではなぜ現在、初期費用を抑えられるとはいえ、レンタルが選ばれるようになってきているのだろうか。そのきっかけが、冒頭で触れた働き方改革の推進だ。

予測不能な進化を求められるオフィスにレンタルがマッチ

　19年にスタートした働き方改革は、20年以降コロナの影響もあり一気に加速した。それに伴い、どの企業も「オフィス空間」の刷新を急いでいるが、ここで押さえておきたいポイントは2点だ。

　1点目は「予測不能な進化」。テレワークやハイブリッドワークの推進により、オフィスで働く人の増減は日々変化するようになった。今日100人出社していても、明日は50人になるかもしれない。または、地方移転を検討するときがくるかもしれないし、本社の規模を縮小してサテライトオフィスを拡充する可能性もある。これらは全て予測不能なものであり、企業には柔軟な対応が求められている。

　2点目は「自由度の高い働き方による生産性向上」。そもそもフリーアドレスやABWは、自ら能動的に仕事をする場所を選ぶことで、コミュニケーションを活性化し、コラボレーションを生み出し、イノベーション創出へとつなげることが大きな目的となる。ただオフィス家具を減らしたり増やしたりするだけではなく、「創意工夫を促すような仕掛けが、今後のオフィス空間には必要になる」と、佐川氏は指摘する。

レンタルバスターズのレンタル品が導入されたオフィス。センスの良い、カラフルなオフィス家具が特徴的だ

　「働く場所を自由に選べるようになった今、フェイストゥフェイスで会話ができるオフィスは、『創造性を上げる場』として機能することが重要になります。ホームテイストな空間やカフェ調の空間などをつくることで、リラックスできたり会話がはずんだりする――実際に、そのようなABW導入を意識したオフィス家具へのお問い合わせは増えています」

　佐川氏はこのように話し、グレーや白の無機質なものではなく、有機的でデザイン性の高いオフィス家具への興味関心が高まっていると説く。

　レンタルバスターズの特長は、先に紹介した経営理念にあるように「良い『MONO』をシェア」する点にある。スタンダードな形状の什器だけではなく、高品質な国内メーカー品や、有名なブランド家具、デザイン家具を多くラインアップすることが強みだ。また同時に、頻度が高まるオンライン会議に対応するためのテレフォン（個室）ブースや、自席がなくても作業に集中できるフォーカスブースなど、新しい働き方に応える多様なレンタル品を用意している。

　各シーンに適した、かつクリエイティブな空間に身を置くことでアイデア創出につながったり、モチベーション向上につながったり――確かに、「“MONOから得られる効果は高い」（佐川氏）。同社で担うサービスの一つ「物流」は、新しいオフィス空間づくりに挑戦してもらいやすい環境を提供することで、ずばり“企業を元気にする”ソリューションだといえるだろう。

キッティングにヘルプデスク――「一律で貸し出す」だけじゃない対応力

　「IT」にあたるのは、ビデオ会議システムや、同社が「得意分野」というPC調達だ。コロナ禍をきっかけにビデオ会議システムの需要が増しているのはもちろんだが、PC調達に関しては「セキュリティソフトをインストールした状態で、従業員の自宅まで届けてほしい」という新たな依頼も登場した。レンタルバスターズでは、キッティング^※を含めて、一度に数百台といったPCをレンタルできる、その技量と体力も持ち合わせているという。

※各種設定やソフトのインストールなどを済ませ、最適な状態にセットアップすること

　「テレワークを導入するに当たり、企業が管理しなければならない端末は増え、さらに“各所に散らばる”ことになりました。その上で懸念されるのはセキュリティ対策ですが、もともとデジタル人材不足が叫ばれている中で、大量のPCにセキュリティソフトをインストールして配るのは難しいこともあります。また、オフィスにいないことで、従業員からのITツールに関する問い合わせもリモート対応が求められますが、これをIT部門だけで担うのは大きな負担です。

オフィスバスターズが母体となり、柏に4000坪という巨大な倉庫を持つレンタルバスターズ。「例えば『再来週に1000人分のオフィス家具、PCを用意してほしい』といったオーダーにもスピード対応できる体力、そして大量の“揃い在庫”を持つことが当社の強み」（佐川氏）だという

　当社では、お客さまのご要望通りにキッティングするところからPCレンタルを請け負うほか、ヘルプデスクもご用意しています。例えば、操作方法が分からない、ソフトが起動しないといったお問い合わせは全てレンタルバスターズが窓口になり、お客さまに代わって、リモートでトラブル対応に当たっています。最近では受託企業や派遣会社からも、こういったPCレンタルを含めオフィス用品のレンタル需要が伸びている傾向にありますね」（佐川氏）

　キッティング業務では、「社内のシステム事情により、Windows 7で用意してほしい」という要望もまだあるという。ただ最新PCを一律でレンタルすればいいというわけではなく、「事情はお客さまによってさまざま」（佐川氏）だ。現場の声をくみ取り、常に最適化された状態でPCを貸し出すことは、レンタルバスターズならではの魅力といえるだろう。

鉄壁なデータ消去サービスで、セキュリティ面の懸念を払しょく

　なお、レンタルしたPCが返却される際は、データ消去にも細やかな気配りが見られる。PCには、外には出せない企業の機密情報がぎっしり詰まっているもの。万一にでも情報漏えいにつながってしまっては、企業競争力や信頼を一度に失うことにもなる。

　レンタルバスターズでは、そういった企業の懸念点を払しょくするため、返却されたPCは例外なく完全データ消去にかけるのは当然のこと、データ消去明細書、データ消去作業完了報告書の発行にも対応（有料）。企業が「社内でデータを消去したい」と希望すれば、専用ソフトのライセンスを販売することで、自身の手で確実・安心に記憶媒体の中身をクリアにしてから返却することもできるという。

データ消去破壊サービスでは、HDDに機械で穴をあける「物理的破壊」のほか、強力な磁気を使いデータを消去する「磁気消去」も用意する

　「当社でレンタルしたPCだけではなく、お手持ちのHDDやSSDをお持ち込みいただくか、または発送いただき、“物理的に破壊”する『データ消去破壊サービス』も展開しています。当サービスは国際基準に即したものであり、厳重にセキュリティ管理された社内スペースで、全て専門スタッフが作業を行います。外部に記憶媒体を持ち出すことはありません」。佐川氏はそう話し、「キッティング含め、ここまで厳重なセキュリティ対策の下でPCをレンタルできるサービスはあまりない」と自信を見せる。

　佐川氏がいうように、デジタル人材不足の中で働き方改革を推進していく上では、従業員のPC手配や管理サポートが課題になる。データ消去など“その後”のセキュリティ対応も含めて、レンタルバスターズのようなプロにアウトソーシングすることも今後重要になるのかもしれない。

オフィス家具の循環で描く環境保全

　最後に、「環境」にあたる部分――レンタルバスターズが目指す「循環型社会の構築」という新しい価値を創造するための取り組みについて紹介したい。

　レンタルバスターズでは、高品質なオフィス家具を新品で購入し、レンタル品として使ったあと、自社の倉庫で洗浄、必要に応じて修理まで行うリユース活動を行っている。最終的には、親会社であるオフィスバスターズへ売って、リユース品として国内企業へ販売したり、フィリピンなど海外へ「MADE IN JAPAN」として提供したりする、“循環”を生み出すことに注力しているという。これは言うまでもなく、環境保全に寄与する取り組みだ。

　そもそも、レンタルバスターズではただ「高くて、見た目が良いオフィス家具」を選定基準にしているわけではない。レンタル品はどれも、「まず自分たちで使ってみて、良いと感じたものを選定」（佐川氏）した上でラインアップに加えている。これもまた、安物を買って、壊れたら捨てればいいという無駄な消費活動にストップをかけるための「環境」保全に貢献するものだ。

レンタルバスターズ含む、オフィスバスターズグループでは、独自の3R（リユース・レンタル・リサイクル）を掲げて「循環型社会の構築」に取り組んでいる

　「当グループでは、18年より『リユース品が環境にどのような影響を与えるか』という研究を早稲田大学とともに進めています。その結果、グループ内のリユース活動により、7万2026トンもの廃棄物削減量、そして16万8645トンものCO2排出量削減に貢献できていることが分かりました（20年12月時点）。レンタルバスターズのレンタルを通して、法人資産の無駄を軽減できることは、近年注目が集まっているSDGsを前進させることにもつながるはずです」（佐川氏）

「リユース」を一つのブランドへ

　レンタルバスターズで扱うレンタル品は新品が多いものの、今後は「リユースのレンタル価値をどう高めるかにも注力していきたい」と、佐川氏は話す。本来であれば、中古品の見栄えをよくするため剥がしてしまう企業の固定資産管理シールも、「いずれは“リユース”という一つの価値、ブランドになる」（佐川氏）。同社が目指すのは、そんな未来だ。

　「『リユース』『中古品』は、正直家具メーカーさんにとってあまり良いイメージを持つ言葉ではありません。しかし、われわれが長く愛用し続けられるオフィス家具をレンタルしていく上でメーカーさんの協力は欠かせず、協業することで生み出せる良い『MONO』もあるはずです。

　今後は、リユースだからこその新しい価値をパートナーである家具メーカーさんと共有し、『つくる責任とつかう責任』を世に広めることで、働き方改革だけではなくお客さまのSDGsへの取り組みもサポートしていきたいと思っています」（佐川氏）

　働き方改革にSDGsへの取り組み。どちらにも共通するのは、今後全ての企業が対応していくべき新常識であること、そして対応していく上で重要なのは、“持続可能である”ことだ。変わりゆくビジネス、そして世界の価値観に柔軟に追従していくためにも、環境にも配慮した良い「MONO」をレンタルで――。まずはそこから、始めてみてはいかがだろうか？