激増する経理業務の負荷を軽減するには？ ウイングアーク１ｓｔが解説する請求書電子化のススメ

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　2023年10月1日に開始したインボイス制度や改正電子帳簿保存法（改正電帳法）などへの対応が一通り終わり、安堵（あんど）している企業も多いはず。しかし、重要なのは導入したツールやシステムをどう運用、活用するかだ。

　各種法令対応で請求書業務を取り巻く環境は大きく変化し、業務負担の増加が課題となっている。現場の負担を軽減するためには、取引先も巻き込んだ業務のデジタル化に取り組む必要がある。

　本記事では、ITmedia ビジネスオンライン、ITmedia NEWS主催のオンラインイベント「Digital Business Days -SaaS EXPO- 2023 Summer」（23年8月22日〜9月24日）に登壇したウイングアーク１ｓｔの四之宮諒氏（Business Document事業部 BD事業戦略部 リードデザインG グループマネージャー 上級文書情報管理士）の講演から、請求書電子化に向けた課題とその解決策を紹介する。

インボイス制度で請求書業務はどう変わる？

ウイングアーク１ｓｔ 四之宮諒氏（BD事業戦略部 リードデザイングループ グループマネージャー 上級文書情報管理士）

　改めてインボイス制度について整理したい。インボイス制度とは、消費税の二重課税を防ぐ仕組みである「仕入税額控除」に影響する請求書や領収書にまつわる制度のこと。「適格請求書（＝インボイス）」を受け取らなければ、仕入税額控除を受けられない。

　インボイス制度の開始により、受け取り側は適格請求書に「税率ごとに合計した対価の額および適用税率」「消費税額等」「適格請求書発行事業者の名称および登録番号」などが記載されていることを確認する作業が必要になった。

　適格請求書の発行は、会計システムや自社の帳票様式の見直しなどで対応している企業も多いだろう。一方、四之宮氏が「意外に気付いていない人が多い」と話すのが、受け取り業務への影響だ。適格請求書と従来の請求書である「区分記載請求書」を分けて保管し、記載漏れがあった場合は発行側に問い合わせたり再発行を依頼したりする作業が生じる。

　「インボイス制度の開始によって、請求書の種別や適格請求書の記載項目、登録事業者であるかといった確認が必要になり、受領側の業務負荷が増加しました。受領する請求書が少数であれば紙の運用で対応できるかもしれません。しかし実際にはさまざまな取引先から請求書を受け取る企業が多いはずです。紙の運用のままでは業務が回らなくなることが想定されます」

インボイス制度開始により、請求書の確認作業と仕分けが必要に。紙運用では業務が回らなくなる可能性がある

　これらの課題を解決するために注目されているのが「帳票の電子化」だ。

　「帳票の電子化は、生産性を高め、ミスを防止し、内部統制を強化するために必要な取り組みです。しかし、送付側と受け取り側それぞれの立場があるのも事実です。送付側であれば、紙や電子が混在することで作成や送付に無駄な業務が発生してしまう点が課題に挙げられます。

　受け取り側も、異なる形式で届く請求書を処理したり電帳法に対応した保管をしたりといった業務負担が発生します。商取引の帳票は取引先と密接に関連しており、自社だけの取り組みでは電子化は進みません。取引先との相互理解の下で初めて成り立つのです」

帳票の電子化で生まれた新たな課題

　電帳法対応を見据え、電子帳票サービスを導入した企業も多いはずだ。しかし電子帳票の受領もしくは配信のどちらかに特化しているサービスもあり、保管できる帳票の範囲が限定的である場合もある。

　「用途特化型のシステムを複数導入した結果、ツールが散在してコストの増加やデータ参照の手間が膨大になる、顧客情報の漏えいリスクが高まるといった課題が出ているのです」

　ウイングアーク１ｓｔが請求書関連業務の担当者522人を対象に実施した調査でも、これらの課題が顕著に表れている。

　社外取引で2種類以上のサービスを使用していると答えた人は49.5％で、そのうち52.0％が「ツールの散在」を実感していると回答した。その結果、2種類以上のサービスを使っていると答えた人の80.8％が効率の低下を実感し、63.6％が情報漏えいリスクの高まりに懸念を抱く結果となった。

　「今後もDX推進に向けて多くの企業が多様なツールを導入すると推測でき、電子帳票の受け取り側でもツールの散在が課題になるはずです。証跡管理などのリスクを考慮した対策が必要です」

電子化ツールの散在を解消する「invoiceAgent」

　電子化ツールの散在を解消する手段の一つとして四之宮氏が紹介するのが、ウイングアーク１ｓｔの電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」だ。電子帳票の受領から保存、配信までワンプラットフォームで一括管理し、各システムとの連携で管理ツールの運用コストを低減できる。

　「invoiceAgentを全社の文書管理基盤として活用することで、ペーパーレス化や業務効率化に貢献します。具体的には、さまざまな形で受領する請求書のデータを正しい形で保管し、いつでも簡単に文書情報を検索できます。業務システムが出力する帳票を連携させると、ファイルの仕分けから配信まで自動で行います。取引先が『どうしても紙で受け取りたい』という場合には、郵送にも対応可能です」

　サービスラインアップは「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」「invoiceAgent 電子取引」「invoiceAgent 電子契約」の4つ。「文書管理」もしくは「AI OCR」をベースに、取引帳票の送受信から管理まで一括でできる「電子取引」や、商取引における契約の確認、署名、管理が可能な「電子契約」を組み合わせて利用できる。

　invoiceAgentの導入は業務効率化とテレワークの推進に役立つだけでなく、発送作業や配送費用の削減といった電子化によるメリットを実感させるはずだ。四之宮氏は、「自社のみならず取引先にも大きなメリットがある」と説明する。

　「取引先も、出社しなくても帳票を受け取れる他、受領証などの返送や他帳票の配信が可能なため、これまでの運用のままで電子化が可能です。受け取った帳票のデータをCSVファイルで出力できるので、発注データの突合や基幹システムへの入力作業の工数削減につながります」

　これを実現するのが、invoiceAgent 電子取引だ。手動配信の他、invoiceAgent 電子取引にアーカイブされた帳票を自動的に仕分けて配信する。

　「invoiceAgent 電子取引は、基幹システムが出力するPDFファイルをベースとしており、既存システムを改修せずに電子配信を実現します。1つのPDFに100取引先のデータが入っていても、自動でPDFを分割して送付できます」

　取引先とのやりとりも同じプラットフォームで完結する。取引先はinvoiceAgentが提供する「受信サイト」にファイルを保管できる他、帳票フォーマットを指定せずに受領してデータ化できるため、双方の負担を軽減する。もちろん発行、受領共に電帳法に対応している。

invoiceAgentは導入企業、取引先共に同じプラットフォームで作業できる

　スモールスタートしやすいライセンス体系も魅力だ。ベースとなるinvoiceAgent 文書管理とinvoiceAgent AI OCRの月額料金は3万円からとなっている。invoiceAgent 電子取引とinvoiceAgent 電子契約はそれぞれ月額1万5000円からで、各プランに応じた無償枠が用意されている（無償枠超過の場合は、1通当たりの従量課金）。

　業界や業種、企業規模を問わず、多くの導入実績がある。「小売りや流通、製造業の他、情報システム産業、金融系のお客さまなど、高度な情報セキュリティ要件を求められる企業にもご採用いただいています」

　特筆すべき事例を2つ紹介したい。JFEスチールは、請求書のWeb配信で自社と取引先の業務負担を削減した他、全社展開と電帳法への対応を推進した。総合リース企業の三井住友ファイナンス&リースは、請求や支払い業務のデジタルシフトによる働き方改革とコスト削減を実現し、SDGsへの貢献として各ステークホルダーと共に帳票電子化を推進している。

帳票デジタル化の展望に向けて

　さらに四之宮氏は「業務負荷の軽減を目指すためには、データの取得に転記が必要な『非構造化データ』からそのままデータを取り出せる『構造化データ』のやりとりに変える必要がある」と説明する。

　この切り札が、電子文書をネットワークでやりとりするための国際的な規格「Peppol（ペポル）」だ。欧州を中心に世界30カ国以上で利用が進んでおり、国内でもインボイス制度の導入と並行して、Peppolの規格をベースとした日本のデジタルインボイスの標準仕様である「JP PINT」が整備されてきた。

　デジタルインボイスの普及後は、標準化、構造化されたデータでやりとりでき、どの企業も同じ項目でデータを取り出せるようになる。一方で、取引先のPeppol対応が必須であることや既存システムの改修が必要など、すぐに導入できないのが実情だ。

　これらの課題もinvoiceAgentであれば解決できると四之宮氏は胸を張る。「invoiceAgentであれば、郵送代行やAI OCRの活用、Peppolを用いたデジタルインボイスの対応まで、取引先を含めてフォローできます」

　ウイングアーク１ｓｔは、デジタル庁から「Peppolサービスプロバイダー」の認定を受けており、Peppolネットワークを介した送受信サービスをinvoiceAgentで標準提供している。Peppolの受配信に必要な「Peppol ID」も、ウイングアーク１ｓｔのWebサイトで取得可能だ。

　データの価値を最大化し、社会改革の新しい資源にする――。経理が関係するあらゆるビジネスシーンにおいてウイングアーク１ｓｔの存在感はますます高まるだろう。