従業員エンゲージメント大幅増の「誇れるオフィス」を作る仕掛け 人的資本経営にデータが不可欠な理由とは？

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　人的資本経営時代の総務部門や人事部門にとって、「従業員が働きたくなる、エンゲージメントが上がるオフィスをどうやって作り上げるか」は重要なテーマだ。

　出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークが一般的になると、多様な働き方に応じてオフィスに求められる機能や役割も大きく変化する。従業員のニーズに合わせてWeb会議用のブースを増やす、コミュニケーション促進を意識した空間デザインを取り入れるなど、オフィス改革のアプローチはさまざまだが、改善活動が本当になんらかの成果につながっているのか、客観的な指標で経営層に説明するのは容易ではない。

　イトーキはオフィス家具から空間デザインまでを手掛ける企業として、オフィス内のあらゆるデータを集め、分析することの重要性に注目している。同社はデータに基づくオフィス作りと人事施策を組み合わせ、従業員エンゲージメントを大きく高めた実績を持つ企業としても知られる。同社の中村元紀氏（人事本部 人事統括部 統括部長）と吉田健一氏（商品開発本部ソリューション開発統括部 ソリューション推進部課長）との対談を通じて、これからのオフィスの在り方を考えていきたい。

「最適な働き方」はどこにあるのか

――コロナ禍をきっかけにテレワークが普及しましたが、近年は出社回帰の動きもあり、ワークスタイルの“正解”を巡る議論は複雑になっています。貴社がよく聞く課題にはどのようなものがありますか？

中村氏　当社でもコロナ禍を機にテレワークが進みましたが、「働く場所をどう決めるか」を考える場面で、企業の方針と従業員の認識にギャップが生じていました。従業員はどうしても「在宅の方が楽で働きやすい」と考えがちです。しかし人事部としては「各職種のミッションを達成する最適な働き方」を考えた上で、「在宅でも十分に能力を発揮できる」と判断することを従業員に期待しています。このギャップをどう埋めるかが課題でした。

中村元紀氏

吉田氏　当社に限らず、企業と従業員の「理想の働き方」が一致しないというお悩みをよく伺います。オフィス改修を計画する際にさまざまな意見を受け取っても、課題設定の判断基準が見つけられず、なぜそのようなリニューアル方針になったのか根拠を示して説明するのが難しい、というお声もよく聞きます。

　さらに、生産性の上がるオフィスを目指して投資をしても、リニューアル後に投資に見合った効果があったのかを定量的に分析できないという悩みにもつながっていきます。

――出社とテレワークのバランスは難しいテーマです。どちらを選ぶべきなのか、組み合わせるならどういう比率にするのか。判断基準や目安はあるのでしょうか？

中村氏　テレワークにはもちろんメリットがありますが、働く空間を共有するオフィスにも絶大な力があります。企業としての利益追求を考えると、両者を組み合わせたハイブリッドワークが結論になるでしょう。

　従業員のそれぞれに事情があり、ワークライフバランスが必要なことは理解した上で、「どのような働き方が、自分と組織にとってベストなのか」を本人と上司の間で話し合い、結論を出す必要があります。部署ごとに業務は異なりますから、部署単位で働き方を決めてもらうのが望ましい。当社もこの方針です。人事はあくまでも全体に必要な環境を整える、という立場です。

データがオフィスデザインの鍵を握る

――これらの課題があるなかで、オフィスデザインを考える際のヒントはありますか？

中村氏　当社のショールームを兼ねたオフィス「ITOKI TOKYO XORK」は完全フリーアドレスですが、部署や個人のリクエストに基づく設計というよりも、会社として生産性を高めるための空間はどのようなものか、という意識で設計しました。

吉田氏　そのときに重視したのがデータです。例えば会議室の利用率を見る場合、「どういう属性の人がどのように使っているのか」までデータ化して分析すると、特定の傾向が見えます。このデータはオフィス改善の根拠にもなりますし、課題に優先順位をつける際にも役立ちます。

吉田健一氏

――アンケートやストレスチェックなど、総務や人事はある程度のデータを集めていると思います。それだけだと不十分なのでしょうか？

吉田氏　どの企業もなんらかの形でデータを集めていますが、集めたデータを活用しきれていない、そこから打ち手の結論までつなげられないケースが多いのです。本来は複数のデータを掛け合わせた分析まで実施するのが望ましいですが、多忙な総務ご担当者だけでそこまで実施するのは困難なのも確かです。

　特にフリーアドレスのオフィスは、共有する空間が多いため、運用ルールを定めなければ活用は進みません。オフィス利用時に生じてしまう摩擦やひずみを解消する運用ルールを作るときにも、データ分析が大きく役に立ちます。

　イトーキは、オフィス内のさまざまなデータを収集・分析し、課題解決へと導くコンサルティングサービス「Data Trekking（データトレッキング）」を提供しています。当社のオフィス環境改善や運用ルール作りにも、Data Trekkingを大いに活用しています。

データを収集・分析し、具体的なオフィス改善案を導く

――Data Trekkingとはどのようなサービスですか？

吉田氏　「オフィスの健康診断」のようなものです。オフィスのさまざまなデータを取得・分析することで、現状の課題を明確にします。その課題を解決する実行プランのご提案と、効果測定まで実施することが可能です。

　具体的には、組織と従業員のパフォーマンスとコンディションを調査する組織サーベイの分析結果と、ビーコンによる位置情報を活用したオフィス内の稼働データ、さらにユーザー企業がお持ちの独自指標を掛け合わせ、オフィスレイアウト上に可視化。データアナリストが分析し、専門のコンサルタントがユーザー企業ごとの課題に応じた解決策まで導きます。

　本サービスで使用する組織サーベイは、2015年に経済産業省や専門家、研究者のチームにイトーキも参画してまとめた理論や効果モデルが基礎となっており、ベースとなるバックデータと比較して「自社の状態」を分析できるのもポイントです。

　例えば、出社率や業績評価などのデータと位置情報を掛け合わせてレイアウトマップ上に表示することで、パフォーマンス（生産性）が高い人と低い人の働き方にどのような違いがあるのかを分析できます（図1）。

図1　Data Trekkingの分析イメージ（提供：イトーキ）

　データを集めるだけでなく、課題とそれに対する打ち手、オフィスデザインに関する具体的なアクションの提案もできることが強みです。エンゲージメントが上昇した従業員、ストレスが低下した従業員、生産性が向上した従業員がどのようにオフィスを活用しているかを分析し、他の従業員が意識しなくても同じように働けるような設計を提案します。

――自分たちの情報を詳細に分析されることに不安を感じる従業員もいるのではないでしょうか？

吉田氏　もちろんデータは匿名化しており、従業員個人を特定できないようになっています。オプトインも設けていて、抵抗がある方はデータ収集を拒否できるようにしています。

オフィスが変わると、従業員の意識が変化する

――イトーキではData Trekkingを活用してオフィスの在り方を変えたことで、従業員のパフォーマンスにどのような変化がありましたか？

中村氏　業務のなかでも1人で完結できるものは限られます。従業員同士がコミュニケーションを取る上で、オフィスという空間は有用です。働きやすいオフィスがあれば、従業員はおのずと「出社したい」と考えるようになります。

　当社は以前から健康経営への取り組みの一環として組織サーベイを継続実施し、組織課題に対処し、オフィス設計にも生かしてきました。主要な営業拠点では位置情報を活用したオフィス内の稼働データを収集しています。今ではData Trekkingで多面的に分析することで、より実態の見える化が進み、オフィスの課題抽出も容易になりました。

　集まったデータは、管理側にも従業員にとっても役立つ情報になっています。例えば以前は「オフィスの困りごとは改善されるまで待つ」という受け身の姿勢があった部分も、今はデータがあり、能動的に動くほど必要な情報と洞察を手に入れられるようになっています。その結果、自ら動くマインドが育ち、働き方の課題改善についても従業員が主体的に議論を進める意識が醸成されてきたように思います。

――それは素晴らしい変化ですね。人的資本経営にも注目が集まるなか、Data Trekkingはユーザー企業にどのような価値をもたらすと考えますか？

中村氏　オフィスのリノベーションは、これまではコストでしたが、今は投資と捉えられています。従業員のエンゲージメント向上につながる投資です。多様な働き方のニーズに対応し、その人の持つパフォーマンスを最大限に発揮してもらうことで生産性向上につなげる、まさに人的資本投資なのです。ただし企業に合った働き方は千差万別で、企業ごとに見極める必要があります。その根拠になるのがデータです。

　ITOKI TOKYO XORKでもデータを見ると、従業員の働き方はかなりの速さで変化していることが分かり、毎年ワンフロアずつ必要な改装をしています。見栄えを良くしただけでは働き方の変化に対応できず、従業員エンゲージメントは一時的に上がってもすぐに低下していってしまいます。データをもとに新しい課題に対応し、常に進化させていくことで「働きやすい場所が増えた」という満足につながるはずです。実際、従業員エンゲージメントに関する当社調査で「自社を誇りに思っている」とポジティブな回答をした従業員は、2019年の40.4％から30ポイント以上上昇し、2023年は74.7％に達しました。このように、大きな効果につながることを確信しています。

データを活用し、個性を生かしたオフィス作り

――最後に、今後の取り組みについてお聞かせください。

中村氏　人事として、一人のData Trekkingユーザーとして言うと、以前はデータを遠い存在に感じていました。オフィスデザインといえば雰囲気、色、形についての議論が多かったためです。しかしデータを活用することで、企業ごとの個性が可視化されるようになったと感じています。データは、オフィスデザインの常識や思い込みを崩してくれます。今後はデータに基づいて最適な働き方や働きやすさを考え、その会社らしさを体現したオフィスを作ることがますます求められるでしょう。

吉田氏　データという根拠のあるオフィス作りは、オフィス投資に対する価値の最大化にとって不可欠です。データを活用することで、イトーキのミッションステートメント「明日の『働く』をデザインする」をより高いレベルで伴走しながらご支援したいと考えています。