容量無制限のファイル共有コラボレーションサービス「Box」は仕事でどこまで使えるか？
クラウドサービスを使って業務を効率化したいが、多くの法人向けサービスには使い勝手の面で不満がある――そんなニーズに応えて世界で18万社以上に導入されているサービスが「Box」だ。使い勝手のよさと充実の管理機能を両立するその仕組みを紹介しよう。
クラウド上でデータを管理するのはいまや“当たり前”「自宅や外出先でも仕事のデータをチェックしたい」「さまざまな関係者とスムーズにファイルをやり取りしたい」――そんな思いから、個人向けクラウドストレージサービスなどを仕事でも活用している人は少なくないだろう。情報感度の高いビジネスパーソンにとって、業務効率化のためにクラウドサービスを活用するのはいまや“当たり前”になりつつある。
だが、そうしたサービスを仕事で使う上では課題もある。個人向けクラウドサービスはファイルの公開範囲やセキュリティポリシーを細かく設定できないことも多く、使い方を一歩間違えれば「うっかり社内の機密情報を公にさらしてしまった……」といった最悪の事態を招くおそれがある。そんなリスクがある中では、会社はどんなに便利なサービスでも「使っていいですよ」と社員の背中を押すわけにはいかないのだ。
とはいえ会社にとっても、社員の「仕事を効率化したい」「生産性を上げたい」という意欲をむげにするのは本望ではないだろう。そこで選択肢に上がるのがさまざまな管理機能を持つ企業向けサービスだが、いざ導入したところで使い勝手が悪く、結局誰も使わなくなってしまった……という“失敗談”もよく聞かれる。
社員がいち個人としても便利に利用でき、なおかつ会社も安心してユーザー1人1人の使い方を細かく管理できるサービスはないか――そんな2つのニーズに応えて注目度を増しているのが、世界で18万社以上が採用しているファイル共有コラボレーションサービス「Box」だ。
米国発のファイル共有コラボレーションサービス「Box」とは？
「Box」は、米カリフォルニア州に本社を置くBoxが運営するクラウドサービスだ。オンラインストレージ機能をもとに、複数のメンバーとファイルやコメントをやり取りできるコラボレーション機能などを備える。世界で18万社以上が採用しており、有力企業ランキング「Fortune 500」に選ばれた企業の97％が利用しているという。
大きな特徴の1つは、個人向けサービスのような使い勝手のよさだ。Boxはもともと個人向けサービスからスタートした経緯もあり、多数のユーザーのフィードバックを受けて洗練されたさまざまな機能を備えている。
例えばオンラインストレージ機能では、個人専用フォルダのほか、他メンバーとドキュメントや動画、画像などのファイルを共有できる「共有フォルダ」を用意。共有範囲はファイルやフォルダごとに細かく設定でき、共有先のメンバーは後からでも簡単に追加できる。一度アップロードしたファイルにはインターネット経由でどこからでもアクセスできるほか、Box内のフォルダをPCのローカルストレージに自動同期させることも可能だ。
Box内のファイルをWebブラウザ上で表示する「プレビュー機能」も充実。定番のOfficeファイルやPDF、各種画像ファイルに加え、Adobe Illustratorで使われる「.ai」など100種類以上の拡張子に対応。業務で使う一般的なファイルのほとんどは、このプレビュー機能で閲覧できるといっても過言ではないだろう。
社内外のメンバーとのコラボレーション機能も充実
ファイル共有機能のほか、メンバー間のコラボレーションを支援する機能も充実している。例えば、1つのファイルやフォルダに対して複数のメンバーがコメント欄で意見を交わしたり、別メンバーが編集してアップし直したり――といったことができる。ファイルは自動でバージョン管理が行われるため、最新版のファイルを共有してディスカッションしたり、過去のバージョンをさかのぼって確認したりできる。
また、ファイルに対して“レビュアー”を指定し、締め切り日までにチェックしてもらうといった機能も搭載。さまざまな関係者とやり取りしながら働くビジネスパーソンにとって、上司や取引先などとの承認フローをBox上で完結させられる点も大きなメリットになるだろう。
エンタープライズ版なら容量無制限でファイルを保存できるため、自分やチームメンバーのストレージ残量を気にすることなく利用できるのも特徴だ。ファイルの全文検索機能やタグ付け機能も搭載しており、膨大なファイルの中から目当てのファイルを簡単に探せるようになっている。
社外の関係者など、アカウントを持たない人とファイルを共有したい場合は「共有用URL」をファイル／フォルダ単位で発行すればいい。URLは独自のものにも変更できるほか、パスワードで閲覧制限をかけることもできる。また、関係者向けに新たに有償／無償アカウントを開設し、ゲストユーザーとしてアクセスしてもらうことも可能だ。
モバイル端末にも完全対応 700以上の連携アプリを用意
Boxの強みはPC向け機能だけではない。企業での利用が進むスマートフォンやタブレット端末からも、Webブラウザや専用アプリ経由でアクセスして利用できる。
モバイル端末のOSとしては、iOS、Android、Windows、BlackBerryなどに対応。使いたいファイルの形式に端末のアプリケーションが対応していない場合も、前述のプレビュー機能を使えばBox内で閲覧できる。
モバイル端末上でのファイル編集も可能だ。専用アプリストア「Box OneCloud」では700種類以上の連携アプリが公開されており、ユーザーはそこからモバイル端末向けオフィスソフトやPDF書き込みツールなどをインストールし、Box上のファイルを編集したり追加アップロードしたりできる。
また、ファイルを端末内のストレージに保存すればオフライン時にも閲覧できる。この機能は管理者が設定でオフにすることもできるため、情報漏えいリスクを抑えたい場合は端末内にデータを残さない使い方ができるのもポイントだ。
アカウント制御やログ管理など、法人向け管理機能も充実
ここまでは主にユーザー向けの利便性を説明してきたが、Boxでは企業が利用する上で重要なきめ細かい管理機能も備えている。
アカウント制御の仕組みから紹介しよう。管理コンソールにアクセスすれば、ユーザーごとの利用権限や各ファイルへのアクセス権限を細かく制御できる。また、ログイン時間やストレージ利用量などを全社／ユーザー別で細かく把握することも可能だ。
ログ取得機能も充実している。どのユーザーがいつどのようなファイルを閲覧したか、アップロード／ダウンロードしたか、誰とファイルをやり取りしたか――といったアクセスログや操作ログを約50種類取得でき、不審な使い方をしているユーザーがいないかを細かくチェックできる。取得したログは管理コンソール上で閲覧したり、CSV形式でエクスポートしたりでき、分析して経営管理などに役立てることもできる。
また、指定したフォルダ内のファイルがダウンロードされるたびに管理者にメールで通知するといった設定も行える。重要なファイルをBox上に保存する場合、該当するフォルダにこの設定を適用すれば、情報漏えいリスクの低減につなげられるだろう。
Active DirectoryやLDAPからBoxへの認証連携にも対応している。認証情報を交換するための標準プロトコル「SAML2.0」に対応し、Boxへのシングルサインオンを行えるほか、ユーザーやグループなどの属性情報をBoxに反映したり、アクセス権限をコントロールすることもできる。
データは全て暗号化、重層的なバックアップ体制で消失リスクも低減
管理機能に加え、企業が安心して利用するためのセキュリティ対策も充実している。データは通信時にSSLで暗号化するほか、全てAES 256bitで暗号化した状態で保存される。
バックアップ体制も充実している。データは米国内の複数のデータセンターに複製して保存されるほか、各データセンター内でもバックアップを実施。万一データセンターが事故などに遭った際にもデータを消失するリスクを低減している。
SLAによって「99.9％」の稼働率を保証するほか、情報セキュリティ管理規格のISO27001に準拠。さらに、米国の医療機関などで広く採用されているセキュリティ管理規格「HIPAA」「HITECH」に準拠している点も、企業が導入を検討する上で参考になりそうだ。
また、データ通信の高速性も担保している。日本のユーザーも米国内のデータセンターにファイルを保存することになるが、企業向けの有料プランでは、日本に設置されたアクセスポイントを通じてデータアップロードを高速化する「アクセラレーター機能」を用意。この機能を使えば、国外にデータセンターがあることを意識しないレベルで利用できるようになるという。
企業向けには3〜500ユーザーで利用できる「ビジネスプラン」（ストレージ容量1Tバイト）のほか、ユーザー数無制限の「エンタープライズプラン」を用意。エンタープライズプランの場合はストレージ容量も無制限に使えるため、現ユーザーの9割以上がエンタープライズプランを選択しているという。
スマートフォンやタブレットが急激に普及する今、社員が個人向けのクラウドサービスなどを使って仕事を効率化しようとする流れが止まることはないだろう。そうした動きを横目に、多くの企業はセキュリティ面などで大きな不安を抱えているのが実情だ。
社員1人1人が便利に使えて、なおかつ会社としても自信を持ち、かつ安心して社員に提供できるクラウドサービスを活用したい――そんな企業にとって、洗練された使い勝手とコラボレーション機能、充実の管理機能を兼ね備えるBoxは有効な選択肢となりそうだ。
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アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ニュース編集部／掲載内容有効期限：2014年1月16日
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