Google Workspace 活用のカギは“教育施策” 活用支援のプロに聞く、大企業でITツールを浸透させる秘訣

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　コロナ禍をきっかけに「働く場所」の再定義が進み、従来のオフィスが持っていた機能はデジタルスペースへと移行しつつある。ニューノーマル時代の新たな働き方に対応するため、企業はその環境作りを急ピッチで進めている状況だ。ITmedia ビジネスオンラインが実施した読者調査（22年1月）では、ビジネスパーソンの73.6％がリモートワークのトレンドは「今後も続く」と回答。アフターコロナにおいても「オフィスに出社」が前提となっていた以前の働き方には戻らないという認識が大勢を占めている。

　その一方で、働き方の急激な変化によってさまざまな課題が顕在化している。「ITツールが社内に浸透しない」「ITスキルに個人差がありコミュニケーション不全が起きている」「IT部門が問い合わせ対応に追われて業務負荷が増大した」といった理由から、リモートワーク支援となるはずのITツールを導入しても、組織全体の生産性が期待ほどには向上しないケースもある。

「リモートワークのトレンドは今後も続く」と回答したのは73.6％（ITmedia ビジネスオンライン読者調査　リモートワーク編／2022年1月調査）

　こうした課題に対して、企業はどう対応すべきか。 Google Workspace の導入・活用支援で多数の実績を持つストリートスマートでEnterprise事業部の上級スペシャリストを務める前川陽子氏と、Master Program導入担当の日沖優理花氏に話を聞いた。

ツールを導入して満足していないか

　ストリートスマートは、企業や教育機関のDX実現を目指し、Google サービスの導入支援を行っている。企業向けには、 Google Workspace の導入方針の策定・計画から、学習、分析、活用推進のコンサルティングまで、一貫してサポートを行う。

ストリートスマートは Google 認定パートナーとして10年以上の実績を持ち、2500社を超える導入支援に携わってきた

　同社は Google 認定パートナーとして国内大手企業の支援実績も豊富だ。前川氏は、「コロナ禍によって大手企業が Google Workspace を導入する目的や、導入後の活用促進に対する姿勢が変わってきた」と分析する。

　「以前はオンプレミスからクラウドへの移行が最大のテーマで、その背景には老朽化したメールサーバの置き換えやBCPを目的とした“システム”の刷新がありました。そのため、一部の先進的な企業を除くと、その多くは働き方への変化を求めるものではありませんでした。しかし、コロナをきっかけに、DXの文脈において『“人”がどうやって働くか？』、ニューノーマルな働き方を模索する企業が顕著に増えていると感じています。そして経営層や情シス部門の意識も変化し、 Google Workspace を導入する目的が単なるクラウド化ではなく、ツールの使い方そのものが変わることによる生産性向上や社内コラボレーションの活発化が期待されるようになりました」（前川氏）

　しかし、企業をサポートしていくなかで、前川氏は「数千人規模の従業員数を抱える大手企業に共通する課題が明らかになった」と話す。

　「大手企業の場合、 Google Workspace を導入しても効果的な教育手法を構築できない現状があります。全社的なICTスキルの底上げが課題ですが、IT部門は手が回らない状況です」（前川氏）

　新しいツールを導入する場合、従業員に向けた使い方の指導やルールの浸透が必要となる。しかし、毎年入社してくる数百人に向けて、ITや教育の担当者が貴重なリソースを割き、マニュアルのアップデートや、研修の準備・実施をするのは非効率だ。

　すでに内容を学んだ従業員でも、個人で習熟度に差があるケースもある。ツールの使い方が分からず、毎回IT部門に質問していては双方の負担も大きくなる。また、現在のIT部門は、サポートや運用・管理業務ではなく、新しい価値を生むDXの中核を担う組織として期待されている。このため、サポートや運用・管理業務に割く時間を減らし、本来の目的に沿った業務に集中しやすい体制を整備する必要がある。

　「Google Workspace は導入がゴールではなく、導入後、効果的に使っていくことが本来の目的のはずです。しかし、事業部門にツールを導入して終わり、というケースは少なくありません。また、ツールの導入を支援する担当者の手が回らない場合もあれば、そもそも『ツールが浸透していない』という課題が認識すらされていない場合もあります」

　「大前提として、まずは『自社の理想の働き方とは、どのような働き方か？』を定義することが必要です。これを定義しないと、Google Workspace 導入の第一目的が『システムの刷新』となったり、あるいは『クラウド化してコラボレーションが生み出せる機能を使えば生産性が上がる』と考えて、機能軸で検討が進みます。理想の働き方を定義して初めて、理想と現状のギャップを把握し、課題を設定できるのです。こうした課題を解消して、生産性を高める使い方をすることが重要です」（前川氏）

「導入したツールを効果的に活用できていない企業が多い」と話す前川氏

　Google Workspace を導入しても現場になかなか浸透しない。その原因が分からない、あるいは積極的な活用の推進までは手が回せていないことで、活用するための施策を打つこともできない――これでは宝の持ち腐れだ。

　Google Workspace を効果的、かつコストパフォーマンス高く活用するには、導入時と導入後の教育施策をあらかじめ仕組み化しておくことが必須となる。それを支援するサービスの導入とその後のフォローアップこそが、ツール活用の鍵となる。

新機能をキャッチアップしコンテンツ化

　そこで大きな役割を果たすのが、ストリートスマートが提供する Google Workspace 活用のためのeラーニングサービス「Master Program」（以下、マスタープログラム）だ。コロナ禍以降、対面で研修を実施できない企業や、従業員教育の負荷を下げたい企業からの引き合いが増えたこともあり、登録ユーザー数はすでに30万人を突破している。

　マスタープログラムでは、プロ講師による動画教材や記事を通して、 Google Workspace の基本的な使い方から時短テクニックまで網羅的に学ぶことができる。新入社員や中途社員向けの入社前・入社後の研修教材として使ったり、テレワーク中の研修教材にしたりと幅広い用途で利用可能だ。

　「お客さまには『マスタープログラムで知らなかった機能をたくさん発見できた』と喜ばれます。 Google Workspace のユーザーインタフェースは分かりやすいので、機能を知らずともある程度は使える設計です。しかし、例えば、 Gmail のラベル管理機能や送信予約機能などは意外と知られておらず、業務効率化につながるケースがあります」（日沖氏）

動画教材や活用記事、学習レベルを測るテスト機能を提供。さらに Google Workspace を体系的に学ぶための活用講座も用意している

　他にも、Google ドライブにデータを保管してクラウド上でファイルを共有したり、Google カレンダーの予定に招待された相手が「出欠」を早期に返信する使い方が浸透すれば、チームでの業務は効率化する。こういった事例は Google Workspace 活用の基礎ではあるが、メンバー一人一人の理解とツールの主体的な活用が必要だ。

　「Google Workspace はチーム全体の生産性を高めることを目的としたツールのため、一部のユーザーが使いこなすだけでは不十分です。全メンバーが一定レベルに達する使い方をすることで、より効果が出るようになっています」（前川氏）

動画教材例

　その一方で、日沖氏は気を付けておきたいポイントとして「動画教材を提供するだけでは従業員は視聴しません」と助言する。例えば、拠点や部門毎に「Google ガイド」を1人選び、マスタープログラムの利活用推進を担ってもらうことなどを提案している。

　「IT部門、DX推進部、人事部、働き方改革部門などが連携して進めていくことが重要です。この場合も Google Workspace 同様、導入するだけでなく、メールや社内SNSなどで教材の利用を促すための積極的な発信が必要です」（日沖氏）

それぞれの部門で Google Workspace の利活用を推進するキーマンを設定し、上から押しつけるのではなく現場からのボトムアップでツールを浸透させる取り組みが有効と話す日沖氏

　また、管理者向けの学習管理機能も充実している。チームメンバーの学習状況を管理ページから把握でき、スキルアップ施策の検討に活用することが可能だ。メンバーが正しい機能活用を学び、データの扱い方を理解すれば、セキュリティリスクの低減も期待できる。

　導入担当者にとっては、新入社員向けの毎年の研修で動画教材を活用して、説明の手間を大幅に省ける点がメリットだ。全員が同じ教材で学ぶため、担当者による教育のムラを減らすことで、知識の標準化も実現するだろう。

　マニュアル作成の負担も軽減される。通常は機能がアップデートされるたびにマニュアルのメンテナンスが必要だが、それらの人的コストが不要となる。新コンテンツが増えれば、社内発信のネタにもなる。

　Google のサービスはアップデートによる仕様変更の頻度が高い。「私たちは常にアンテナを張り、新機能がリリースされればキャッチアップしています」と前川氏は自信をのぞかせる。

　「新機能は毎回ワクワクしながら試しています。新機能は社内で実験しながら使い、どの企業でも役に立ちそう、働き方がよくなりそうだと判断すれば、使い方や機能の理解を深め、弊社の講師やコンサルタントがコンテンツ化します。ただ使い方を網羅するのではなく、『なぜこの機能を実装したのか？』と考え、Google の思考をコンテンツ化することを心掛けています」（前川氏）

まずは現場の課題を顕在化することから

　Google Workspace の進化は止まらない。数カ月前に1時間かけてやっていた作業が、新機能によって5分でできるようになることもある。だからこそ、スポット的な教育ではなく、継続的な教育こそが大きな効果をもたらす。前川氏は「新機能の発見を喜び、利活用を促進する企業が増えてほしい」と今後の展望を語る。

　「マスタープログラムで、まずは組織全体の Google Workspace 学習進捗を可視化し、現場の課題を顕在化させた上で、必要な施策の仮説を立てていくところから始めてみてはいかがでしょうか」（前川氏）

学習状況を可視化する管理者向け機能も用意。誰がどんなコンテンツにアクセスし活用しているか、組織だけでなく個人単位で進捗を確認できる

　大企業にとって Google Workspace の活用はまだ始まったばかりだ。しかし、課題を先送りにすれば組織の生産性向上は停滞し、気付いたときには世界市場から取り残されるリスクをはらんでいる。裏を返せば、今取り組み始めれば変化の波に乗ることができる。

　ストリートスマートでは、企業の課題に沿ったトータル提案や、講師による研修、ワークショップなども開催している。 Google Workspace 導入初期はプロの講師に研修してもらい、翌年度からはマスタープログラムで自学、といった複合的な提案も可能だ。もし、 Google Workspace の導入や活用段階で不安があれば、まずはマスタープログラムの導入を検討してみてはいかがだろうか。