会議室をアップデート Zoomが提案するハイブリッドワークソリューションとは？：Web会議の情報格差を解決

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　2020年の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のまん延を契機にテレワークが浸透し、現在は出社とテレワークを柔軟に組み合わせるハイブリッドワークへの取り組みが進んでいる。その中で課題になるのが、コミュニケーション不足によって生まれる情報格差だ。

　リアルとリモートの参加者が混在する会議において、リモートの参加者はリアルの参加者よりも得られる情報が少なく、“置いてきぼり”になることがある。その結果「リモートではコミュニケーションの質が落ちる。出社した方がよい」と結論付けてしまっては、働き方改革も退行してしまう。

　テレワークの普及を強力に支援した「Zoom」が、ハイブリッドワークのコミュニケーションをより円滑にする新しいコミュニケーションプラットフォームを打ち出した。

リモート参加者を悩ませる「情報格差」3つの原因

　新型コロナウイルス感染症の終息の見通しが立たない中、生活やビジネスは「Withコロナ」に対応するよう変化した。状況に応じて出社とテレワークを組み合わせ、両方のメリットを取るハイブリッドワークが望まれている。ハイブリッドワークを取り入れることで、人材確保や新しいビジネスシーンへの対応などができるといったメリットがある。しかし、テレワーカーが「議論についていけない」と考えてしまっては、せっかくのハイブリッドワークも形骸化してしまう。

ZVC JAPANの谷 健次氏

　ハイブリッドワークで課題となるのが、リモートの参加者はリアルの参加者よりも話の流れに付いていくのが難しく、会議で入手できる情報量に差が生まれることだ。ZVC JAPANの谷 健次氏（Zoom Rooms セールススペシャリスト）によれば、その原因は3つに分けられる。

　「リアルとリモートの参加者が混在するWeb会議では、『会議参加者の表情が分からない』『誰が話しているのか分からない』『オープンエリアでのカジュアル会議ができない』といった課題があります。これらは全て、個人用の端末を会議で使うために発生しています」

原因1　会議参加者の表情が分からない

　PCのカメラで会議室を映すと、カメラから離れた位置にいる参加者の表情が見えなくなったり、カメラに近い参加者が見切れてしまったりする。そのため、リモート参加者は全員の反応を知ることが難しい。

原因2　誰が話しているのか分からない

　会議室で参加しているメンバーの表情がリモート参加者からも分かるよう、一人一人が会議室にPCを持ち込む場合、ハウリングを避けるために1台を除いてマイクをミュートすることになる。結果、マイクオンの端末から離れた参加者の声が聞き取りにくかったり、マイクをミュートした参加者の声でマイクオン端末の参加者が発話中表示になったりして、発言者を認識しづらくなる。また、1台のPCを複数人でのぞき込んでいる場合は、誰が参加しているのかがリモート参加者には見えないこともある。

原因3　オープンエリアでのカジュアル会議ができない

　ハイブリッドワークに対応して、オフィスはコミュニケーションとイノベーションの場であると考える企業が増えた。その結果、フリーアドレスやオープンスペースなど、気軽な対話を促すレイアウトを取り入れる企業も多い。そういった場でされる気軽な打ち合わせに、テレワーカーが同じように気軽に参加するのは難しい場合がある。オープンスペースのため周囲が騒がしく、リモート参加者にとっては、話者の声が聞きとりづらく感じることが多いだろう。

　「リアルで参加している側はリモート参加者を疎外するつもりはありません。マイクやカメラのセッティングを工夫したり、小まめに声掛けをしたりして会議を円滑に進めるよう努力しています。しかし、ツールの特性によって起きる不便を現場の運用でカバーし続けるのは負荷が高く、生産性の低下につながります」（谷氏）

　個人端末をWeb会議で利用することにも弊害がある。画面共有中にメールやメッセンジャーツールの通知が表示されたり、会議用に端末が占有されて急な要件に対応できなかったりすることなどだ。

　「これらは、従業員がテレワークで長くオフィスを離れていたにもかかわらず、会議室の仕組みがアップデートされなかったことに起因します。コロナ禍の2年間でユーザーはWeb会議やウェビナーに慣れました。今後は、ハイブリッドワークでWeb会議をより活用するために『会議室のアップデート』が必要です」（谷氏）

会議室をアップグレードするZoom Roomsライセンスおよび、「Zoom」認定のPolyのアプライアンス製品

　前述した課題によれば、ハイブリッドワーク時代の会議に必要な仕組みは「全員の表情が分かる」「全員の発言が分かる」「気軽に参加できる」ことになる。それを支援するのが、Zoomが提供する「Zoom Rooms」だ。

　Zoom Roomsは、会議室のような共有スペース向けのライセンスだ。Zoom Roomsと連携させたカメラやマイクを搭載しているハードウェアを会議室やオフィス内のコミュニケーションスペースに設置することで、ハイブリッドワークのWeb会議が進めやすくなる。会議室にいるメンバーの個人端末を占有する必要がなくなり、プライベートな情報や機密性の高い情報が他のメンバーに見られる事態も起きない。

　Zoom Roomsの「Smart Gallery」は、会議室全体の映像に加え、話をしているスピーカーの映像も別ストリームで同時に映し出す機能だ。リモート参加者には、会議室に誰がいるのか、誰がスピーカーなのかが一目瞭然になる。

図1　Zoom Roomsソリューションが実現するSmart Gallery機能（出典：ZVC JAPANの提供資料）

　会議室のドアを開けたまま行う打ち合わせや、オープンスペースで開かれるハドルミーティングといった会議室を予約しないカジュアルなチームミーティングには、ポリコムジャパン（以下、「Poly^*」）製品の多くに搭載されている音声技術「Poly Acoustic Fence」が有効だ。例えばカメラ・マイク一体型のビデオバーでは、仮想フェンスを作って周囲からの雑音を低減し、リモート参加者が会議に集中できるようにする。また、Zoomユーザーが親しみのあるユーザーインタフェースでこれらのデバイスを使うこともできるのだ。

*「Poly」はPlantronicsとポリコムが統合して生まれたPlantronics Inc.のブランド名です。

図2　Polyが実現するPoly Acoustic Fence機能（出典：Polyの提供資料）

　Zoom Roomsはマネジャーにとってもメリットがある。マネジャーは部下の働き方を把握できずマネジメント効率が落ちると考え、「出社した方がいいのでは」と決定しがちだったが、Zoom Roomsでは仮想的なオフィス空間を実現できる。メンバーは実際に出社することなく、この仮想的なオフィス空間に参加して雑談を交わすことも可能で、他のWeb会議時にZoom Rooms会議室から退出し、終了後に戻ってくることもできる。効率的なマネジメントを実現できるだけでなく、従業員エンゲージメントや帰属意識を高められる。

　また、既存の他社製Web会議ツールとの相互接続機能の開発にも力を入れている。

公平なWeb会議体験に貢献するのはPolyテクノロジー

Polyの藤田正子氏

　Zoom Roomsの会議室用製品ハードウェアはPolyが数多く提供している。Poly パートナー営業部 パートナーアカウントマネジャーの藤田正子氏は、Zoom Roomsについて以下のように語る。

　「Withコロナ時代になり、人々の働き方は多様化しています。Polyは場所にとらわれない最適な体験を提供したいと考えており、中でも『柔軟性』『一貫性』『公平性』の3点を重視しています。あらゆる場所で同じような体験を提供するには柔軟性と一貫性が重要で、全ての人に円滑なコミュニケーションやコラボレーションを提供するためには公平性が重要であると考えています」

　藤田氏は、快適なZoom Roomsの利用を実現するPolyの支援体制についても続ける。

　「会議室向けのZoom Roomsに最適なPolyのカメラ・マイク一体型のビデオバーをはじめ、Zoom Meetingsを利用するユーザー向けに個人向けビデオバー、スピーカーフォン、ヘッドセットなどZoom認定製品をフルラインアップで提供しています。Zoomユーザーが会議室やオープンスペース、自宅など、それぞれのワークスペースに最適なPolyデバイスを選択して併用することで、会議参加者全員が公平なコミュニケーションができるようになります」

図3　公平なZoom参加体験に寄与するPolyの音声および映像テクノロジー（出典：Polyの提供資料）

　上図のように、Polyの製品には複数の優れた音声および映像技術が搭載されている。参加者のニーズに合わせて、これらの技術を使えば多くの課題は解決できるはずだ。

　音声技術で特に特徴的なのは、騒がしいスペースでの使用に最適な一定の範囲外の音をブロックする「Poly Acoustic Fence」とキーボードの操作音や犬の鳴き声などを低減する「Poly Noise Block AI」だろう。また、参加者の声色に関係なく適切な音量でリモート参加者に会話をクリアに届ける「ビームフォーミングマイク」によって、参加者は音声が届きづらい状況で声を張り上げる必要がなくなる。

　映像技術では、さまざまな用途に応じて話者や参加者をトラッキングしたりフレーミングしたりする機能を搭載している。これによって、会議室にいる参加者全員を適切なサイズで映し出したり、発言をしている話者をクローズアップしたり、会議室で歩き回りながら話す人を追いかけたりもする。

　これらの技術により、会議参加者はデバイスの存在を意識する必要がなくなる。会議室にいる人はデバイス操作の手間から、リモート参加している人は“置いてきぼり”から解放され、議論に集中できる。

大塚商会が周辺支援を含めてワンストップサービスを提供

　大塚商会は、このZoom Roomsソリューションにとりわけ力を入れるリセラーだ。同社の内村公一氏（ネットワーク基盤プロモーション部 ユニファイドコミュニケーション課）は、その狙いを次のように語る。

大塚商会の内村公一氏

　「Web会議における“置いてきぼり”は、企業規模の大小にかかわらず日本企業の全てで起こり得る問題で、コミュニケーションの質を低下させます。Zoom Roomsソリューションはその有力な解決策になるとみています」

　会議室のアップデートはアプライアンス導入だけでは終わらない。大塚商会は、Polyが認定するパートナープログラム最高峰のプラチナパートナーとして、ZoomだけでなくPolyのサービスもフルラインアップでそろえる。Polyのヘッドセットやビジネスフォンといったビジネスソリューションを、お客さまのZoom環境ごとに最適な形で提供する販売・保守サポート体制を確立している。

　他にも、ネットワークの見直しやセキュリティ強化、Wi-Fiの拡充など、全体を見直したアップデートが必要だ。大塚商会は、これら全ての機能をアフターフォローも含めて日本全国のユーザー企業にワンストップで届ける。需要に応じてユーザーのトレーニングなども実施する。

　出社とテレワークの“いいとこどり”をするハイブリッドワークを軌道に乗せるには、相応の対策を講じる必要がある。

　「ハイブリッドワークは世界的な潮流になっています。優秀な人材を確保する手段として企業は積極的に推進する必要があるでしょう。マネジメント効率を落とさず、どのようにコミュニケーションの質を高めるか。新しい働き方やマネジメント、オフィスの理想を実現する上で、Zoom Roomsを活用してください」とZVC JAPANの谷氏は言葉を結んだ。

ウェビナーアーカイブ配信中

Zoom Roomsの活用法をさらに詳しく知りたい方へ

Zoomをもっと活用する　ハイブリッドワークで始めるコミュニケーション改革

主催：大塚商会

配信期限：2022年8月31日（水）

※大塚商会 × Zoom × Poly の3社で共催したウェビナーの録画となります

※デモを交えながら分かりやすく解説しております

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