“OCR×AI”ソリューションによる業務効率化と情報活用を加速させる財務経理のアップデート策とは：企業経営に効果を発揮する戦略的資産管理とは

厳しい経営環境の中、多くの企業が“我慢の経営”を強いられている。そんな中、財務経理部門に強く求められているのが、景気回復後の反転攻勢に向けた原資確保のためのシビアな投資判断だ。具体策として、すでに行った施策を分析・評価し、次なる投資をより実りあるものへとするための“攻め”の投資管理の仕組み作りが必要となる。そこで活用したいのが、プロシップのソリューション群だ。

[PR／ITmedia]

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　新型コロナの感染拡大に続く急速な円高など、景気の先行きがますます見通しにくくなる中、企業には各種投資において、これまで以上にシビアな判断が求められている。企業の資金はいうまでもなく有限だ。である以上、収益が上がりにくい厳しい局面こそ、景気回復後の反転攻勢に向けた資金の無駄のない活用による原資確保が重要となる。

　そのために強く求められるようになったのが、社内のあらゆる投資状況を確実に把握し、分析／検証しながら、次の投資判断に生かす仕組み作りだ。固定資産管理に特化したソリューションを自社で開発し、導入から支援しているプロシップの大河原洋平氏（システム営業本部）は、「こうした改善サイクルの有無により、投資判断の精度が少なからず左右されることに多くの説明は不要でしょう。厳しい環境下での次なる飛躍に備え、経営層のトップダウンによる仕組みの整備が徐々に、しかし着実に広がっています」と説明する。

　大河原氏によると、この“攻め”の投資管理の仕組みは一般に財務経理部門が担う固定資産管理を中核に整備され、次のように進化していくのだという。

データを活用した“攻め”の投資管理が求められている（画像提供：ゲッティイメージズ）

目指すは「客観基準」による投資の効果測定／改善

　出発点となるのは、財務経理業務での日々の仕訳に基づく、制度対応のための必要最低限の固定資産管理だ。当然、一般的な企業であれば会計システムやERPなどのツール導入によりこのフェーズをすでにクリアしているはず。ただし、この段階で把握できるのは、貸借対照表や損益計算書上の固定資産や償却額の数値程度で、分析／検証のための材料はごくわずかだ。

　そこで、次に目指すべきが、自社に適した尺度での固定資産の可視化や投資計画の進捗（しんちょく）把握に向けた、組織やプロジェクト、事業、店舗などセグメント別の予実の視点まで加味した管理だ。ここでのポイントは、各種分析に向けた固定資産の明細情報――工事精算業務において固定資産に集約された「修繕費」や「資本的支出」の内訳など――や、運用後に発生する定期修繕などの各種費用の網羅的な可視化だ。

　これらを基に、自社が保有する固定資産の詳細把握を通じて、二重投資などに代表される無駄を回避するとともに、経費として埋もれがちな維持コストまで加味した上での、投資対効果のより精緻（せいち）な分析や、投資サイクルの検証なども可能となる。結果、セグメント別のコストの明確化と予算管理の高度化を通じて、浮いた予算をより重要な投資に充てられるようになる。

　その上で、最終的に目指す地点が、投資する本来の狙いである指標の客観評価が可能となった固定資産管理だ。

プロシップの大河原氏

　「大規模な投資ほど経営戦略と深く関わっています。そこで、投資による達成度合いを測る評価指標を固定資産ごとに独自設定し、継続的な改善に取り組むのです。経費の中には、販促や従業員満足度の向上など、収益に直結する投資も存在し、それらについても固定資産と同様の評価基準を整備するとよいでしょう。それらを基にした各種課題の解決に取り組むことで経営者が目指す企業像への進化を推し進められる点で、この施策はまさに戦略的な固定資産管理と呼ぶことができます」（大河原氏）

タイミングを見計らった段階的な拡張が現実解

　一連の攻めの固定資産管理は、固定資産データを多角的に分析することが前提として求められる。その推進は、当然、既存システムの見直しと一体的に進められることになる。

　「新たな可視化の切り口としてデータは欠かせません。そこで、分析目的／目標を事前に明確化した上で、どんなデータを、どう収集し、管理するかを検討しつつ、環境を整備していくことになります」（大河原氏）

　システム整備のアプローチはさまざまだ。既存システムの拡張性が高ければ、同一基盤上で多様なデータを管理するのも一つの手。分析用データをすでに他システムで管理しているのであれば、BIツールとの連携で分析環境を整備する方法もある。分析用データが広範になるほどこの手法は有効だ。

　もっとも、システム改修で課題となりがちなのが予算確保だ。そこで、各種の制度対応に合わせるなど、タイミングを見計らいつつ自社に合ったツール導入などに取り組み、分析環境を段階的に高度化させる方法が現実的なアプローチになるという。

　大河原氏は「システムの刷新に当たっては、業務効率化など『いかにコストを削減できるか』に焦点が当たりがちです。新規システムの導入には、数百、あるいは数億円単位の投資が求められますが、こうした規模で財務経理部門のコスト、すなわち人件費を丸ごと削減できるかといえば、なかなか難しいのではないでしょうか。

　そこで考えるべきポイントが、単なるコスト削減にとどまるのではなく、システムの導入によって浮いたコストをいかに活用し、新たな付加価値を生み出すか、だといえるでしょう」とアドバイスする。

　大河原氏が示した観点から今、脚光を浴びているのが、プロシップの「ProPlus固定資産システム」と、工事精算業務支援ツールの「ProPlusSmart」だ。

　ProPlus固定資産システムは、大手リーディングカンパニーを中心に幅広い業種、業態の企業に導入されているパッケージソリューションであり、導入社数は5000社を突破している。制度改正が多く、システム対応を求められる頻度の高い固定資産分野を、ERPから切り出し、専門システムを組み合わせることで、システムの品質確保と高い機能網羅性を実現している。

プロシップ資料より（以下同）

属人的な工事精算業務の課題をAIにより抜本解消

　ProPlus固定資産システムが注目される理由の一つが、データ管理における拡張性の高さだ。多様なデータ管理項目を簡単な作業で追加でき、分析用のデータの“器”を手間なく迅速に整備できる。

　また、プロシップが固定資産管理ツールの専業ベンダーとして、ProPlus固定資産システムの機能向上を現在進行形で推し進めていることも強みだ。

　「攻めの固定資産管理が重要になる一方、従来の固定資産管理も当然継続する必要があり、制度変更への持続的な対応が求められます。その点で、幅広い業界のリーディングカンパニーへの導入実績があることなどから、ProPlus固定資産システムはユーザーの皆さまに高く評価いただいています」（大河原氏）

　一方、ProPlusSmartは、紙を電子化するOCRと、電子化後の費目の振り分けや勘定科目のサジェスト作業などの一連の処理を支援するAIなどにより、工事精算業務を抜本的に効率化するソリューションだ。

　各固定資産の詳細把握のためには、工事精算業務で生成される、資産分類前の請求書の記載内容といった“生データ”が不可欠だ。実は多くの企業がそこでの手間に長らく悩まされてきた。背景には、業務が紙ベースかつ人のノウハウ頼りで行われ、システム化するにも困難だったことがある。結果、作業に多大な手間暇を要し、ミスのリスクも払拭（ふっしょく）できず、作業の属人化／ブラックボックス化による内部統制上の課題も避けては通れなかった。ProPlusSmartは、これらの問題を一掃できる。

　処理の流れを端的に説明すると、まず、OCRが紙の請求書をテキストデータに変換。その後の（1）「共通費」「修繕費」「資本的支出」への振り分け、（2）共通費の「修繕費」や「資本的支出」への配賦、（3）「電気設備」「消化災害構築物」などの固定資産の科目設定と、そこへの集約などの処理をAIに代表する機能群が支援する。

　例えば（1）のフローでは、「解体」「撤去」などが含まれた項目を、AIが過去の振り分け傾向を基に「修繕費」へ計上するよう提案。（2）では、配賦先の簿価に合わせて自動配賦し、（3）では、集約後の科目について、AIが学習結果を基に適切と判断されるものを複数提示する、といった具合だ。

　工事精算業務で扱う請求書は、1プロジェクト当たり分厚いファイルが必要になるほど、大量になることも珍しくない。これらを人手で処理するのにも限界がある。大河原氏は次のように指摘する。

　「従来型のExcelなどを使った人手の作業は極めて非効率的です。ProPlusSmartを導入済みの企業では、AIの提案を踏まえた選択と結果確認を通じて作業が3〜5割も効率化され、人手でのミスや属人化などの課題も抜本的に解消されています。配賦などの履歴も当然残り、データ活用はもちろん証跡として監査に用いることで、内部統制の強化にも役立ちます」

　少子高齢化が進む中、ノウハウ継承はいずれの企業でも頭の痛い問題だが、ノウハウをシステムに取り込むProPlusSmartにより工事精算業務の継続性も確実に確保できる。AIの持続的な学習を通じた仕分け精度の向上により、さらなる効率化を見込めることもメリットだ。

データの活用方法は企業のアイデア次第

　大河原氏によると、ProPlus固定資産システムとProPlusSmartの組み合わせによる分析の高度化で成果を上げる企業はすでに少なくないという。従来、法定耐用年数で機械装置を管理していたものの、償却完了前での除却処理による予想外の経費発生の頻発に悩まされていた大手メーカーA社もその一つだ。

　A社が取り組んだのが、これまで財務経理部門では把握できなかった機械装置の損耗理由を逐次、現場が登録し共有する仕組み作り。加えて、償却方法も従来の法定耐用年数から経済耐用年数を基に行うよう見直すことで、実態に即した管理を実現した。予算管理精度を大きく高められただけでなく、登録データによる定期保守の適正化を通じて設備の延命にもつなげられているという。

　また、従業員の離職率が総じて高い医療機関の中にあって、とある大規模病院では従業員満足度向上の策として休憩室などの設備に積極投資。その金額と従業員満足度、実際の離職率による効果測定を継続的に実施し、改善に取り組むことで、高い投資効果を出し、離職率を確実に低下させられているという。

　「データの活用方法はアイデアの数だけ存在します。例えば、近年になり環境保護に向けた二酸化炭素排出量の抑制が強く叫ばれていますが、その一環として調達する資材ごとに排出量情報を紐付け、ProPlus固定資産システムで管理することで総排出量の把握に取り組む企業も出ています」（大河原氏）

　経営者や現場による投資の狙いは、財務経理部門では把握が難しい。逆に、経営者や現場だけでも、現状のままでは成果の客観把握は困難だ。戦略的な固定資産管理について、大河原氏は次のように話す。「財務経理部門と経営や現場の双方の知見がかみ合って初めて実現する、二人三脚の取り組みといえます」

　その成果をより大きく、早く実現し、企業に新たな価値をもたらすためにも、プロシップのProPlus固定資産システムとProPlusSmartの利用をぜひ一度、検討してみてはどうだろうか。