帳票を保存する“だけ”で改正電帳法に対応！ 業務フローを変えないデジタル化のはじめ方とは

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　2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」（改正電帳法）では、国税に関わる帳簿や書類を電子データで保存する要件の一部を緩和する一方で、電子取引における電子データの保存を義務付ける内容が盛り込まれた。また電子データの改ざんなど不正に対する罰則も強化されている。

　メールやクラウドサービス、EDI（Electronic Data Interchange）などを用いた取引が一般化している現在、ほとんどの企業がこの改正法へ対応しなければならないはずだ。経過措置として従来通りの紙の保存も認められているものの、2023年12月までの宥恕（ゆうじょ）にすぎず、未対応の組織にとって急務の課題となっている。

　また2023年10月からは「インボイス制度」が開始する予定だ。企業は課税事業者が発行する適格請求書を適切に保管することに加え、事業者の名称や登録番号に誤りはないかどうかなど、チェック・管理しなければならない項目が増えることになる。

　人材不足にあえぐ企業にとって、こうした帳票管理の改定は大きな負担になる。大掛かりなシステム開発を行うことなく、現場の業務フローを大きく変えることもなく、新しい法制度へ対応できるようになることが望ましい。

　そこで、多様な帳票を簡単に電子データとして保管、先端技術を活用して自動的に仕分けし、必要なときには紙書類よりも素早く検索できる方法を紹介しよう。改正電帳法への対応をはじめ、さまざまなドキュメント管理の課題を解決できるようになるはずだ。

新しい法・制度で増える負担…現場は「何も考えずに対応したい」

　改正電帳法やインボイス制度について、オリックスが2022年に取引先企業へアンケートを実施したところ、「内容がよく分からない」「対応方法が分からない」という回答が多かったという。いずれも帳票の管理や運用に関わる変更であり、何をどうすれば最適な状態になるのか、負担を最小限にとどめられるのかが分かりにくいというのが本音のようだ。

　また、これまで紙書類で管理してきたものをデジタル化する必要があるため、様々な業務をシステムやツールに対応させる運用設計スキルやスムーズに導入するためのノウハウ・経験が求められるという点が、多くの企業にとって高いハードルになっている。

　「既存のツールやクラウドサービスで、法制度に対応するためのオプションが用意されているケースもあります。しかし改正電帳法は、見積書や納品書などの現場で扱う帳票も対象となっています。しかし、経理担当者向けの会計ツールなどは経理知識を前提としたユーザーインターフェースや機能設計がなされているため、営業担当者や他部門の担当者に利用してもらうのは現実的ではありません。従業員の負担を増やさず、ツールの教育コストなどをかけず、できるだけ何も考えずに対応したいという要望が多いことは事実です」と、オリックス株式会社 法人営業本部 デジタル戦略推進室 プロジェクトマネージャーの石原亨氏は述べる。

オリックス株式会社 法人営業本部 デジタル戦略推進室 プロジェクトマネージャー 石原亨氏

　石原氏によれば、オリックス自身も業務ドキュメントのデータ保存やペーパーレス化について長く悩んでおり、解決策を模索していたという。そこで改正電帳法施行やインボイス制度開始を機に、その解決策となるクラウドストレージの独自開発に着手し、簡単かつ安価に法制度へ対応できるビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST（パットポスト）」の提供を開始した。

帳票をアップロードする“だけ”　簡単・低コストに電帳法対応

　PATPOSTはその名の通り、パッと帳票をクラウドへアップロード（ポスト）するだけで、改正電帳法に適したドキュメント保管・管理を実現できるサービスである。アップロード後のドキュメント管理にかかる作業のほとんどが自動化されているため、既存の業務フローに与える影響は極めて軽微で済む。請求書などを受け取ったらPATPOSTにアップロードするだけで、その後の「内容確認→承認→保管」という業務フローに新たな作業工程の追加や大幅な変更を加える必要がなく、各作業を強力にサポートしてくれる。

請求書などをPATPOSTにアップロードした後の業務フローは変える必要がない

　アップロードされた帳票は、PATPOST独自のAI-OCR技術によって全文（※）を認識・解析し、自動的に仕分けして項目を抽出する。請求書や契約書、注文書など帳票の種類は問わず、全てのドキュメントを、改正電帳法など各保存要件に従って自動で保管してくれる。取引先名称や取引金額、帳票種別など任意の条件で検索して、スピーディーに特定のドキュメントを参照することが可能だ。

※書類の品質、スキャニング環境によっては読み取れない場合もあり。1ページ目のみ項目抽出が可能。

　紙の書類も、スキャンしてPATPOSTにアップロードすればAI-OCRが自動的に項目を抽出し検索が可能となり、またファイルの訂正・削除ができなくなることで改正電帳法の保存要件を満たすことができる。スキャナ保存への対応は義務ではないが、既存の紙を電子化すれば、過去の帳票内容のチェックも格段に効率的になる。

AI-OCR機能で全ページテキスト化するので、帳票の検索や自動での分類ができる

　また改正電帳法では、帳票データを訂正・削除できないシステムで取引情報の授受・保存を行うか、訂正・削除の事実・内容を確認できることが要件とされている。PATPOSTの「電帳法キャビネット」（ディレクトリ）にファイルを保管すると、自動的にロックされ、管理者であっても改ざんができなくなる。適正な訂正が必要な場合も修正前のデータがきちんと保管され、不正を行うことはできない。このような法対応をユーザー企業自身で対応しようとすれば、大掛かりなインテグレーションや厳格な事務処理規定の整備が必要になることは間違いない。

　さらにPATPOSTでは、帳票以外のファイルを保管・共有できる「一般キャビネット」も用意されている。PATPOSTのサービス基盤は法対応のため高い安全性と堅牢性が維持されており、一般的な情報共有・共同作業のためのクラウドストレージとして使えるという点でも導入効果は高い。

「電帳法キャビネット」に保存した帳票は、訂正や削除ができない仕様になっている。また、取引先名や取引日、金額で帳票の検索ができる

　「電帳法やインボイス制度に対応するためのソリューションは数多くありますが、たいていは従量課金制でランニングコストがかさんでしまいます。PATPOSTはユーザー数のみに応じた定額課金制で、保存容量をあまり気にせず（※）ご利用いただけます。帳票の電子保存という機能に特化している代わりに利用料が抑えられており、予算が管理しやすい点もメリットです。シンプルで使いやすいためマニュアルがいらず、教育コストもかかりません」と、オリックス 法人営業本部 デジタル戦略推進室の奥田結氏は強調する。

※不正利用などを防止するため、1ユーザーあたり年間1万2000ファイルまでとするアップロード数の上限設定あり。

オリックス株式会社 法人営業本部 デジタル戦略推進室 奥田結氏

　オリックスは日本全国に拠点を設置しており、中小企業に対する親身なサポートに定評がある。PATPOSTはクラウドサービスではあるが、導入や運用に関してはカスタマーサポート部門を設置すると共に、全国の営業担当者に対面で相談できる体制も整えられており、長期間にわたって安心して利用できる。電帳法ソリューションとしては後発だが、だからこそさまざまな企業・業界のニーズを採り入れており、オールインワンでドキュメント管理の課題を解決したいユーザーに適したサービスだ。

　「PATPOSTは、改正電帳法に対応しながら、ドキュメント管理のデジタル化を推進できるソリューションです。2カ月間無料（※）で利用でき、ユーザー数制限も機能制限もありません。IT部門だけでなく業務部門と協力して現場でしっかりとテストできます。ぜひPATPOSTの導入効果を試してください」（奥田氏）

※無料期間終了日の翌日に年払の残期間分（10カ月）である1IDあたり9,800円（税抜）の費用が発生します。また、無料期間を除き、解約はできません。

“帳票プラットフォーム”へ進化を続けるPATPOST

　PATPOSTは、開発段階から数十社の協力を得て、さまざまな要望を採り入れてきた。多くのテストユーザーが効果を実感しており、「何も考えずに利用できる」「書類の共有で業務効率化が図れる」「必須の法対応を低コストに実施できた」と高く評価している。サービスローンチ後も開発は続けられており、ユーザーのニーズを吸収しながら定期的に機能拡張を続けていく計画だ。

　例えば直近のアップデートでは、キャビネットを追加するオプションのリリースを予定している。従来は一般キャビネットと電帳法キャビネットをそれぞれ1つずつしか利用できなかったが、それらを増やし、部門ごと担当ごとにアクセス権限を付与できるようになる。

　また、社外組織とファイルを共有する機能も追加する。税理士事務所や取引先とキャビネットを共有することで、スムーズに帳票をやりとりできるようになる。

　インボイス制度への対応として、適格請求書発行事業者公表サイトとAPI連携し、事業者番号を自動的にチェックできるようになる機能強化も予定する。確認作業が大幅に増える制度であるため、こうした自動機能で担当者の負担増大を抑えたいものだ。

　「将来的にさまざまな機能強化を計画しており、他のクラウドサービスや業務ツールと連携できるようにすることも検討しております。単に帳票を保存するストレージではなく、保管された帳票を利用するプラットフォームとして進化していくことが目標です。『“探す”をなくし、価値あるデータを“届ける”』というミッションで、お客さまのデジタル化をもっと身近なものとし、推進と成功に貢献したいと考えています」（石原氏）