従業員にもサイフにも優しい これからのビジネスに必要なオフィス機器とは？ 有識者に聞く

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　働き方が多様化する中で、オフィスの在り方やレイアウトの変更を検討している企業も多いはず。その際に見直したいのが新しい働き方に合ったオフィス機器の選定だ。

　使い勝手はもちろん、機器を管理する情報システム担当者の負担を軽減するためにも維持管理のしやすさは重要な選定基準となる。かかる光熱費も考慮に入れたい。特に複合機やプリンターはオフィスの消費電力の9.5％（※1）を占めるともいわれている上、紙詰まりを取り除いたりインクを入れ替えたりと、何かと負担が多い。

※1：経済産業省「冬の省エネ・節電メニュー」電力消費の内訳（冬季の1日間）より。

　新しい働き方に合致し、業務効率化に貢献するためにはどのような機器を選べばよいのだろうか。機器のリプレースを担う情シス担当者の課題や選定したい製品の特徴について、一般社団法人 ひとり情シス協会 認定インストラクターの増山大輔氏と、エプソン販売 P MD部 スマートチャージ企画 課長の手戸佑介氏に聞いた。

（左から）一般社団法人 ひとり情シス協会 認定インストラクター 増山大輔氏、エプソン販売 P MD部 スマートチャージ企画 課長 手戸佑介氏

“ひとり情シス”の背景と問題点

――急速なデジタル化や働き方の多様化により、バックオフィス部門の業務も増えたと思います。現場が抱える課題をお聞かせください。

増山氏：　いわゆる“ひとり情シス問題”は以前からありますが、近年は傾向が変わってきており、前任者が転職または定年退職して後を任されたものの、どうしたら良いか分からないという事が起きているようです。

　特にコロナ禍以降、企業規模に関わらずクラウドなどを活用したデジタル化が進んだことや採用難の面から、IT系転職者ではなく自社の総務担当者が情シス専任になるパターンが増えたように感じます。私がインストラクターを務める講座でも、「担当になったがどこから手を付ければ良いか分からない」といった悩みを耳にします。

手戸氏：　お客さまの規模にもよりますが、増山さんのおっしゃる通り、お一人もしくは総務部が情シスの役割を兼務している会社もあります。私たちのお客さまの多くは中小企業ですが、情シス業務を兼任されている会社がほとんどではないかと思います。

ひとり情シスの現状を語る増山氏

増山氏：　中小企業の場合は縦割りの仕事分担ではない事もあるかと思いますが、何かとITが関わるこの時代にひとり情シスとなると、担当範囲が広くて取り扱う内容も多岐にわたります。極端に言えば「ITっぽいものは全て情シスの担当」と言われかねません。

　複合機やプリンターはLANに接続されているため、導入時に関わることがあります。そのため「何かエラーが出た」「操作方法が分からない」「思い通りにプリントできない」といった相談を受けやすいです。このような事が積み重なると「細かな事に手を取られ、本来の業務をする時間がない」という悩みになるので、いかにして“手を開けていくか”がひとり情シスの課題となります。

情シスの負担を軽減できるリプレースとは

――働き方の選択肢が増えたことで、オフィス全体のレイアウトや機器の更新を検討している企業も増えています。ひとり情シスでは機器のリプレースも一苦労ですね。

増山氏：　複合機などのリプレース案件があっても、経験が浅くて「何を基準に選べばよいかが分からない」と頭を抱える情シスもいると聞きます。管理台帳だけでは自社が本当に必要としている機能が何かは見えてこないものです。そこで私は講座にて「まずは社内でヒアリング。どのように使い、何を必要としているのか確認すべき」と伝えています。

　実際に利用する従業員に「なぜ必要なのか」「何をしたいのか」「現状の不満は何か」などを掘り下げて聞いていくと必要な機能が見えてきます。最初に手間がかかりますが業務効率改善や情シスの管理負担軽減に重要なプロセスです。

――エプソン販売さんのユーザーからはどのような要望が上がってきますか。受注理由などをお聞かせください。

「エプソンのスマートチャージ」の魅力を語る手戸氏

手戸氏：　多くの企業が重視しているのは、「コスト削減」で、その中でも、電気代も含めた「トータルコストの削減」を決め手に選定していただく方が多いです。当社は、使用状況に合わせて適したプランと製品を選んでいただけるサービス「エプソンのスマートチャージ」を提供しています。

　プランは機器によって異なりますが、主にオフィスで利用される「＜LM＞シリーズ」（印刷速度：40枚／分、50枚／分、60枚／分）を選択した場合は、機器本体を購入せずに月々の定額料だけで規定枚数までプリントできる「オール・イン・ワンプラン」や、機器を購入して使った枚数分に課金する「カウンター・チャージプラン」を用意しています。いずれのプランにも、インクやメンテナンスボックス費用、保守サービスなどが含まれています。

　当社製品が採用している「インクジェット方式」は、レーザー方式とは異なりインク吐出に熱を使わず印刷できます。セイコーエプソンの国内全事業所においてレーザープリンターをインクジェットプリンターに置き換えた事例では、消費電力量を82％削減（※2）した実績があります。

※2：14年度下期〜15年度上期と19年度上期〜下期の1年分の消費電力量比較。製品カテゴリごとに、社内代表機種のTEC値を利用し算出。電力量削減効果にはレーザープリンターを低消費電力のインクジェットプリンターに置き換えた効果が含まれます（セイコーエプソン調べ）。

　コスト面と並んでよくいただく要望は、「管理工数の削減」「生産性向上」「メンテナンス性」などの業務改善や効率化に関する点です。前述したように、インクジェットプリンターはインク吐出に熱を使用しません。この特長により、お客さまからも「管理系業務の削減につながった」などと好評を得ています。業務改善や効率化に関する詳細は、後ほど詳しく説明できればと思います。また、インク吐出に熱を使用しないため、のり付き封筒や特殊用紙にも印刷可能です。

増山氏：　確かに封筒への印刷に良いと思います。情シスの目線で言うなら、コストは当然ながら先に述べたように手を取られぬようトラブルが少ない機器を選びたいという思いがあります。紙詰まりやインク交換などの対応には意外と時間を取られるものです。さらに利用者が迷わないユーザーインタフェース（UI）も重視したいです。どのメーカーもUIを工夫してさまざまな機能を搭載していますが、それでも迷ってしまう利用者がいるのが実情です。

手戸氏：　＜LM＞シリーズは、業務負担を軽減する「シンプルな構造」「大容量インク」「ファーストプリントの速さ」「大型の静電式タッチパネル」といった4つの特徴を備えています。

　インクジェットプリンターはレーザープリンターよりも構造がシンプルなので紙が詰まりにくく、仮に紙が詰まった場合は液晶パネルで詰まっている場所を表示し、紙詰まり箇所へ簡単にアクセスでき、すぐに紙を除去できるようになっています。機体内部は熱くならず、安心して作業できます。

インクジェットプリンターは構造がシンプルで紙が詰まりにくく、仮に紙が詰まってもすぐにアクセスできる

　インクカートリッジのサイズも大きく、ブラックは5万枚、カラーは3万枚の印刷が可能（※3）です。インク切れで情シス担当者が呼ばれる頻度が少なくなりますし、一定のインク量を下回ると自動的にインクが発送される仕組みになっているので、管理者の負担を軽減できます。

※3：LM-C6000/LM-C5000/LM-C4000のイールド枚数（各色での印刷可能枚数）算定については、国際基準規格であるISO/IEC24711（測定方法）、ISO/IEC24712（測定画像）に準拠し、A4普通紙に片面連続印刷した場合の平均（シアン、マゼンタ、イエローインクカートリッジは合成平均値）より算出したシミュレーション値です。初回セットアップに使用したインクカートリッジではなく、2回目以降に装着したインクカートリッジを使用。標準プリンタードライバー使用。また、イールド枚数はお客さまの印刷イメージ、印刷原稿、印刷間隔、印刷環境によって変動します。

　10.1型の大型タッチパネルは利用者の使いやすさを意識し、アイコンが大きくてシンプルな設計としました。アイコンの色は業界標準となっているため、「リプレース前の機器と同じ使い勝手にしたい」という要望にも対応しています。

　情シス担当者の機器管理を支援する「Epson Device Admin」や、リプレースを支援する「EpsonNet SetupManager」といった無償ソフトも用意しています。設置から運用まで一貫した負担軽減を目指しています。

全てのユーザーのための製品づくりを

増山氏：　インクジェット方式は、レーザープリンターと比べると文字のくっきり感がないように感じるときがありますが、その点はいかがでしょうか。

手戸氏：　恐らく、家庭用プリンターの印象が強いのではないかと思います。実は家庭用とビジネス用のインクジェットプリンターでは採用されているインクには大きな違いがあります。

　家庭用で採用されている染料インクは水に溶けるという性質があり、写真用紙などにおいて鮮やかで高光沢な表現が得意な一方で、コピー用紙などの普通紙には、染みこんでにじみやすいため、くっきり感がないという印象を抱くかと思います。

　対してビジネス用で採用されている顔料インクは、水に溶けず紙の上に顔料がとどまり、にじみにくくなっているため普通紙への印刷に向いています。さらに、エッジ処理を施すことで可読性を向上させ、精細なビジネス文書の作成を可能としました。

　インクジェットプリンターは「にじみやすい」「長期保存に向かない」といったイメージを持つ人も多いかもしれません。当社のビジネスインクジェットプリンターに使用されている純正インクは、画質と保存性を両立させる顔料インクを使用しています。

　顔料が樹脂によって表面にしっかり固定されるので、上からマーカーを引いたり水にぬれたりしてもにじみにくいです（※4、5）。そのため、幅広い用途の印刷に対応しています。

※4：マーカーによってはにじむ場合があります。また、用紙との組み合わせによってはにじむ場合があります。マーカーを使用する場合は、印刷後5分程度たってからご使用することをおすすめします。

※5：印刷した用紙を水に濡らした環境は、エプソンが保証するものではありません。

増山氏：　なるほど。インクジェット方式は家庭用というイメージを持っていたので、誤解する人も多いのかもしれませんね。

手戸氏：　ビジネス用途でインクジェット方式を導入するメリットとしては、企業のBCP施策に貢献できる点も挙げられます。インクジェットプリンターは印刷速度が速くなっても消費電力を低く抑えられます。そのため、災害時の限られた電源環境でも負荷なく稼働でき（※6）、避難場所の案内や名簿作成などに役立てられます。

※6：2kWhの蓄電池でプリント約4万8000枚、8時間以上の稼働。使用機器：＜LX＞シリーズ（動作時約 220W、レディー時約100W）、蓄電池：ニチコン（株）のESS P1S1

増山氏：　これまでの説明を聞いて、エプソン販売さんはとても研究熱心だと感じました。機器を管理する担当者やユーザーの目線を重視していることが分かりました。今後は、ユーザーが使いやすく、管理が容易な独自機能を搭載した製品の開発にも期待したいです。

手戸氏：　ありがとうございます！　利用者のニーズに合わせてこれからも製品をグレードアップしていきたいと考えています。

――本日はありがとうございました。

新しい時代に合った機器の選定で、従業員にも社会にも優しい会社へ！

　従業員の働き方改革や業務効率化、固定費の見直しなど企業が考えるべきことは多い。その一助として、今の時代に合ったプリンターへの刷新は有効と言える。エプソン販売のWebサイトには、エプソンのスマートチャージに関する詳しい情報が掲載されている。プリンターや複合機の置き換えや新規、追加導入を検討している担当者はぜひ一度チェックしてほしい。