タイムスタンプは“本当に”不要か？ インボイス制度と電帳法対応の知られざる落とし穴とは

2023年10月にスタートするインボイス制度への対応は、年々緩和されている電子帳簿保存法と深く関係している。現在、両法制度に未対応である企業は、いずれ対応が必要になる。数ある対応サービスの中からどのような点に注意してシステム選定を進めていけばいいのか？

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　インボイス制度がスタートする2023年10月まで、残り1年を切った。インボイス制度は端的に説明すると、仕入税額控除にかかわる、請求書や領収書の新しい書式のようなもの。対応は任意だが、制度が始まると買い手は適格請求書（以下、インボイス）を受領しなければ仕入税額控除を受けられなくなる。そのため、必然的に売り手は買い手からインボイス交付を求められることとなり、多くの事業者は「対応せざるを得ない」のが実情だろう。実際、これからインボイスを交付することになる個人事業主には、国から多くの支援策が出されている。

　インボイスの発行は紙でも電子でもよいとされているが、デジタルシフトの機運が高まる中で、今後は電子でインボイスを交付する企業が増えていくことが考えられる。ここで関係してくるのが、電子帳簿保存法（以下、電帳法）だ。インボイス制度、そして電帳法への対応が追い付いていない企業は、どのような点に注意して準備を進めていけばいいのか？

インボイス制度と電帳法はどう関係？　課題を整理

　まずは両法制度への対応課題を簡単に整理しておきたい。インボイス制度は、自社でインボイスを発行する場合と、受領する場合を分けて考える必要がある。発行側としては、（1）適格請求書発行事業者として登録を済ませ「登録番号」を発番、（2）「登録番号」「正確な適用税率」「消費税額」などインボイス制度で定められている書式にのっとった請求書を発行できる準備を整える必要がある。ここについては、顧問税理士のアドバイスに従い準備をすればスムーズに対応できるはずだ。そして受領側としては「取引先が適格請求書で送ってくれるのか？」という確認と対応策の検討が必要となる。

　また受領側、発行側双方の課題としては、冒頭で触れた電帳法対応が挙げられる。電帳法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」と3つに分けられているが、この内、電子取引では「電子で受領した国税関係書類（請求書や領収書など）は紙へ出力せず電子のまま保存する」ことが義務とされている。

　この電子取引の義務化については、21年末に「対応を23年末まで宥恕（ゆうじょ）する」との発表があり、さらに22年末に「紙への出力も（条件付きで）認める」と発表されるなど、徐々に保存方法が緩和されてきた。とはいえ原則、メールやWeb経由で受領した電子の請求書や領収書などは電子のまま保存し、税務調査時に提出できるようにしておかなければならない。

　「ドキュメントソリューション」により、多角的に企業のペーパーレス化を支援している大塚商会の榎本貴氏は、「インボイス制度が始まると、受領した電子インボイス（電子で発行されるインボイス）、また、発行した電子インボイスの控えは電子取引データとして電帳法の要件にのっとって保存しなければならない。まずはそれら電子取引データをどのように保存するべきかを検討する必要がある」と話す。

電帳法に「タイムスタンプはいらない」とは言い切れない理由

大塚商会 デジタルドキュメントプロモーション課の榎本貴氏

　両法制度に関係するソリューションには会計、請求書発行、帳票管理システムなどがあるが、いずれにしても人気なのはクラウド型だ。榎本氏は「現行の電帳法は、令和3年度税制改正により大幅に要件が見直された。中でもインパクトが大きかったのはタイムスタンプ要件の緩和であり、クラウド型が支持される理由もここにある」と話す。

　もともと電帳法では、タイムスタンプの付与が必須であった。タイムスタンプとは「該当帳票がその日時に存在していたこと」、そして「タイムスタンプを付した後で該当帳票が改ざんされていないこと」の証明となるもの。タイムスタンプ事業者と呼ばれる第三者機関を通して付与する仕組みになっており、電帳法では生成日や変更日を簡単に改ざんできる電子帳票の真実性を確保するために必要であるとされてきた。

　しかし昨今クラウド利用が進み、企業ではSaaS導入が広まった。一般的にクラウドシステムは、ユーザーが任意で時刻情報を改ざんすることが難しい。そのためスキャナ保存では、令和3年度税制改正内で「時刻証明機能を有している（＝時刻情報が改ざんできない）システム」を利用する場合に限ってはタイムスタンプ不要という内容に変更されたのである。

　「タイムスタンプを付す場合は、その分、費用がかかる。電帳法は古くからある法律だが、長く導入が進まなかった原因として、タイムスタンプ付与をはじめとする要件が厳しかった点が大きい。気軽に導入でき、タイムスタンプ不要でコストも抑えられるクラウドシステムが、中小企業にとって電帳法対応の強い味方であることは間違いない」（榎本氏）

　しかし、「タイムスタンプを付さずに電帳法対応を進めるのはおすすめできない」と榎本氏は続ける。その理由は、今後普及するであろう「Peppol（ペポル）」にかかわる、将来的なデータ移行を見据えてのことだ。

真実性を「どこで」確保できているか？　タイムスタンプの真価とは

　Peppolとは、電子文書をネットワーク上で取り扱うための国際標準仕様だ。日本では、電子インボイスの国内標準仕様として、Peppolをベースとした「JP PINT（ジェイピーピント）」の策定がデジタル庁主導で進められている。

　詳細な仕組みは割愛するが、今後日本ではJP PINTに対応した会計システムを利用することで電子インボイスのデジタルトゥデジタルなやりとりが実現可能となる。具体的には、電子インボイス受領→会計システムへ自動入力という世界が実現し、経理DXが大きく前進することが期待されている。ヒューマンエラーがなくなるのはもちろん、インボイス制度施行後に発生する新たな作業――登録番号などの確認――も不要となる。

　「Peppolネットワークを介したインボイスの送受信が当たり前になるのは、まだ先のこと」だと、榎本氏は予測する。しかしPeppolがスタンダードになったとき、各社でJP PINT（と電帳法）対応システムへの切り替えが進むことは明白だ。

　「電帳法に対応したクラウドシステムに保存されている帳票類は、システムの中で『改ざんできない日時などの情報』が確保される。日時情報はシステムに依存するため、帳票類をシステムの外に出すと担保できない。そのため、仮に将来、JP PINT対応システムにリプレースしたとしても真実性を保ったままデータを移行することが難しい。下手をすると保存期間の7年間、現行システムを解約できないという事態に陥る。

　帳票データにあらかじめタイムスタンプを付与しておくことで、このような事態を避けることができる。タイムスタンプにより、各帳票データの日時情報を証明することで、データをシステムの外に移行させることができるためだ。時代の潮流が変化しても常に最新システムで法制度対応を済ませ、かつ帳票類を一元管理できるようになるタイムスタンプの付与は、最終的には手間やコスト削減につながる」（榎本氏）

業務に適したシステム提案　大塚商会が選ばれるワケ

　このように、タイムスタンプの有用性は指摘されなければ気付けないポイントだ。電帳法への対応は税理士に相談するケースも多いだろうが、ITへの理解が必須となる故に「正確な助言を受けることが難しいこともある」（榎本氏）という。

　そのような状況下で、大塚商会が提供するドキュメントソリューションは「お客さまの現状をヒアリングし、将来的にグロースできる包括的な法制度対応への提案ができる」（榎本氏）サービスとして支持されている。大塚商会は、販売や会計システム、ドキュメント管理システムなどを販売するOSKを子会社に持つが、ドキュメントソリューションでは自社製品に縛られることなく、マルチベンダーとして柔軟な提案ができるという。

　「インボイス制度はまだしも、特に電帳法はそもそも法制度を理解することが難しく、かつ市場には対応システムが膨大に用意されているだけに選定が困難だ。ベストなシステムかどうか判断し切れず導入が進まなかったり、導入後に自社とのアンマッチな機能面に気付いたりすることもある。弊社のドキュメントソリューションではシステムに業務を合わせるのではなく、業務に適したシステムを企業別に提案可能であり、この柔軟さはマルチベンダーとしての大きな優位性であると自負している」（榎本氏）

　またドキュメントソリューションでは、その名の通り広くペーパーレス化に寄与するサービス、システムを多数用意している点も特徴。会計システムや帳票管理だけではなく、電子契約、ワークフローシステムのほか紙文書の保管・破棄まで、扱うジャンルは非常に多様であり「ドキュメントソリューションの定義は広義」だと榎本氏は話す。

専門的な知識をもって、多角的なアドバイスができる点も大塚商会の魅力

　法制度対応だけを見て、部分的なDXを推進するのは「もったいない」というのが同社の見解だ。請求書や領収書だけではなく、例えば稟議書や人事データ、顧客データなど、業務内に点在するあらゆるドキュメントを一元管理できるような仕組みを構築し、検索性を上げたり効率化を図ったりなど、全体最適に向けたコンサルティングサービスもまた、ドキュメントソリューションの一部となる。

　公認会計士や税理士でかつITの知見が深く、ドキュメントコンサルティングを得意とする有資格者との連携も強固。インボイス制度や電帳法対応の基本的なアドバイス、高度なドキュメント活用まで、盤石なサポート体制を用意しているという。

有資格者のアドバイスの下、適切なインボイス制度勉強会もサポート

　また、インボイス制度については勉強会サポートも行う。榎本氏は詳細について、「登録番号は、適格請求書発行事業者として申請した課税事業者でなければ発番できない。つまり免税事業者との取引が多いほど、仕入税額控除ができないことによる損失が大きくなる。取引先の免税事業者対応に悩む企業は多い」と話す。

　注意したいのは、仕入税額控除ができなくなるからといって一方的に取引を打ち切る、取引対価を引き下げるなどすると独占禁止法または下請法上問題になるということ。ここには専門家のアドバイスが欠かせないが、大塚商会のドキュメントソリューションであれば、このような取引先対応も丸ごとサポートしてもらえるというから心強い。

ドキュメントソリューションで、企業に蓄積されたあらゆる「書類」をデータ活用（画像はイメージ、出所：ゲッティイメージズ）

　DXの重要性が叫ばれ続ける中で、ドキュメントデータは企業成長を担う重要な資源になり得る存在だ。インボイス制度や電帳法といった法制度は、「対応せざるを得ない」かもしれないが、これをきっかけに「今まで紙で管理していた帳票、またはバラバラに管理していた帳票データを多角的に活用し、ビジネスに生かせるようなドキュメント管理環境を構築することは重要」（榎本氏）である。ゼロからの法制度対応、そして将来的なドキュメント活用を検討するためにも、まずは大塚商会に相談してみてはいかがだろうか。