Special
» 2022年01月11日 10時00分 公開

重要性を増す「オフィスの再設計」と「対面コミュニケーション」 専門家に聞くカギ今活用すべきツールは何か?

出社かテレワークか――コロナ禍を巡っては、こうした議論がかまびすしいが、真に目指すべきは、両者の「いいとこどり」であるハイブリッドワークだ。では、このハイブリッドワークを推し進める上で、オフィスは、そしてコミュニケーションはどうあるべきなのか。同領域に詳しい豊田健一氏に話を聞く。

[PR/ITmedia]
PR

 コロナ禍でテレワーク対応を進めた企業が増えた一方、最近ではワクチン接種が加速するとともに、一部ではオフィス出社へと戻す企業も出ている。ただ、テレワークでこなせる仕事も多く、かえってその方が高い生産性で働けることもあり、また感染症の脅威は今後も完全になくなることはないと考えられ、これからは完全に出社体制へと戻す企業よりも、リモートと出社を組み合わせた「ハイブリッドワーク」ともいうべき働き方が主流になっていくと考えられるだろう。

 そこで課題となるのが「オフィス」や「コミュニケーション」の在り方であり、再設計だ。ハイブリッドワークを考える上で、オフィスが担うべき役割は何か、そしてどのような場としてあるべきなのか。本記事では、働き方やオフィスの在り方に詳しい豊田健一氏へのインタビューを通し、「対面かリモートか」といった、働き方を巡る命題への解や、これからどうオフィスを再設計していくべきなのか、そして求められるコミュニケーションについて探っていく。

豊田 健一(とよだ けんいち):株式会社月刊総務 代表取締役社長、戦略総務研究所 所長。早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験。現在、日本で唯一の管理部門向け専門誌『月刊総務』を発行している株式会社月刊総務の代表取締役社長、戦略総務研究所 所長。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの副代表理事や、All Aboutの「総務人事、社内コミュニケーション・ガイド」も務める

働き方が「選べる」時代 企業とワーカーが対等に

――コロナ禍前後におけるテレワーク、オフィスにまつわる働き方の変化について、どう考えていらっしゃいますか。

豊田健一氏(以下、豊田氏): 大きく変わったのは、「選択肢が増えた」という点ではないでしょうか。

 コロナ禍以前は、決まった時間にオフィスへ行き、全員が顔を合わせて仕事をするのが当たり前で、働く場所を選ぶ、という観点はあまりありませんでした。そんな中、感染拡大の観点から強制的に在宅勤務を経験したことで、働く場所を選ぶ、という視点が生まれました。

 このことで、企業とワーカーの間のパワーバランスが変わりました。働き方の選択肢が増え、無条件に出社するのではなく、どこで働くのかを「選べる」ようになったことで、ある意味、企業や組織と個人の関係性がより対等になったのではないでしょうか。

 例えば企業側としては、オフィス出社以外のさまざまな選択肢を提供しなければ人材の確保ができません。一方ワーカーは、働き方を選べて自由度が高まりましたが、その分成果を出さなくてはならないため、より自律的に働くことが求められるようになりました。

 仕事を自律的にこなせる人は、テレワークの快適さに気付き、今後もテレワークを継続したいと考えているようです。一方、新型コロナの感染者数が収まり始め、緊急事態宣言が解除された途端に、多くの経営者は再び「集まった方がいい」「原則出社だ」と考えるようになっています。

――なぜ、経営者たちは「対面」を望んでいるのでしょうか。

豊田氏: 偏見になるかもしれませんが、年齢層が高い方々の多くは、過去のやり方を踏襲しがちです。自身が成功したからこそ今の立場にあるわけなので、過去の成功体験にこだわってしまうのです。

 例えば、テレワークという概念がまだなかった一昔前は「背中を見て学べ」という形のマネジメントスタイルだったため、自身もそうしたマネジメントをしがちです。膝を詰めて、あるいは一緒にお酒を飲むといったマネジメントスタイルでは、部下が目の前にいないと不安になりますよね。ただ、これは単なる「食わず嫌い」にすぎないのではないかと感じています。そもそも対面でちゃんとマネジメントをできていたのかというと、その点も怪しい人が多いのではないでしょうか(笑)。

本当に「対面」が必要な状況を知るべき

豊田氏: ただ、「対面」というのが全く不要になるのかというと、それは違うと考えています。例えば、フルリモートを継続しているような企業でも、週に一度くらいの頻度で食事するなど、顔を合わせる機会を作っているのです。やはり、直接会わないとどうしても「つながり感」といったものが薄れてしまいますから。先ほどお話した、「テレワークの食わず嫌い」による「対面」と、こうしたテレワークでもしっかり仕事ができている企業の「対面」は、全くレベル感が違うものだと考えています。

 後者の場合、対面に求めているのは、「感情伝達」だといえるのではないでしょうか。単なる「情報伝達」はビデオ会議やチャットでもできます。一方、共有すべきビジョンや理念、あるいはクリエイティブな発想など、熱量を持ってコミュニケーションしないと伝わらない、生み出せないようものは、やはりリモートだと不十分です。

「対面」でこそなすべきことは何か、見極めることが重要(画像はイメージです)

 こういったコミュニケーションの本質を理解した上で、「やはりリアルでの対面が必要だ」と納得して集まるのが、まさに「意味のある出社」です。何となく「対面がいいよね」「出社しよう」といった「場ありき」の議論ではなく、どうすれば成果に結び付くのかといった「成果ありき」で考えることが必要なのです。

 こう考えると、今後は「リモート」「対面」におけるコミュニケーションのメリットやデメリットを理解して使い分けるハイブリッドワークが主流になっていくと考えています。

「行きたくなるオフィス」の設計が急務 キーワードは「機能特化」

――ハイブリッドワークを前提に考えると、オフィスの役割も大きく変わりそうですね。

豊田氏: 今はどちらかというとワーカーが「選べる」立場にあるので、今後はいかに「行きたくなるオフィス」を作るか、が重要になるのではないでしょうか。

 ハイブリッドワークに適したオフィスを考える上では、目的があくまで「高い成果を出す」ことなので、オフィスがどういう仕事に向いているのかといった点からスタートし、その仕事におけるパフォーマンスをいかに発揮できるか、という観点が必要です。

 オフィスを巡っては、「Activity Based Working(アクティビティー・ベースド・ワーキング、ABW)」という考え方があります。打ち合わせをする、一人で集中する、といったそれぞれのアクティビティーに合わせて場所や時間を自由に選ぶ働き方を指します。これまでは、このABWがオフィスの中に閉ざされており、そこで必要なもの全てがそろう「万能型オフィス」ともいうべきオフィスが主流でした。

 ところが、コロナによりオフィスにとどまらず、社会全体に働く場が広がり、必ずしもオフィスに全ての機能がそろっている必要がなくなりました。オフィスにとどまらず、その他の場所も含めた「広義のABW」を考えると、今オフィスに必要なものは何でしょうか。私は「議論する場」、あるいは人が交わって何かを生み出す「クリエイティブの場」、そして「つながり感を醸成できる場」としての機能だと考えています。従って、これからはこうした機能にフォーカスした「機能特化型オフィス」へとアップデートしていく必要があります。

これからのオフィス/コミュニケーションのために活用すべきツールは?

 あらゆる仕事をこなす場としてのオフィスから、コミュニケーション機能に特化したオフィスへ――豊田氏の話から、今後のハイブリッドワークを考える上で必要なオフィスの在り方はよく分かった。豊田氏が社長を務める月刊総務が全国の総務担当者を対象に実施したWebアンケート結果(期間:21年11月12〜19日、有効回答212件)にも、その傾向が如実に表れている。「これからのオフィスの役割」を問う質問に対し、「社内コミュニケーションの場」「チームで作業をする場」「社風・文化を醸成する場」だけでなく「社外コミュニケーションの場」という回答が寄せられている。

小宮正志氏(エプソン販売 VP MD部 部長)

 国内におけるエプソンブランド商品の販売を担うエプソン販売でプロジェクター事業を担当する小宮正志氏(VP MD部 部長)も「こうしたお客さまの声に応えていくために、プロジェクターの新たな価値を伝えていく必要があると痛感しています。これまでのような『明るい』『きれい』といった機能面での訴求だけではなく『こういう使い方ができます』といった提案型のプロモーションへと舵を切っているところです」と説明する。

 あらためて同社の商品ラインアップを見ると、もはや単純に会議室に備え付け、PC画面を大きく映し出すためだけの機器ではない、といえる。

 例えば「ベーシックシリーズ」は、軽くて持ち運びがしやすいサイズ感で、会議室だけでなく、ちょっとしたスペースでのコミュニケーションにも活用できるだろう。画面補正をスライド操作のみでできるため、場所を選ばず投写できる点もメリットだ(一部非対応機種あり)。場所を問わないプロジェクターとしては、短焦点デスクトップモデルの「EB-L200SW」もおすすめ。通常のプロジェクターよりも短い距離で大画面投写できることから、これまでプロジェクターを置けなかったようなサイズ感の会議室も、一気にアップデートできる。

ベーシックシリーズ EB-W06

 より高い機動性を持つ「モバイルモデル」も活用したい。プロジェクターらしからぬ薄型のモデルで、社内外を問わず持ち運べる。もちろんコンパクトなだけでなく、画面補正機能や色味の再現性に優れ、ワイヤレス機能も有していることから、さまざまなデバイスから投写できる点も強みだ。

モバイルモデル EB-1785W

 少し変わったものだと、超短焦点・壁掛け対応の「インタラクティブ機能搭載モデル」もラインアップしている。「壁に掛ければ電子ホワイトボードとしても使用できるプロジェクターです。当社のお客さまでも、ボードスタンドとセットでオフィスのちょっとした隙間に設置しており、通りがかった人が『お、何話しているの?』といった形で偶発的に参加するようなコミュニケーションが生まれることがあるといい、まさにこれからのオフィスで活用いただきたいモデルです」(小宮氏)

インタラクティブ機能搭載モデル(製品はEB-735Fi。ボードスタンドはオプション)

 インタラクティブ機能搭載モデルは、リモート参加する人と出社している人が混在するハイブリッドな会議にも便利に活用できる。「電子ペンを使用して投写画面に書き込み、そのデータを直接サーバに保存できるので、議事録を書く必要がありません。リモートによる参加者も画面に書き込んだ内容がすぐにクラウドで共有されるので、情報共有をしやすいメリットがあります」と小宮氏は胸を張る。

「同じものを見る」ことでコミュニケーションは活性化する

 豊田氏は、「今後は対面の会議でも、ペーパーレス化が進み、資料を各自のPCで確認するようになり、これまで以上にPCの画面を見ながら会議をすることが増えてくるはずです。しかし、それでいいのでしょうか」と危機感を表す。

 「参加者がPCのモニター画面を見ながら話すのであれば、わざわざ出社してコミュニケーションをとる必要はありません。せっかく出社したのですから、同じものをみんなで指さしたり、共有したりしながら、議論すべきです。そうすることで、場の盛り上がりや腹落ち感、共感が違ってきます。

 ただ、そのために会議室へ多くのディスプレイを設置するなどしていては、多大なコストがかかりますし、場所もとります。実際、総務の専門家としてさまざまな企業の声を聴く中で、会議室作りに困るようなケースを多く目にしてきました。

 エプソンさんのプロジェクターを活用すれば、そうしたコストもかからず、どこでも会議室になります。いうなれば、プロジェクターは『この場』にいる人をつなげ、活性化する役割を持っているのではないでしょうか。画面補正が簡単というご紹介もありましたが、リテラシーが低い人でも使える点も魅力的ですね。操作に困って会議が始まらないということもなくなりますし、意思決定のスピード感が早まる点も素晴らしいと感じました」(豊田氏)

 小宮氏も「実際、ビデオ会議システムを使っていると、同じ部屋にいるのに各自がカメラを見て話すので、なかなか目が合いません。議論やコミュニケーションは同じものを見ながら、顔や目を合わせて話をすることでより効果的になるはずですし、当社のお客さまの中でも、コミュニケーションが活性化されているところでは、プロジェクターをそうした用途で活用いただいているケースが多いように思います」と話す。

 ハイブリッドワークが進むにつれ、現場の参加者とリモート参加者が混在するハイブリッドな会議も増えてくるだろう。ただこうした会議では、会議終了後に現場にいる人が本音の意見を交わすこともあるといい、コミュニケーションの分断が進む可能性がある。こうした点も鑑み、より重要なコミュニケーションにおいては、プロジェクターを活用して、対面での場所作りをしていくことも求められる。

「腹落ち」は対面コミュニケーションでこそ生み出せる

 コロナ禍を経て、ワーカーが働き方を選べることに気付いたこれからの時代では、企業側も選択肢を提供しなければならない。その上で、企業はどうしていけばいいのか。

 「今、オフィス作りは未体験のゾーンに突入したところです。未知との遭遇であることから、過去の経験もなかなか使えません。

 その中で、ことコミュニケーションについて、単なる報告や進捗(しんちょく)共有はリモートでもいいと思います。ただ、ビジョンやミッションなど『腹落ち』させたいものは、やはり対面のコミュニケーションで伝え合うべきです。このことを理解した上で、エプソンさんなど、外部のプロに頼るべき時代になっているといえるのではないでしょうか」(豊田氏)

 セイコーエプソンは、3月に新長期ビジョンである「Epson 25 Renewed」を設定。その中で「『省・小・精の技術』とデジタル技術で 人・モノ・情報がつながる持続可能でこころ豊かな社会を共創する」と表現している。

 「多くのお客さまが急激な環境変化を受けてさまざまな課題を抱えている昨今、メーカーとして商品の機能、完成度を向上させていくのはもちろん、外部のパートナー企業とのソリューションを組み合わせ、単純にプロジェクター単体では実現できない利用シーンを広げていく活動をしていきたいと考えています。

 特にワークスタイルが多様化している中、生産性、創造性の面でプロジェクターを中心に新たな利用価値を作っていきたいですね。そして、その価値を多くの企業にお届けできるように引き続き取り組んでいきます」(小宮氏)

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:エプソン販売株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2022年1月23日