「その作業、誰がやるの？」 紙のデータ化に必要な“手作業”をゼロにする新しい業務効率化ツールとは：紙帳票の電子化で始めるDX

[PR／ITmedia]

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　電子帳簿保存法の改正やコロナ禍も相まって多くの企業がペーパーレス化に向け動きだす一方、「デジタルデータの管理環境を構築するエンジニアがいない」「紙資料のデータ化を外注するには費用感が合わない」といった声も多い。そうした課題を解決するのが、DX支援を手掛けるシャイン（東京都港区）の「デジパス」だ。紙帳票をスキャンして送るだけというシンプルなサービス設計で、デジタル化したデータは最短2時間で納品される

　「紙帳票のデータ化？　自社には関係ない」「そんな費用はない」と思った読者もいるかもしれないが、データ化による作業効率効果は高い。捻出された時間で新規ビジネスの創出も可能と知ったらどうだろう。DXの促進と企業力強化という面で“紙問題”の解消は急務といえる。

物流会社とソフトウェア会社によるジョイントベンチャーである「シャイン」

　デジパスを提供するシャインは、RPAやAIの事業会社を傘下にもつRPAホールディングスと物流会社の鴻池運輸が出資したジョイントベンチャー。「日本全国、人が輝く現場をつくる」という企業理念のもと2022年に創業した。物流企業が出資した背景には、物流現場のDXに立ちはだかる大きな壁を改善したいという切実な願いがあった。

　約4年前からDX推進の担当者として鴻池運輸にジョインし、現在はシャインでバリュークリエーション本部長を務める廣住裕司氏は「物流業界のDXを阻害している要因は、“紙問題”にある」と強調する。

　「DXを推進したくとも、紙のデータ化ができていなければスタートラインにも立てません。また、物流業界の紙帳票を全て電子化できれば大きな経済効果が出ることは容易に想像できます。“紙問題”を解決するため鴻池運輸でもAI-OCR（紙に書かれた文字を自動でテキスト化するOCRにAI技術を加えたもの）を活用した技術開発を進めていましたが、競争領域ではない自社システムの開発にかけられるコストには限界があり、うまく進みませんでした」（廣住氏）

シャイン バリュークリエーション本部長 廣住裕司氏

　確かに大企業であれば社内のDXに対し潤沢な投資ができ、効果を上げている企業も多い。一方、中小企業は社内のシステム開発に投資できる額が少なく、そもそも技術者がいないケースも多い。そうしたDXを阻害する要因を改善するために作り出したサービスが、AI-OCRを活用し安価で紙をデータ化できるプラットフォーム、デジパスだ。

技術者がいなくても安価な料金で紙帳票のデータ化が可能

　デジパスの利点は、最短2時間納品という速さと、AI-OCRの自動処理技術、オペレーターによる補正作業が可能とした高品質なサービスにある。料金は人による校正まで含んで1項目1.2円からと安価な設定だ。「協業先であるパートナー企業から先行投資としてOCR技術を提供してもらいサービスを運営しています。そのおかげで価格を安く設定できました」（廣住氏）

　しかし、ここで一つの疑問が湧く。協業先もAI-OCR技術を販売しているのに、なぜデジパス事業に参加しているのかということだ。その点に関して廣住氏は「ソフトウェア会社が自社だけでAI-OCR技術を販売する難しさが背景にある」と説明する。

　「一企業がAI-OCRを導入した場合、高額な初期投資の他に、AIの認識が難しい手書き文字や記号を人が目視で確認して補正するという作業が発生します。業務効率化を目的に導入したものの、新たな作業が発生することから導入を取りやめる企業が多いのも事実です」（廣住氏）

手書き文字や略字など、データ化に向け人が確認する箇所は多数ある（出所：シャイン）

　確かに、業務効率化を目的にAI-OCRを導入したはずなのに、読み取ったデータを人が確認し補正していては本末転倒だ。「デジパスは、AI-OCRなどの先進技術活用の現場で課題となっている『人』による読み取り項目の定義や、校正といった手作業までワンストップで提供することで、事業会社への導入はスムーズに行えます。また、AI-OCR技術を提供するソフトウェア会社には、デジパスで培った技術をフィードバックできる点も評価していただいています」（廣住氏）

　従来、AI-OCRは「精度をどれだけ向上させるか」が競争優位性につながっていた。しかしデジパスではその発想を180度転換し「間違いをどれだけ早く特定できるか」にノウハウを集約した。「当社では全ての修正をオペレーターが行うのではなく、間違いの傾向をAIに繰り返し学習させる『自動確定技術』という機能を採用しています。AIを最大限活用して人が修正する部分をできる限り少なくすることで、納品スピードを最短2時間まで抑えることができました」（廣住氏）

AI-OCRにかける前後に必要な目視チェックまでサービスに内包し、高品質なデータ化を提供する（出所：シャイン）

デジパスとRPAの導入、日々の改善活動で年1500時間にも及ぶ作業時間を削減

　紙帳票からデータを取り出すことに特化しているデジパスと、RPAホールディングスが提供するRPAツール「BizRobo!」と併用する実例も多い。

　ここで、デジパスを導入した銅合金メーカーのJマテ．カッパープロダクツ（新潟県上越市）の事例を紹介したい。同社に寄せられる注文書の多くはすでにEDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）化されていたものの、2割ほどの企業からはいまだにFAXで届いていたという。

　FAXでの注文書は、在庫システムに入力した後、再度スキャニングして電子保存するという非効率な対応を行っていた。そうした状況からの脱却を目指しデジパスを導入。FAXで届いた注文書は複合機から直接電子データとして保管し、デジパスによりデータを抽出した。

　さらに、RPAと連動したことで抽出データを基幹システムに自動入力することができたため、一連の作業を全て自動化することに成功。デジパス単体で300時間、月最大1400枚の紙の削減と、初年度はRPA活用による改善活動も含めると1500時間の作業時間創出につながった。

RPAとデジパスの連動、RPA活用による改善で導入初年度に1500時間の創出につながった（提供：シャイン）

今後は協業パートナーとユーザー企業の拡大に注力

　廣住氏は「協業パートナーの拡大と事業会社への導入を増やしていきたい」と今後の展望を語る。協業パートナーには、業種業態を問わずに、DXに関わるさまざまなサービスを提供するプラットフォーム事業者やSierを募集している。

　「現在、名刺管理や人脈管理、契約審査や会計システムとの連携など、さまざまなサービスでAI-OCRの技術が使われています。そうした企業と連携することで、データ読み取りの精度向上はもちろん、目的別のサービスを提供している企業のバリューアップにもつなげてほしいと考えています。また、個々の企業に技術をフィードバックすることで、相互に技術開発を加速させていくことが可能です。最終的には、コンソーシアムの設立も視野に入れています」（廣住氏）

　具体的な協業事例として、医療・ヘルスケア事業を行うメディヴァ（東京都世田谷区）とのケースがある。両社は22年12月に健康診断結果票のデジタル化サービス「WellaboSWP デジパスPlus」の提供を開始した。

　1年に1回の実施、従業員への結果通知、就業に関する医師の意見聴取と結果の保管が各企業に義務付けられている定期健康診断。近年では健康経営の観点から、健康診断を中心とするデータから従業員と組織の健康課題を分析し、その解決に取り組むことが求められている。

　しかし健康診断結果票は非効率な紙の運用が多く、従業員通知や産業医判定が未実施のまま放置されることもあり、セキュリティ担保、データ化、データ可視化の遅れが問題視されていた。そこで、メディヴァが提供していた健康管理クラウドサービス「WellaboSWP」にデジパスを組み合わせることで、健康診断結果票のデータ化を低コストかつ短納期で可能とした。

　「企業で健康診断結果票をデータ化するためには、人事担当者や産業保健職が自らパンチ作業をするかデータ化サービスを利用する必要があります。しかし、データ化サービスを利用すると、納期は2〜3カ月、価格は1枚あたり約1000円と、納期・価格の観点で企業のニーズを満たせていませんでした。WellaboSWP デジパスPlusでは、単価と納期ともに最大85％削減、短縮して提供※1できます」（廣住氏）

※1 価格：従来型健康診断データ化サービスを1枚1000円とした場合。本サービスの最安値を144円として算出。納期：従来型健康診断データ化サービス最大90日とした場合。本サービスの最短納期を2週間として算出（従来型健康診断データ化サービスの価格、納期はメディヴァ調べ）

　シャインでは今後、デジパスを軸にした統合ペーパーレス・プラットフォームの構築も目指す。これは、書類の集荷・スキャン、読み取り後の紙の保管や廃棄に至るまでワンストップで実現しようとする構想だ。廣住氏いわく「近々、ある物流企業との相互連携も発表する予定」といい、プラットフォームが構築できれば、中小企業のDXはさらに進展すると自信を見せる。

　「デジパスは、各企業が非競争領域でどこまで協調できるかという一つの挑戦だと考えています。自社のコア事業ではないDX施策は、さまざまな企業が協力し合うことで急速に進むはずです。作業効率化で捻出された時間をコア事業に充てることで、自社の新たな競争力となる新規ビジネスの創出にもつながるかもしれない――。今後も日本全国の中小企業に対して、DXの果実をしっかりと届けていきたいと考えています」（廣住氏）