「ハンコください」はもう古い！上司のOKを素早くGETする方法：【集中企画】エンタープライズコンテンツ管理・実践編（3/3 ページ）

企業内で公式な文書を発行する際に必ず必要なのが、承認のプロセスである。SharePoint Server 2007の承認ワークフローを用いて上長の承認フローをスムーズにし、業務のスピードアップを図ろう。

[ITmedia]

ワークフローの完了

　文書が承認されると、承認ワークフローを開始したユーザーに承認されたことを通知するメールが届く。

　SharePointのドキュメントライブラリのページを見ると、文書の右に「承認済み」と表示されている。ここをクリックすると、ワークフローの詳細を確認できる。

Wordからワークフローを実行

　ここまで、SharePointによる標準的な承認ワークフローの流れを見てきたが、このほかにもWordで文書作成を終えた時点で承認ワークフローを実行することもできる。WordのOffice ボタンをクリックしてメニューを開き、「ワークフロー」をクリックすると、開いている文書で利用可能なワークフローを選択するダイアログボックスが開く。

ここで「開始」をクリックすると、SharePoint上と同じ承認ワークフローを開始できる。

印刷文書のバーコード機能

企業によっては、文書の承認には、印刷した文書に承認担当者の捺印を求める場合があるだろう。こうした場合、SharePointで管理している文書と印刷した文書の整合性を保つために、文書にバーコードを印刷する機能が用意されている。

　バーコード印刷のポリシーが設定された文書を印刷しようとすると、以下のようなメッセージが表示される。ここで「はい」をクリックすると、文書のヘッダにバーコードが自動的に挿入される。

このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載されたものを再編集したものです。