電帳法、インボイス制度対応とビジネス変革を同時にかなえる最短ルートとは？：最低限の負荷で法制度対応“も”実現

法制度対応は企業の義務。いかにスムーズに準備を進めるか、間違いのない対応を済ませるかといった点にまずは集中したいと考えるのは当然だ。しかし、DX機運の高まりにより「コンテンツ（データ）活用」はますます重要視されるようになっており、電帳法、インボイス制度で扱う帳票類も例外ではない。ウイングアーク１ｓｔとBox Japanの共創から、隙のない法制度対応とコンテンツ活用によるビジネス変革、その術に迫る。

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　財務経理の業務は、現在大きな転換期を迎えている。2023年10月にはインボイス制度の施行が控えており、かつ改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）の要件の一つ、電子取引に設けられていた宥恕（ゆうじょ）措置も、24年1月には終了する。両法制度について企業の認知度は高いものの、対応はやや遅れ気味と言わざるを得ないのが現状だ。

　多くの企業が目下の課題としているのは、電帳法、そしてインボイス制度にどう対応していくかだろう。しかし、電帳法、インボイス制度対応を進める際に忘れてはならないのは、財務経理業務の「効率化、生産性向上を図ること」、その上で「ビジネスを変革すること」だ。この点を強く訴え、支援ソリューションを共創するのがウイングアーク１ｓｔとBox Japanである。

新しい法制度で、財務経理の業務は何が変わるのか？

ウイングアーク１ｓｔの営業本部 アライアンス統括部で統括部長を務める横尾勇人氏

　そもそも、電帳法とインボイス制度により、財務経理の業務はどう変わるのか。まず電帳法（電子取引）では、「電子で受領した帳票は電子のまま保存すること」が義務付けられる。しかし、請求書や領収書などは部署や個人で受領手段が異なる。ウイングアーク１ｓｔの横尾勇人氏は、「各部署業務の中でどのような帳票が発生し、どう受け取り、どう保管しているのか。財務経理が音頭を取りながら現状を把握し、整理する作業が必要だ」と話す。

　インボイス制度についてはどうか。同社の徳山修士氏は「受け取る請求書が、制度にのっとった書式になっているか確認作業が発生する。具体的には、発行元が適格請求書発行事業者の登録を受けているかどうかを、『登録番号』で確認する必要がある。請求書だけではなく、例えばタクシーの領収書も制度の対象帳票になるため、確認範囲は非常に広い」と説く。

　このように両法制度は、財務経理部門の負担が大きくなる。インボイス制度の場合、今までにはなかった確認作業に加えて、電子で受領した適格請求書は電子取引の要件に従い保存しなければならない。しかし、注意したいのは「法制度対応だけに追われ、業務効率が低下する」こと。Box Japanの阿部貴氏は、「新たな法制度が登場するたびに部分最適なツールを導入しているとサイロ化を招き、ビジネス停滞を招きかねない」と指摘し、以下のように続ける。

　「しかし、商取引にかかわる各種帳票をデジタルで、シームレスに管理できる方法を確立できれば、今後の管理性は圧倒的に向上する。今般の法制度を契機と捉え、その先の業務効率化や、ビジネス変革まで見据えたソリューションを選ぶことが重要だ」

　法制度対応、そしてビジネス変革を同時に実現する、その近道となるのがウイングアーク１ｓｔ「invoiceAgent」と、Box Japan「Box」の連携機能だという。

取引先との“やりとり”からデジタル化を実現　invoiceAgentとは？

ウイングアーク１ｓｔ Business Document事業部 BD事業戦略部の副部長を務め、文書情報管理士でもある徳山修士氏

　invoiceAgentについて、ウイングアーク１ｓｔは「あらゆる帳票、文書を電子化、そして管理できる企業間DXプラットフォーム」と位置付ける。複数ファミリー製品が用意されており、組み合わせることでより広範囲かつ機能的に文書のエンド・ツー・エンドなデジタル対応が可能となるが、中でも電帳法対応を満たせるベーシックなツールとして提供されているのが「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent 電子取引」だ。

　invoiceAgent 文書管理は、指定フォルダにアップロードした帳票にタイムスタンプを付す機能や、取引日付、取引先名、金額を組み合わせた検索機能、そしてデータ改ざんを防ぐ証跡情報確認といった機能を完備している。これはすなわち、電子取引で定められている「検索機能の要件」「訂正・削除の防止措置」を満たせるものだ。そしてinvoiceAgent 電子取引は、電子帳票を送信・受領する際の窓口となる存在。取引先がアクセスできる無償の私書箱をクラウド上に用意することで、ワンプラットフォームでの電子取引を実現する。

　徳山氏は、「最終的に電帳法対応ができたとしても、その過程で要件を満たすための入力作業などが発生しては、財務経理の負担は減らない。invoiceAgentを活用すれば、取引日付、取引先名、金額が付されたデータとして請求書等を受け取れるため、要件を満たすために人手を要することがなくなる。そもそもの取引先とのやりとり部分をデジタル化することで、財務経理の煩雑な業務を減らせる点がinvoiceAgentの大きな価値」だと語った。

集積したコンテンツをさらに生かしていくための基盤　Boxとは？

Box Japanのアライアンス・事業開発部 シニアビジネスデベロップメントマネジャーを務める阿部貴氏

　Boxは、ビジネス上で扱う各ファイル（以下、コンテンツ）をセキュアに一元管理・共有できるツール。昨今では、マルウェア感染対策としてメール受信時にパスワード付き圧縮ファイルをブロックする、いわゆる「PPAP」対策も各社で進んでいる。コンテンツをメール添付して共有という常識は過去になろうとしているが、かといって各々がバラバラの場所に保管し、管理・共有するのは非効率であり、ガバナンス強化の観点でも望ましくない。

　「Boxは、システム上に点在しがちなコンテンツをセキュアな環境で一元管理できるだけではない。作成、共有、編集履歴の追跡（バージョン管理）のほか、メタデータ、タグ、コメントを付すといった各種操作により、コンテンツを通したコミュニケーションがはかどり、コラボレーションを促す基盤として機能する。Boxはクラウドストレージではなく『コンテンツクラウド』であり、既に国内1万2000社以上が導入しているデファクト・スタンダードな存在だ」（阿部氏）

　Boxが支持されている大きな理由は、強力な連携機能だ。各システムとシームレスにつながることで、あらゆるコンテンツを集約し、追跡し、一貫性のある管理環境を構築できる。基幹システムから業務システムまで、連携可能なアプリは1500以上。invoiceAgentもその一つだ。

invoiceAgentとBox連携で実現する帳票「管理」「活用」の世界

　では、invoiceAgentとBox連携によりどのような世界が実現するのか。両ツールの連携機能をシンプルに説明すると、Box内に保存した帳票をinvoiceAgentへ、invoiceAgentの帳票をBoxへといった、双方向の受け渡しを自動化できるというものになる。

　その価値について徳山氏は、「invoiceAgentは前述したとおり、電帳法対応に特化したツールとして広く認知されている。またインボイス制度に関しても、サービスプロバイダーとしてPeppol対応しており、両法制度対応については死角のない機能を有している。一方でBoxは広く企業に普及しており、帳票含むあらゆるコンテンツが既にそこで保管・活用されている。これら両ツール間で帳票を受け渡せるようになれば、『Boxで帳票をセキュアに一元管理したい』というニーズと、『invoiceAgentで法制度対応をしたい』というニーズを同時に満たすことが可能だ」と説明する。

CRM、ワークフロー、1500以上のアプリ上で帳票コンテンツを“生かす”

　両ツールの連携機能の価値として特筆すべきは、冒頭で述べたように「業務効率化と生産性向上」、そして「ビジネス変革」を実現できることだ。BoxにはinvoiceAgentの管理対象ではないさまざまなコンテンツが保管されているが、連携することでシステム間の分断を解消でき、各部署でのコンテンツ活用が進むようになる。結果として、効率化や生産性向上を促すというのが両社の狙いだ。例えばこんな活用方法がある。

　「Boxの連携先として代表的なものに、CRM『Salesforce』がある。Salesforceでは商談や顧客管理が行われるが、そこへBox画面を埋め込むことが可能だ。これにより各商談で発生し、Box内に保管されている議事録、提案書といったコンテンツへSalesforce画面からアクセスできるようになる。そしてさらに、BoxとinvoiceAgentが連携すれば、invoiceAgentで送信・受領した請求書や見積書といった帳票類も一括して管理できるようになる。これは非常に画期的だ」（阿部氏）

（左）SalesforceとBoxの連携イメージ。invoiceAgent連携が加われば、帳票も含めて商談、顧客ごとに発生する全コンテンツをCRM画面上に集約できる。（右）Boxが公開する、日本での連携可能なソリューション一覧（出典：Box提供資料）

　invoiceAgentのような基幹システムは、それを扱う部署のみがアカウントを所有し、管理していることが多い。いわば閉じた環境だ。しかしBoxは、全従業員が日常業務でアクセスする場所として定着している。「現場が使い慣れているBoxと連携することで、invoiceAgentで管理している帳票が、CRM、ワークフローなどその他多くのコンテンツとコラボレーションできるようになる。その価値をぜひ体験していただきたい」。徳山氏はそう話し、両ツールの連携機能の有用性に胸を張る。

郵送、FAXで届いた帳票情報もAI OCRでデータ化　Box内での検索性もアップ

　また、請求書や見積書は、いまだ郵送やFAX経由で受領するというケースもある。それらをPDFや画像としてBoxに保存している場合も、invoiceAgentとの連携機能が生きてくる。

　「PDFや画像に記載されている取引日付、取引先名、金額といった情報は、『invoiceAgent AI OCR』でデータ化できる。そのままinvoiceAgent 文書管理上でタイムスタンプを付し、検索情報が設定された状態で保管できるほか、ポイントは“再びBoxへ戻せる”点だ。Boxに戻ってきたPDFや画像には、invoiceAgentでデータ化された情報が“メタデータ”として自動的に追加される。結果的に、Box上での検索性もアップするので活用も進む」（横尾氏）

invoiceAgentとBox間で帳票を受け渡すことで実現する機能イメージ（出典：ウイングアーク１ｓｔ提供資料）

　invoiceAgentとBox連携機能は、コンテンツを「同期」できるという単純なものではない。Box→invoiceAgentへ取り込まれた帳票が、タイムスタンプ付与などの法制度対応をした状態でブーメランのようにBoxに出力されて戻ってくる（かつinvoiceAgent上でも管理できる）。逆にinvoiceAgent→Boxに出力された帳票は、Box内に閉じた形で保存されるのではなく、その先につながっている1500以上の連携アプリ上で活用できる。自動的にコンテンツを適切な状態に保ち展開するという、より高度な機能だということが分かる。

「法制度対応ソリューションにあらず」　スピーディな変革支援を目指して

　両社の共創は、ビジネスパートナーとなるSIerにとっても有益な取り組みだ。invoiceAgent×Boxにより、異なるベンダー製品が混在することのない、最大限シンプルかつスピーディなビジネス展開に貢献する、かつてない法制度対応ソリューションという提案が活発化する。ウイングアーク１ｓｔとBox Japanは、この連携機能をさらに多くの企業に活用してもらうべく、システムの導入・運用支援や定着支援などを実践する体制を整え、セミナーなどを通じての発信を続けていく予定だ。

　阿部氏は最後に、「法制度対応に踊らされることのない、環境整備を」と訴え、続ける。「デジタルシフトが進む今、事業を発展させていくためにはコンテンツを集約し、活用することが重要視されている。invoiceAgentとBoxにより、企業が持つ情報をシステムや部署横断で展開していくことは、ビジネスのスピーディな変革に大きく寄与するはずだ」

　ウイングアーク１ｓｔもまた、「invoiceAgentとBoxの連携は、法制度対応ソリューションではない」と強調する。横尾氏は、「われわれの共創目的は、デジタル化促進による企業成長の実現にある。その確実な実践の基盤となる環境づくり、ウイングアーク１ｓｔとBox Japanの連携がその確実な実践の基盤となる環境づくりの一助になれば」――そう語り、笑顔を見せた。

　目の前の法制度対応だけに視野を狭めず、「その先」を見越した両社の連携機能。今後ますます進んでいくであろうデジタル化に対応する「武器」の一つとして活用し、自社の成長スピードをさらに加速させてみてはいかがだろうか。