ビジネスを停滞させる“当たり前”を変革！ 大塚商会が「まるごと」サポートするDXとは

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　「業務効率化」「生産性向上」という言葉はよく聞くけれど、うちの職場は何も変わっていない――。そう感じながらも、これまでの職場環境や業務のやり方を“当たり前”と受け入れて働くビジネスパーソンは多いのではないだろうか。

　デジタル技術の発達や、コロナ禍におけるリモートワークの広がりなどに伴い、デジタルトランスフォーメーション（DX）に取り組むことは全ての企業で検討すべき課題になっている。中小企業にとっても、変わらないままではいずれ業務に支障が出る可能性が高いだろう。

（画像提供：ゲッティイメージズ）

DXによる業務課題の解決に高い関心

　経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」では、多くの経営者がDXの必要性について理解しているものの、既存のシステムや業務の見直しなど、DXを進めるための問題を解決できない場合は「25年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がある」と指摘。「2025年の崖」という言葉が広がり、DXを推進する機運も高まった。

　実際、DXに対する関心は高い。ITmedia ビジネスオンラインの読者調査によると、媒体で取り扱ってほしいテーマとして挙がったのは「DXの事例」が最も多く50％。次いで「データ活用」が挙がり、37％だった^※1。

　また、実際の業務においても効率化の必要性を感じている人は多い。総務などのバックオフィス業務に携わる人に、コロナ禍以降、リモートワークなどによって支障が出ている業務について尋ねると、「他社／社外関係者とのコミュニケーション」（46％）、「紙ベースの契約業務」（37％）、「紙ベースの決済（稟議）業務」（35％）が多く挙がった^※2。さらに別の調査では、コストをかけてでも解決したい業務課題として最も多く挙がったのが「業務効率化」（55％）だった。「社員の生産性向上」（48％）、「ノウハウや技術の共有、属人化業務の解消」（38％）も課題と考える人が多かった^※3。

コストをかけてでも解決したい業務課題（ITmedia NEWS「ビジネスのデータ活用に関する読者調査」21年10月）

※1：ITmedia ビジネスオンライン「読者プロフィール調査」22年3月
※2：ITmedia ビジネスオンライン「テレワーク下の総務（バックオフィス）関連業務に関する読者調査」21年4月
※3：ITmedia NEWS「ビジネスのデータ活用に関する読者調査」21年10月

　このように、DXに取り組むことはビジネスに欠かせない課題となっている。しかし、必要性は理解しつつも、実際の業務に落とし込むと煩雑になり、なかなか手を付けられないケースもあるだろう。そういったDXの“お困りごと”に寄り添いながらサポートしているのが、大塚商会だ。

　同社におけるオフィスへのIT導入の知見は深い。なぜなら、まずは自社でさまざまなメーカーの最新ソリューションを導入し、効果を検証した上で顧客企業に提供しているからだ。さまざまな規模や業種の企業の業務課題に対応しており、取引企業数は年間約28万社に上る。そのうち、約80％を年商10億円未満の中小企業が占める。中小企業が直面する悩みに細やかに向き合っている。

　大塚商会のサポートによって実現できるDXとはどういったものなのか。同社が変革を支援するのは、ビジネス環境の変化に対応できずに放置されている、5つの“当たり前”だという。

大塚商会は、先駆者としてオフィスへのIT導入を実践してきた（同社カタログより）

オフィス一体でペーパーレスをサポート

　同社が変革をサポートする5つの“当たり前”、1つ目は「業務」だ。主に経理などの業務で、今でも紙の書類を扱うことを前提としている企業も少なくない。そういった現場では、申請や承認などに時間がかかるのが“当たり前”になっている。しかし、文書の電子保存やデータ活用によって、それを変えることが可能だ。

　大塚商会では、企業ごとの課題に合わせて、オフィス一体でのペーパーレス化を支援する。例えば、「経費申請が紙のままで、電子化できていない」「紙の請求書の送付にとても時間がかかっている」という課題に対しては、各種システムの連携を提案。経費申請では、電子申請を導入し、会計システムと連携させて精算業務を効率化する。請求書処理では、電子請求書発行システムを導入し、販売管理のフローと連携。業務効率化に加えて、書類の誤送付防止や郵送費削減などにもつなげる。

　同社でも実際に業務効率化のソリューションを導入した結果、申請書類にかかる作業時間が月間で約2万7000時間減った。また、ペーパーレスなどにより、月間約8300万円のコスト削減にもつながったという。

　2つ目は「働き方」の“当たり前”だ。コロナ禍以降、オフィス以外で勤務する働き方が広まり、オフィスワークとリモートワークを柔軟に使い分けるハイブリッドワークも注目されている。多様な働き方の選択肢があることは、人材確保にも直結する重要な条件だ。

　一方、働き方において企業が抱える課題は幅広い。人事・総務部門に関わることでは「オフィスでは決められた席にしか座れない」「対面でしか採用面接ができない」といった状況が“当たり前”になっている企業もまだ多いだろう。他にも、社内データへのアクセスや電話応対のために出社を余儀なくされているケースもある。そういった課題に対しては、フリーアドレスやオンライン会議・面接の導入、社内ネットワークへのリモートアクセス、ソフトフォンの導入などが、同社が提案する選択肢となる。

（画像提供：ゲッティイメージズ）

“経験と勘”から「AI×データ」へ

　3つ目は「意思決定」だ。従来、さまざまな業界において、“経験と勘”が重要な意思決定の裏付けとされるのが“当たり前”だった。もちろん、経験と勘が有用な情報であることは間違いないが、今後はそれだけに頼るのはリスクがある。変化が激しい不透明な情勢だからこそ、AIやデータ分析を意思決定に取り入れることが不可欠になっている。大塚商会はそういった意思決定の変革もサポートする。

　経験と勘による意思決定には、多くの不確定要素があることが“当たり前”だった。「将来予測が正確にできない」「売上データだけでは顧客ニーズを把握しきれない」「意思決定に必要な集計・報告に時間がかかる」などという課題を今も抱えている企業は多いだろう。

　そういったときに活用できるのがAIなどの分析ツールだ。AIを活用することで、膨大なデータを高速で分析し、精度の高い予測を出せる。その中には、顧客の動きを可視化して分析するツールや、財務状況を素早くレポーティングするツールなどもあり、経営判断に関わるさまざまな局面で活用可能だ。

　4つ目の“当たり前”は「顧客接点」。営業活動は直接顧客と会って話すことが普通だったが、コロナ禍によってその機会が減少した。オンラインツールなどをうまく活用できている企業もあれば、なかなかうまくいかなかった現場もあるだろう。直接会って商談ができるようになっても、オンラインの利便性を活用することは顧客満足のためには不可欠だ。顧客訪問だけでなく、顧客サポートや電話応対なども課題として挙がりやすい。

　そういった課題には、オンライン商談やオンライン名刺交換、電子契約、顧客管理ツールの活用といった策が有効だ。大塚商会では「これからオンライン商談を導入したい」「ツールを導入してみたけれど、活用できていない」など、企業によって異なる現状の課題に応じて、導入製品を提案。カスタマイズにも対応する。

　最後は「IT環境」だ。リモートワーク導入などに伴い、IT環境を整備している企業は多いが、果たして安全で快適な環境を構築できているだろうか。「セキュリティ事故の対策ができていない」「サイバー攻撃のリスクを考慮できていない」「機器の管理を個人に任せている」など、いざというときに備えていない状況が“当たり前”になっていないだろうか。

　快適に業務が進められる環境整備はもちろん、セキュリティやBCP（事業継続計画）の観点から、有事の際にビジネスを止めないための環境整備も必要だ。大塚商会では、バックアップデータの保管やデータセンターの活用などにも対応。円滑なビジネスをサポートする。

現場の困りごとに寄り添い、ワンストップでサポート

　以上のことから分かるように、大塚商会がサポートするDXは、ビジネスに関わる身近な“当たり前”を見直すところから始まる。自社で実践してきた経験や、数多くのメーカーのIT製品を取り扱ってきた知見を生かし、顧客企業の現場の困りごとに徹底的に寄り添いながら提案できることが強みだ。

　その姿勢は製品導入後も変わらない。サポートセンターによるアフターサポートやIT運用管理など、ワンストップサービスも提供している。あらゆる企業のオフィスを「まるごと」支える体制を整えている。

　「こんなことを相談してもいいのだろうか」「何から手を付ければいいか分からない」と悩んでいるなら、大塚商会に相談してみてはどうだろうか。それぞれの企業に合った課題解決を提案するパートナーになってくれるだろう。