工事精算業務の手間とリスクを抜本解消！ “OCR×AI”が切り開く、「脱・紙業務」と業務効率化の道筋：経理／会計業務をもっと楽に

店舗や工場などの営業用施設を数多く保有する企業にとって、建設物の竣工までに業者に支払った代金を仮計上する工事精算業務は厄介な存在だ。非常な手間暇を要し、システム化しようにも業務の特性から一筋縄ではいかない。この悩みを解消するソリューションが今、注目を集めている。

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　お金の流れを各種ルールにのっとり管理するための経理／会計業務は、その内容からとりわけ正確性が求められる仕事だ。正確性を欠いては資産状況の把握が困難にならざるを得ず、財務状況の把握や、費用計上など、各種経営指標にさまざまな影響が生じてしまう。

　ただし、業務の担い手が人である以上、ミスは避けられない。また、人の作業量には限界があるが、経理の仕事はザッと整理しただけでも掛金管理から現金／預金管理、決算業務、資産管理、給与計算、年末調整、税務申告――と膨大に存在する。これらを踏まえて経理／会計の領域で早くから進められてきたのが、大量の仕事の正確かつ迅速な遂行に向けた業務のシステム化だ。

　ただし、その中にあってシステム化に取り残されている仕事も確実に存在する。その代表といえるのが、建設物の竣工までに業者へ支払った代金を仮計上する「工事精算業務」だ。

自動化のネックは「一律な判断」の難しさ

　システム化が難しい業務には共通点が存在する。まずは処理に「紙」ベースの業務が含まれていることだ。当然だが、コンピュータは紙の情報をそのままでは扱えない。

　また、ルールを一律に適用できないことも挙げられる。業務のシステム化はコンピュータによる厳格なルールの下での作業の自動化といえるが、これは逆にいえば場面ごとに扱いが変わる、柔軟な判断が求められる仕事は自動化が難しいということだ。

画像はイメージです

　この2つが、まさに工事精算業務へ当てはまる。

　同業務の起点は請求書に記載された金額の把握だが、建築業界ではそれらがいまだ紙でやりとりされるケースが一般的だ。加えて、「人の経験やノウハウ頼りの処理も非常に多く存在しています」と指摘するのは、プロシップのシステム営業本部でグループマネージャーを務める大河原洋平氏だ。

　工事精算業務の業務プロセスを概観すれば、建設工事での支払いをまず「共通費」「修繕費」「資本的支出」の3つに分類し、共通費を「修繕費」や「資本的支出」に適切に配賦した上で、最終的に「電気設備」「消化災害構築物」などの科目を設定し、資産をそれらに集約するという流れをたどる。

　「ここでの判断が非常に厄介です。例えば『仮設整備費』という名目の支払いがある場合に『修繕費』と『共通費』のどちらに分類すべきなのか。そこに明確なルールはなく、捉え方次第でどちらにも当てはまります。また、見積書の内訳も、記載の仕方は作業内容や製品名、型番など取引先ごとにまちまちです。こうした中で処理を進めるには、人の知見などを基に判断するより手はないのです」（大河原氏）

専門的がゆえに属人化しやすい　そこで生まれるデメリットとは

　建設工事では1つの建築物に対して見積書が数百〜数千枚にもなり、分厚いファイルにようやく収まることも珍しくない。当然、見積書のシステム登録作業だけでも多大な手間を要す。加えて、各種判断のために会計／税務情報と自社のルールの双方への深い知見が求められ、特定の担当者に業務が集中して属人化しやすいことも問題だ。

　「担当者は多くの場合、Excelなどでデータを独自に管理するため、処理の“ブラックボックス化”が進むことで正確性や妥当性の検証が困難になります。もし誤りがあっても監査で指摘されるまでは気付きにくく、万が一不正があった際の発見もそれだけ遅れてしまいます」（大河原氏）

　一方で、請求書の送付は、多くが月末に集中する。必然的に処理業務もその期間に集中することが担当者の過度な負担の要因にもなる。

　ここまで説明してきたことを背景に、多店舗展開する流通業や、ガスや電気会社、鉄道会社などのインフラ産業、工場をいくつも抱える大手メーカーなどでは工事精算業務に手を焼きつつも、抜本的な対応を進められない状況にあった。

　「新型コロナウイルスの感染が拡大して以降は、こうした業務が紙書類メインで行われている点について、業務効率化だけでなく、社員の安全確保の面でも課題として認識されるようになっています」（大河原氏）

プロシップ資料より

AIが適した処理法を提案し効率化と不正排除を両立する「ProPlusSmart」

　こうした中、経理／会計業務における課題解決の支援に先進的に取り組んできたのが、プロシップだ。同社の固定資産管理システム「ProPlus」は、24カ国の税務標準や複数帳簿に対応する高い機能性が特徴で、国際財務報告基準「IFRS（International Financial Reporting Standards、イファース）」の16号（IFRS16）への対応にも広く用いられ、すでに累計5000社以上で導入・活用されている。

　本記事でここまで紹介してきたような工事精算業務には、紙の電子化のためのOCRと、電子化後の作業支援のための各種AIにより、抜本的な効率化を可能とする「ProPlusSmart」を19年12月から提供している。

ProPlusSmartの特長（プロシップ資料より）

　ProPlusSmartの機能を業務の流れに沿って紹介すれば、次のようになる。

　最初に利用するのは見積書や請求書をシステムで扱うための、スキャンした紙文書をOCRでテキストデータ化に変換する「自動転記」機能だ。OCRでの文字認識は特定の書式のみにしか対応しないことが多いが、ProPlusSmartではAIによりさまざまな書式を読み取り可能だ。

　担当者は変換後の内容を確認し、誤認識があればその部分のみ修正するだけで済むようになる。

　次のフローは「共通費」「修繕費」「資本的支出」への分類だが、そこで力を発揮するのが、読み取った文字列や金額などのAI解析を通じた「自動振り分け」機能だ。例えば、「撤去」「解体」「廃棄」などが含まれた項目は、過去の振り分け傾向を基に「修繕費」への計上をAIが提案するなど、担当者の振り分けに関する知識やノウハウ不足を補うという。

　もっとも、何をどう振り分けるかは各社のルールによっても左右される。その点を踏まえ、プロシップでは導入に当たりクライアントから実データを借り受け、事前検証を実施することで、一定水準以上の振り分けの精度向上を確保している。導入後は利用を通じてAIが学習を重ねることで精度がさらに向上するという。

　その後、「共通費」の「修繕費」と「資本的支出」への振り分けのために用意されているのが「自動配賦」機能だ。扱う書類の多さから少なからぬ手間を要してきたこの作業の自動化を通じて、作業効率化とミスの防止が可能になり、不正につながる恣意（しい）性も排除できる。

　最後に使うのが、資産ごとの科目設定を通じた集約のための、AIによる「自動統合」や、資産ごとの適した科目提案を行う「自動分類」機能だ。このうち後者では、集約後の科目について、AIが学習結果を基に適切と判断されるものを複数提示する。担当者はその中から、適していると判断できるものを選択するだけでよい。また、固定資産への計上後は、科目ごとに設定された内容に応じて、償却計算が実施される。ここでもAIが学習結果を基に適していると見込む方法を提案する。

　「こうしたシステム側の提案を踏まえた選択と結果確認を通じて、作業の抜本省力化とミスや不正リスクの大幅低減が可能となります。また、見積書のシステムへの登録が加速することで、月末に集中していた請求処理業務の平準化も実現するはずです」（大河原氏）

プロシップ資料より

固定資産管理の悩みに多様なアプローチで応える

　ProPlusSmartの導入効果は極めて大きい。とある企業での検証では、工事精算業務に要する時間を年間で2000〜3000時間、導入前と比較して30〜50％ほど削減できたケースもある。大河原氏によると、ProPlusSmartの導入企業からは「長年の懸案がようやく解消された」などの声も数多く寄せられているという。

　提供開始以来、機能拡張も継続的に進めている。プロシップではユーザーの声をサービスへ反映させる、いわゆる「フィードバックループ」へ精力的に取り組んでおり、ProPlusSmartも例外ではない。その一つがデータの電子化支援に向けた他社との協業だ。

　最終的に同社が見据えるのが、紙業務などのデジタル化支援を通した、あらゆる企業でのさらなる業務効率化。そこに向けた意気込みを聞くと、大河原氏は「今後も固定資産管理の豊富な知見を強みに、同領域での貢献度を高めるべく、ユーザーの声に耳を傾けつつ多様な新製品やサービスの展開につなげていきます」と締めくくった。

　紙であるがゆえに、さまざまな弊害が生まれていた経理／会計領域。プロシップのソリューションをうまく活用することで、時代に則したスマートな業務体制へと移行してみてはいかがだろうか。