MAXHUBで解決！ 岸博幸氏が指摘する会議の「ムダ」とは？：快適・高品質な会議を実現するスピーカーフォンを紹介

リモート化で、これまでの働き方が抱えていた「ムダ」にメスが入る一方、いまだ多くのムダが残るのが「会議」。いったいなぜ、会議のムダはなくならないのか。会議の本質やコミュニケーションをよりよくするためのヒントを岸博幸氏に聞いた。

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　コロナ禍において働く場所を目的に応じて選択できるハイブリッドワークが広がりつつある。同時に重要性が増したのが、コミュニケーションだ。リモート会議ツールの普及により、遠隔地からでも会議に参加できるようになったが、一方で会議の「ムダ」も引き継がれ、生産性がなかなか高まらずに悩む企業もあるだろう。

　そこで今回は、日本企業の会議に潜む問題点と解決策、そしてこれからのコミュニケーションのあるべき形について、慶應義塾大学大学院メディアデザイン研究科教授で、元経済産業省官僚の経験を持つ岸博幸氏に話を聞いた。

岸 博幸：慶應義塾大学大学院メディアデザイン研究科教授。1962年東京生まれ。1986年に一橋大学を卒業して通産省（現経産省）入省。1992年コロンビア大学ビジネススクール卒業（MBA）。小泉政権で経済財政政策担当大臣、金融担当大臣、総務大臣などの補佐官・政務秘書官を歴任し、不良債権処理、郵政民営化などの構造改革を推進。2021年に菅政権で内閣官房参与。評論家として「ミヤネ屋」（読売テレビ）、「全力！脱力タイムズ」（フジテレビ）などでコメンテーターを務める他、エイベックス顧問、バンダイナムコエンターテイメント・アドバイザー、総合格闘技団体RIZIN アドバイザー、大阪府市特別顧問、福島県楢葉町顧問、文化審議会委員などを兼任

岸氏が語る「デジタル化」と「DX」とは

　コロナ禍の2年で、日本のデジタル化がこれまで以上に進んだ。10年以上前から必要だといわれていたのになかなか進まなかったテレワークや遠隔医療、遠隔教育などが実現したのだ。これまでは今までのやり方を変えたくない、という意見が強かったのだが、コロナ禍で強制的にリモートへシフトしたといえる。

　「ようやく日本のビジネスにもデジタルが定着してきた感じはありますが、とはいえ変化が起きてから短い期間しかたっていないので、過去数十年ずっと続けてきたやり方が抜本的に変わった、といえるほどではないように感じています。まだまだ、発展途上ですね」（岸氏）

　経済産業省が2018年に公表した「DXレポート」では、このまま日本企業がブラックボックス化したレガシーシステムを使い続けると、高額なシステムの維持費が技術的負債になったり、保守運用の担い手不足でリスクが高まったりし、DXが実現できなくなるという危機的状況が示された。こうした状況が続くと、25年には毎年最大12兆円もの経済損失が生じる可能性があるとの発表は、社会に衝撃を与えた。

出所：経済産業省「DXレポート〜ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開〜（サマリー）」

　この「2025年の崖」を越えるためには、当然ながらこれまで以上のデジタル活用が必要で、業務のやり方を抜本的に変える必要がある、と岸氏は指摘する。ここで注意すべきが、「デジタル化」と「DX」の違いだ。

　「デジタル化は、これまで人がやっていた非効率な部分をデジタルに置き換えることです。例えばバックオフィスの定型業務をデジタルツールで効率化したり、工場にロボットを導入したりするほか、レガシーシステムを刷新することも含みます。

　一方、DXは主にフロントラインの部分でデジタルを導入することです。例えばAIやビッグデータを活用して、経営や企業戦略を次世代のものへとアップデートするのがDXです。この2つとも、日本企業はまだまだ中途半端な状況だと見ています」（岸氏）

会議は30分で十分　必要なのは「目的意識」

　なぜ、なかなか日本におけるデジタル化、そしてDXは進まないのか。理由の一つには、リモート化が進んだにもかかわらず、従来型のやり方をそのまま持ち込んでいることが挙げられる。

　例えばオフィスに出勤していたころは、タイムカードなどで勤務時間の管理をしていたが、テレワークとなると管理が難しい。そこで、本来、柔軟な働き方を実現するためのテレワークなのに、労務管理のために「PCの前に従業員が何時間いたのか」といったことを監視するような、本末転倒な事態が起きている。

　「ムダでいうと、以前から無意味な会議は多数ありましたが、テレワークになっても多くの企業で続いていますよね。何も決まらないような会議をだらだらやったり、特に目的のない朝礼のようなものを続けたりしているケースもあります」（岸氏）

　岸氏によると、会議を巡っては、一部の人が会議を長々とやりたがっていることが特に問題だという。これは「会議に出ることが仕事だと勘違いしている人が多い」（岸氏）ことに起因する。会議だけでなく、メールに返事を書くだけで、“仕事をしている感”を得ている人も多いと指摘する。

　「とにかく日本は会議の時間が長すぎます。以前よく見かけたのが、暇な上司に付き合う会議です。一定程度の役職を持つ人は、コロナ禍で会食などができないので、暇を持て余しがちです。そんな上司のブレストに延々と付き合わされるような会議もたくさん残っていますよね」（岸氏）

　何より仕事で大切なのは、新しい付加価値を生む出すこと。会議であれ、メールであれ、この目的を実現するためになすべきなのに、そうなっていない。例えば、米国であれば会議は30分単位が基本だという。会議で何を話すべきか、決めるべきかのゴール設定が明確だからこそ短い時間で済む。一方、日本は会議の多くが1時間単位で設定され、場合によっては2時間以上、あるいは半日以上を費やす会議も目にする。

　では、いまだなくならないムダな会議をなくすにはまず何から始めればいいのか。岸氏に聞いたところ、「会議の本質」に立ち返るべきだという。会議の本質は意思決定であり、組織として、今何をやるべきか、その上で問題がある場合はどう解決するかを意思決定する――。こうした目的のある会議なら、時間を空費することもない。目的が明確であれば、事前に参加者が判断に必要な材料を用意し、会議時間中は意志決定に集中できる。そうなると、重要な会議であっても30分ほどで十分になるという。

より高品質な会議・コミュニケーションには機材の刷新も必要

　もちろん、効率的な会議、そして新たな付加価値を生み出すクリエイティブなコミュニケーションには、ITを中心とした設備の整備も重要だ。例えば、今後はより一層、出社する人とテレワークをする人が混在することが考えられる。オフィスにいる人とその他の場所にいる人たちが会議をするには、専用のスペースが必要になるだろう。

　この専用スペースに関して、古い機材を使い続けている企業もあるが、会議の在り方を考えると望ましくないと岸氏は指摘する。

　「リモート会議をする上で、画質や音質はよくて当たり前です。音質が悪ければ、他の参加者にストレスを与えてしまい、会議に集中できません。画質が悪いと、相手の様子が伝わりませんし、投影資料も読み込めません。リモート会議は、リアルと同じようなコミュニケーションができるのがそもそもの前提だと考えれば、この点はしっかりしたい部分ですね」（岸氏）

快適なリモート会議を実現する製品ブランド「MAXHUB」とは

　岸氏の話にもあった通り、会議の生産性や付加価値を高めるためには、高画質なWebカメラや高音質のマイク・スピーカーが必要となる。この際、もちろんWebカメラとマイク、スピーカーをそれぞれ用意してセットアップするのもよいのだが、何かトラブルがあった際、原因を切り分ける時間がかかってしまう。これも、会議にまつわる「ムダ」といえるだろう。

　会議の本質に立ち返り、新たな付加価値を生み出すためには、このようなムダをなくしたいところ。そこでおすすめなのが、CVTE（Guangzhou Shiyuan Electronic Technology）社が手掛けるユニファイドコミュニケーション製品ブランド「MAXHUB」だ。

　同社は05年に中国の広州で設立され、テレビの基幹部品やディスプレイを200以上の国と地域に輸出しているエレクトロニクス企業。従業員数は約5000人、時価総額は67億1000万ドルにも及ぶ。事業の中核であるMAXHUBブランドは16年に誕生し、18年に日本市場へ参入した。MAXHUBではカメラやスピーカーフォン、インタラクティブ・フラットパネルなど、質の高いコミュニケーションを実現するための幅広いソリューションを提供している。

幅広い領域で事業を展開するCVTE社

欲しい機能が詰まったハイエンドビデオバー「UC S10 Pro」

　そんなMAXHUBが22年1月25日に発売したのが「Sound bar Pro （UC S10 Pro）」。ソニー製カメラを内蔵したスピーカーフォン一体型・リモート会議用モデルだ。Android OS 9.0を搭載しており、シンプルな操作で使い始められるのが特徴となっている。製品名の通り、細長いバー状の形態で、中央にカメラを搭載。テーブルスタンドに置いてもいいし、壁掛けもできるなど、さまざまなシーンで活用できる。

「Sound bar Pro （UC S10 Pro）」。MAXHUBブランドのハイエンドビデオバーとして豊富な機能を備える

　パラレルWi-Fiネットワークを搭載し、最大4台のデバイスと同時にワイヤレスで画面共有できるので、多彩な会議に対応可能な点も強み。もちろんカメラも高機能で、1200万画素、120度の広視野角で、会議室全体をフレームに収めやすい。5倍の光学ズームと自動フレーミング機能も有しており、参加者の中から発言している人にフォーカスし、大きく表示できるので、より効果的なコミュニケーションを実現できるだろう。

　マイク＆スピーカーは双方向通信も可能で、集音範囲は8メートルまでと広範囲にわたる。スピーカーは8Wとパワフルなので、会話も高音質で可能。自動感度調整により、距離や声の大きさに関わらず、相手には一定の音声を送れるのも頼もしい限りだ。エコーキャンセラーやノイズリダクションなど、リモート会議のストレスを軽減するために必要な機能ももちろん搭載している。

よりリーズナブルなエントリーモデル「UC S05」

　よりリーズナブルな価格で会議体験を変革したいのであれば、「Sound bar SE（UC S05）」もおすすめだ。UC S05は、UC S10 Proとほとんど同じボディーからHDMI出力やWi-Fi、LANポート、USB 3.0端子などを省き、その分手頃な価格になっている。

　カメラの解像度や光学ズーム、スピーカーの出力などはUC S10 Proと同じで、自動フレーミング機能やエコーキャンセラーやノイズリダクション機能も搭載。必要十分な機能に特化しており、気軽にコミュニケーションをアップデートできるはずだ。

コンパクトさを求めるなら「UC M40」がおすすめ

　その他、今年1月に発売した「UC M40」も注目だ。UC M40は360度全方位Webカメラで、67.6×67.5×182.3mm、重さ450gとコンパクトなボディー。主に会議室のデスク中央に置いて利用する。

コンパクトなボディーにもかかわらず、レンズやマイクなどリモート会議に必要不可欠な機能を搭載した「UC M40」（写真右）

　レンズを4つ搭載しており、360度を撮影し、参加者全員のパノラマ映像を撮影できる。魚眼レンズのような映像のゆがみを修正してくれるので、どこに座っていても画面上では正面にいるように表示されるのも面白い。話している人と音声を追尾でき、プレゼンテーションモードでは発表者にフォーカスできる。

　カメラ機能だけでなく、マイクも4つ搭載しており、半径5メートルまでの音を収音可能。もちろん、双方向での通話が可能だ。

ムダを省き、会議に集中できる環境を構築しよう

　これらMAXHUB製品の設計概念は“オールインワン”で、“プラグアンドプレイ”。とにかく設置が簡単で、すぐに使い始められるのが大きな強みだ。ユーザーエクスペリエンスがよいので、機材設定などのムダを省き、利用者は会議自体に集中できる。業務用ソリューションとして非常にコストパフォーマンスが高いといえるだろう。

　音と映像にこだわったMAXHUBのツールを活用し、よりリアルに近いリモート会議を実現することで、これまでにない高品質のコミュニケーションが行えるようになる。その上で、岸氏の話にあったような会議のムダも減らせれば、労働生産性も向上するはずだ。