中堅・中小企業にこそ役立つファイル共有サービスは？ ユーザーの“リアルな声”から探る
コロナ禍の影響を受け、中堅・中小企業においてもリモートワークが普及した。リモートワークを進める上でポイントの一つになるのが、デジタルワークスペースの整備だ。働く場所やデバイスに依存しない働き方が可能になることは、従業員だけでなく企業にとってのメリットも大きい。
しかし、中堅・中小企業が抱える課題は多い。まずデジタルトランスフォーメーション（DX）を担う担当者はいわゆる“ひとり情シス”や総務部と兼務というケースも多く、デジタルワークスペースの対応やセキュリティ対策の必要性は分かってはいるものの手が回っていない状態だ。
社内にデータやファイルが散在しており、検索に時間がかかってしまうケースもある。Microsoft 365を導入している企業では、リモートワークの導入に伴いTeamsの利用が加速した。しかし、ファイルがSharePointやOneDriveに散在して検索性が低下し、工数負担に悩むということも珍しくない。
さらに、多くの企業はこれまで個別最適でIT投資を行ってきたために、用途ごとにシステムが点在してしまっているという課題もある。これによって情報集約が困難になり、DX遂行に向けた情報の利活用や保護が思うように進まないといった事態を招いている。
情報セキュリティ対策も重要な課題だ。近年、対策が手薄な企業を狙って踏み台にした上で、大手企業に攻撃を仕掛けるサプライチェーン攻撃のリスクが高まっている。中でもランサムウェア攻撃の被害は後を絶たない。
このような中堅・中小企業が抱える複数の課題を解決するにはどうすればいいのか。解決策の一つになるのが、クラウドでファイルを保存、共有、管理できるサービス「Box」だ。一体どのようなサービスなのか、どのようなメリットがあるのか、利用者から寄せられたレビューを基に特長を見ていきたい。
保存容量は無制限！ 他社サービスとの連携も容易でコンテンツを一元管理
Boxは、インターネットに接続できる環境であれば場所や時間の制約を受けることなくファイルにアクセスできる。ファイルの共有やアップロード、ダウンロードも可能で、ITツールに不慣れな人にとっても使いやすい操作性の高さがポイントだ。実際に使っているユーザーの声を紹介しよう。
検索性の高さや、アクセス権限の管理がしやすいと評価するレビューも寄せられている。
Box最大の特長は保存容量が無制限であることだ。他社のサービスでは容量制限に達した際に追加料金を求められたり不要なファイルの削除が必要になったりすることが一般的だが、Boxであれば容量を気にせずに利用できる。“ひとり情シス”にとっては、サーバの保守運用業務から解放されるというメリットもある。
Microsoft 365、Salesforceなど1500種類を超える他社のサービスとAPI経由で簡単に連携できることも大きなメリットだ。ユーザー独自の業務システムやアプリケーションとのインテグレーションも容易で、企業が有するあらゆるコンテンツをBoxに集約できる。
こうした「容量無制限」「他社サービスとの連携が容易」という強みについて、Box Japanで中堅企業の営業を統括する振屋憲司氏（ミッドマーケット営業1部 部長）は「散在するファイルをBoxで一元管理して、利便性を損なうことなくセキュアにコンテンツを保管できます」と説明する。
盤石なセキュリティ対策 厳しい要件の企業でも導入多数
他社のさまざまなファイル共有サービスも存在するが、Boxの強みは盤石な情報セキュリティ対策にある。Boxのセキュリティを支えているのが、「ダウンロードレス」という思想だ。Boxはクラウド上のファイルをダウンロードせずに閲覧できる。
ダウンロードレスのメリットについて、同社マーケティング部門の浅見顕祐氏（プロダクト＆パートナーマーケティング部 エバンジェリスト）は「ウイルス感染にしても、情報漏えいにしても、ファイルの先祖返りにしても、人から人へ電子ファイルの複製が渡されていくことで問題が発生します。Boxには国内ベンダー固有のファイル形式なども含め140種類以上の拡張子に対応したプレビュー機能があり、ファイルのダウンロードや複製によるリスクを低減できます」と解説する。
また、Emotet攻撃の対策として、パスワード付きZIPファイルをメールで送信する「PPAP」が廃止になる動きもある中、セキュアなファイルのやりとりの手段としてBoxが注目されている。まずファイルのメール添付が不要になるため、メール経路でのウイルス感染リスクを最小化できる。仮にユーザーが感染したファイルをBoxに誤ってアップロードしてしまっても、検知機能によってダウンロードや他との連携を防止できる。そもそもBoxにアップロードしたら自動的に暗号化されるが、バージョン管理機能によってファイルを任意の過去バージョンに戻すことができる。特別なバックアップなしに、被害からの迅速な復旧が可能なのだ。
なお、ファイルやフォルダの権限は7種類まで細分化し、セキュリティを確保しつつも、柔軟に対応できるようになっている。アクセス履歴含む全ての操作ログは最大7年間保持し、監査証跡としても利用可能。法令順守にのっとったオプション機能を活用すれば、迅速な監査対応を実現できる。
このようにBoxにはさまざまな特長があるが、「そもそもクラウドはセキュリティが不安」という声が根強くあることも事実だ。Boxはコンテンツ管理に特化したクラウドベンダーとして、世界的に見ても高いレベルのセキュリティ、プライバシー、コンプライアンス機能を提供。高度なセキュリティ要件を設定している企業や組織での採用実績も多数ある。
Box Japanで中堅・中小企業の営業を統括する松田健太氏（ミッドマーケット営業2部 兼 SMB営業部 部長）は「さまざまな業界標準や各国規制要件にも対応し、国内では『ISMAP』という政府調達のクラウドサービスのセキュリティ評価にも適合しています。日本郵政や文部科学省などセキュリティ要件に厳しい顧客にも採用されている他、全世界では11万5000社以上のお客さま（2023年3月時点）が利用しています」と説明する。
仮に、自社でファイルサーバを管理することを想像してみてほしい。脆弱（ぜいじゃく）性が見つかってOSにパッチを当てたり、サイバー攻撃に備えるためWAFを導入したり、ウイルスチェックや暗号化などのソフトウェアを導入したりと、自身で数々の対策を講じてセキュリティを担保しなければならない。これを踏まえ浅見氏は「専業のクラウドベンダーの専門スタッフが管理する方が高いセキュリティレベルを維持できることは明白です」と説明する。
専任マネージャーの対応やベストプラクティスの共有も
ただし、Boxに限らず有用なソリューションをいくら導入しても活用が進まないというケースは多々ある。ソリューションを定着させるには、自社の企業風土や他社の事例などを踏まえた継続的な取り組みが必要だ。
Box Japanでは一定の契約規模に応じて、ユーザー企業専任のCSM（カスタマーサクセスマネージャー）を割り当てている。CSMと活用状況の共有や将来的な利用促進に向けた打ち合わせを定期的に重ね、企業内での浸透率向上を図る仕組みだ。一定規模に満たない場合でも、販売パートナーが提供するサービスの中でCSMが就くケースもある。他社の活用事例などは、定期的に開催しているユーザーの交流イベント「Box Local」でも紹介している。
さらに同社ではコンサルティング部隊があり、ユーザーの要件や企業風土、過去のベストプラクティスなどを踏まえた最適な導入プランを提案する。
また「Box Pulse」というユニークな仕組みもある。ユーザーであれば誰でも機能改善要望でき、その投票数に応じて新たな機能の開発や既存機能の検討を行うというものだ。これによって日本国内のユーザーニーズを機能に反映させるチャンスが大いにある。「機能がニーズを満たしていないから定着が進まない」という事態の回避にもつながっている。
「コンテンツ管理という領域の専業ベンダーならではの観点とスキルを持ち、お客さまのSuccessをご提案できるのがBox Japanです。日本法人の立ち上げから10年の節目を迎える現在、国内導入実績は1万5000社以上（2023年2月時点）となりました。お客さまからご愛顧いただけている何よりの証拠と自負しています」（浅見氏）
日本を代表するトップ企業から業界の老舗企業、中小企業まで、幅広い導入実績があるBoxには、ベストプラクティスや事例など活用のヒントとなる情報を提供するリソースがそろっている。あなたの企業でファイル共有やコンテンツ管理に課題を抱えていたら、Boxの導入を検討してみてはいかがだろうか。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.
提供：株式会社Box Japan
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ビジネスオンライン編集部／掲載内容有効期限：2023年5月17日
ITmediaはアイティメディア株式会社の登録商標です。