プロジェクトチームにおける“システム担当者”の役割：ユーザーサイド・プロジェクト推進ガイド（8）（4/4 ページ）

「システム開発プロジェクト」というとシステム担当部署が担当すると思われがちだが、大企業を除くとそうした望ましい体制を作ることは難しい。そんなとき、システム担当者の知恵を生かしてプロジェクトを推進する方法とは？

[山村秀樹，＠IT] PC用表示関連情報

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システム担当部署メンバーを使うための工夫

　それでは、既存システムのトラブル対応などに振り回されているシステム担当部署のメンバーが、プロジェクトに十分かかわることができ、その知識や経験を生かすことができるようになるためにはどのような施策が有効でしょうか。

　案として、

不備のある参照画面や帳票などはデータをテキストファイルにエクスポートして、ExcelやAccessなど簡易で安価なものに変える
簡単なハードトラブルなどは外部業者に任せる
作業依頼の受け付けや報告などの事務作業を簡素化する
システム改善作業の依頼受け付けを中止する
OA機器調達＆セットアップ業務などのアウトソーシングやシェアードサービスが検討されているならば、前倒し実施を要請して業務を担当してもらう

などが考えられます。

　もちろんケースにもよりますが、特効薬などなく愚直に対応せざるを得ないことの方が多いでしょう。既存システムのトラブルに関しては、そのシステムが業務を担っている以上対応しなければならないことはやむを得ません。

　結局は、トラブルの発生しない変更のしやすいシステムを作り、それを維持、管理することが次回以後のプロジェクトを阻害しないことです。そういうシステムを作ることに努力をしなければいけないのです。

時間を調達する

　そのためには、思い切って、ここで時間を調達しなければなりません。ベンダにできもしない無理をさせるよりも、システム担当部署のメンバーができることをしっかりとするべきです。システム担当部署のメンバーが、たとえ既存システムの対応にかなり時間を費やしたとしても、さらに時間をかけ、レビューを開いてほかのメンバーの報告を聞いたり相談に乗ったりして機能要求仕様の精度を向上させなければなりません。

　ここで時間をケチってやらなければならないことをやらなかったために、後で出てくる批判や後悔は必ずあります。それは高コストシステムとなっていることであり、また次のシステム開発の足かせになるということです。大体、機能要求仕様が決まっていないのに、ユーザー側はさっさと帰宅、ベンダ側は終電──これでいいシステムができるとは考えられません。

「ルーチンに専念する」という役割設定も有効

　なお、システム担当部署のメンバーがプロジェクトを面倒がってなるべくかかわらないように既存システムの世話に逃げることもあるようです。もし、このような人がいるならば、その人にはプロジェクト作業から外れてもらい、その代わりに、トラブル対応を含むルーチン作業を精力的にしてもらいましょう。プロジェクトチームがプロジェクトに専念できる環境づくりに貢献してもらうということで、この人なりのプロジェクトへの参画ということになります。人には事情があるものなので、この辺りは大人の対応が必要です。臨機応変にいきましょう。

プロジェクトの運営を工夫

　プロジェクトの運営を工夫することも重要です。例えば、

適切なルールとその順守
カジュアルに行う技術や知識の修得
無駄のない効率の良い打ち合わせ
成果物などの無駄のない管理方法
プロジェクト管理や情報共有ツールの有効利用

　などがあります。今後、これらのこともこの連載で取り上げていく予定です。

システム担当部署が主導的に関与できないプロジェクトのチェックポイント

低品質な既存システムが新規プロジェクトを阻害するという構造を意識し、悪循環を断ち切る
業務部門メンバー主導のプロジェクトでは、システム担当部署メンバーを含めた衆知を結集する意識が大切
システム担当部署メンバーの“時間”を思い切って調達する

　次回は強いチームである方策を考えます。

筆者プロフィール

山村秀樹（やまむらひでき）

某製造業において、主としてシステムの運用保守作業に従事している。仕事を通して、コンピュータ・システムに関心を持つようになり、中でもシステムの開発プロセスについて興味を感じている。

Elie_Worldを運営し、システムのライフサイクル全般にわたる作業について考えている。

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