コロナ禍で増えた「その場しのぎのワークフロー」を解消 申請・承認・決裁業務のペーパーレス化で今すぐDXへ：「紙」の申請・承認業務を“そのまま”電子化

DX推進の動きやコロナパンデミックなどをきっかけに、バックオフィス業務の「電子化」への取り組みが加速している。しかし、一部に“紙”による申請・承認・決裁業務が残り続け、それを課題に挙げる企業は多い。そんな企業に導入をすすめたいのが、申請・承認・決裁処理を電子化するインフォテックのワークフローシステム「Create!Webフロー（クリエイトウェブフロー）」だ。ここからは、Create!Webフローの新機能「Liteフォーム」の特長とともに、紙運用からの脱却するポイントについて迫る。

[PR／ITmedia]

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　DX推進の必要性が叫ばれる中でコロナ禍が発生し、多くの企業が在宅勤務に対応すべくリモートワーク環境を整備したり、Web会議システムを導入したりといった施策を進めた。だが従来の業務プロセスを大きく変えることが難しく、一部に「紙」を使った業務が残り続けている。特に「紙の稟議書に直接押印をして承認・決裁を行う」という業務フローが、手付かずのまま残っているという企業は想像以上に多い。

　実際にITmedia ビジネスオンラインが実施した読者調査^※では、「紙ベースの業務」が原因でリモートワークを継続／実施しにくいという回答が31％（全体で第2位）にも及んでいる。つまり、DX推進どころかいまだ紙の電子化という初歩的なデジタル化（デジタイゼーション）にも至っていない企業が、半数近くもあるのだ。

※ITmedia ビジネスオンライン読者調査2022〜リモートワークに関する調査〜（調査期間：2022年6月3日〜2022年6月13日、回答数：451件）

コロナ禍で増加した「その場しのぎのワークフロー」の弊害とは

インフォテックで、プロダクトソリューション本部 プロダクトソリューショングループのマネージャを務める橋本慶之氏

　このような課題を解消するために、申請・承認・決裁業務を電子化する「ワークフローシステム」を導入する企業は今も右肩上がりに増えているという。そう話すのは、ワークフローシステム「Create!Webフロー」の営業責任者を務めるインフォテックの橋本慶之氏だ。

　「コロナ禍の影響によりワークフローシステムの認知度が高まり、実際に多くの企業がワークフローシステムを導入しています。一時期よりは落ち着きを見せているものの、紙で行っていた申請・承認・決裁業務を電子化したいという新規導入の引き合いは続いています」（橋本氏）

　一方で業務の電子化を急いだばかりに、かえって業務が非効率になっている例も見られるという。

　「コロナ禍で電子化が急務になったことで、応急措置として紙書類をExcelやWord、PDFなどのファイルに置き換え、それをメールやチャットに添付してやり取りする、その場しのぎのワークフローを導入した企業も多くいます。しかし、この方法では、社内の規定通りの承認者に回付されているのか、どのファイルが最新・正規のものなのか分かりませんし、また機密情報を社外へ誤送信してしまうといったセキュリティのリスクも潜んでいます。最近はこうした課題が顕在化してきたこともあり、あらためてワークフローシステムの導入を検討し始める企業も増えています」（橋本氏）

紙イメージのまま帳票が作成できるCreate!Webフロー

　そんなワークフローシステムとして、特に従業員数100〜1000人規模の中堅・中小企業の間で高い評価を得ているのが、インフォテックのCreate!Webフローだ。同製品はこれまで紙で行っていた申請・承認・決裁業務の電子化に特化しており、稟議書、経費精算書、見積書、注文書など各社独自仕様の帳票を作成、承認ルートを定義してWeb上で利用できる国産ワークフローシステムとなっている。なおCreate!Webフローには、インフォテックが運営するクラウド利用環境をサービスとして顧客に提供するクラウド版、顧客が保有するオンプレミス環境のサーバーにソフトウエアをインストールするパッケージ版の両方が提供されている。

　Create!Webフローは、数多くの特長を備えている。中でも、「『紙イメージのまま帳票フォームを作成できる』ことは、顧客から高い支持を得ているポイント」だと開発責任者の野呂俊太郎氏はいう。

　「Create!Webフローは、Excel、Word、PDFで作成した元の帳票ファイルを読み込み、簡単な設定作業を行うだけで紙と同じイメージの帳票フォームを生成することが可能です。他のワークフローシステムとは違い、帳票フォームを一から新たに設計し直す必要がありません」（野呂氏）

　直感的に扱えるユーザーインターフェイスにもこだわりがある。メールソフトの受信トレイを操作する感覚で目的の書類を閲覧・共有することが可能で、紙イメージそのままの帳票画面にはプルダウンメニューやチェックボックス、入力エリアなど多様な入力サポート機能が用意されている。操作方法を習得したり、マニュアルを参照したりすることなく、初めてのユーザーでも抵抗感なく使い始めることができるのだ。

Create!WebフローのUI。まるでメーラーのようなシンプルな画面構成で、直感的に操作できる。申請済み、処理待ちなどステータス別に読みたい書類を即、呼び出せる（左）。帳票フォームは、ExcelやWord、PDFをそのまま読み込めるため、馴染み深いフォーマットのままデジタルシフトが可能。なお、各帳票に画像などのファイルを添付することも（右）

「現在、承認作業がどこまで進んでいるのか（止まっているのか）」もひと目で分かる

　ワークフロー運用担当者向け管理機能の使い勝手にも特長がある。中でも承認ルートは、条件分岐や合議といった決裁権限規定に合わせた複雑なルート設定にも対応している。承認ルートの全体がツリー形式で見やすく表示できるようになっており、どこまで承認が進んでいるか、どこで止まっているのかもひと目で分かる。紙による申請・承認・決裁業務とは比べるまでもなく、簡易的に電子化した方法よりも早く、確実なワークフローを実現できるのだ。

　さらにCreate!Webフローの特長と言えるのが、ユーザーからの声を開発に生かし、機能強化に取り組んでいる点だ。これまでにも帳票への画像貼り付け機能、PDF貼り付けフォームなどの機能が、ユーザーの声をもとに追加されている。2022年7月に公開されたクラウド版の最新アップデートでは、より簡単に帳票フォームが作成できる「Liteフォーム」という新機能が追加された。

インフォテックで、プロダクトソリューション本部 プロダクトソリューショングループのマネージャを務める野呂俊太郎氏

　「Create!Webフローでは『フォームマネージャー』という帳票設計ツールを使用して申請フォームを作成しています。このツールは申請フォーム内に画像やPDFを直接貼り付けたり、申請フォームのページ数を増減させたりなど、多彩な機能を備えています。このようなリッチな帳票を作成できるのは、30年以上もの開発実績を持つ帳票ツール『Create!Form』がCreate!Webフローの帳票作成エンジンに組み込まれているためであり、そこには他社にはない帳票作成に関する独自のノウハウが詰まっていると自負しています」（野呂氏）

　Liteフォームは、こういったリッチな帳票作成機能に加えて、コロナ禍によりリモートワークへの対応を急務とする顧客からの「もっと簡単に帳票を作成したい」というニーズに応えるべく、今回新たにリリースしたものだ。Liteフォームを使えば、プログラミングの知識や開発の経験がない業務部門の担当者自身が、Excelとブラウザーだけを使って帳票フォームをスピーディーに作成することができるという。

　野呂氏は、「今回のリリースにより、『簡単に、スピーディーに運用を開始する場合はLiteフォーム』、運用が定着した後は『入力のしやすさ、見た目のリッチさを重視してフォームマネージャー』を使用するといった使い分けが可能となりました。業務のスピード感を損なうことなく、電子化の実現を支援できるようになったと確信しています」と話し、利便性のある仕様に自信を見せる。

Create!Webフローによるペーパーレス化をDXの入口に

　このように優れた特長を備えたCreate!Webフローは、導入企業にさまざまな効果をもたらしているという。

　「多くのお客さまが導入効果として挙げるのが、ワークフローにかかる時間の短縮です。あるお客さまは、紙の稟議書を回付していたときに作成から決裁まで10〜20日の期間を要していたのに対し、Create!Webフローの導入後は即日〜3日以内に完了するようになったと言います。また別のお客さまは、稟議書の決裁にかかっていた期間が7日程度短縮し、年間4000時間分のコスト削減を実現できたそうです。紙ではありがちな、回付していたはずの稟議書を途中で紛失したり、承認者の誰かが処理を見逃したりといったトラブルが発生しなくなったことも、時間短縮効果に貢献していると考えられます」（橋本氏）

　時間削減については、簡易的な方法のワークフローからCreate!Webフローへと乗り換えた企業でも効果が表れている。

　「Create!Webフローを導入するまでは、ExcelやWordで稟議書を作成・記入し、それを印刷・捺印して承認者間で回付するという処理を行っていましたが、導入後は全てがCreate!Webフローで完結できるようになり、申請書の作成から決裁完了までの時間が大きく短縮したという企業もあります。また、必須チェックが簡単に設定できるため、差し戻しの頻度が減って所管部門の負担が大きく減ったというお客さまの声も寄せられています」（橋本氏）

　加えて、申請・承認・決裁業務のペーパーレス化を達成したことも、多くの企業が導入効果に挙げている。

　「Create!Webフローを導入して申請・承認・決裁業務のペーパーレス化を実現したことで、紙の使用コストや回付、そして輸送コストを劇的に減らせたというお客さまは少なくありません。コロナ禍で申請・承認のためにわざわざ出社する必要がなくなったこと、紙帳票の保管が不要になり決裁後の帳票をすぐに検索できること、拠点間の情報伝達や情報共有が容易になったことなども、ペーパーレス化による効果と言えます」（橋本氏）

　このほか、稟議書の書き方から決裁処理の証憑・証跡確認などが容易になるといった内部統制面の効果、社外のベンダーに依頼しなくても社内でワークフローシステムの構築を内製化できるという運用面の効果を挙げる企業もある。

　これらの導入効果でも明らかなように、Create!Webフローは紙の申請・承認・決裁業務の電子化を目指す企業にとって、有力な選択肢の一つと言えるだろう。

　インフォテックはCreate!Webフローの導入を検討する企業に対し、無償トライアルの実施も含めた手厚い導入支援体制も用意している。DX推進の入口として、ワークフローシステムの導入を検討する企業は、インフォテックに問い合わせてみてはいかがだろうか。