いえ社長、話には続きがあります。「素晴らしいツールを用意したから使いなさい」と言っても、従業員は「どう使えばいいのか」ととまどってしまうでしょう。従業員が自ら積極的に使うような流れを作るためには、グループウェア内に「毎日使う必然性のある業務」を入れておくのが重要なのです。
毎日使う必然性のある業務……?
はい。例えば「スケジュール管理」などがそれに当たります。また、どの会社にも電話はかかってくるはずなので、「伝言メモを残す機能」をグループウェア内に入れておくのもいいでしょう。さらに言えば、絶対にやらないといけない交通費申請や出張申請などの「ワークフローシステム」をグループウェア内に入れてしまうという手もあります。
グループウェアを使い始めたころに失敗するパターンの1つが「人事通達などの“見なくてもなんとかなる”情報を確認する場」にしてしまうことです。そうではなく、グループウェアに対して「ここに来る必要がある」と思ってもらうことが、グループウェアを活用してスムーズに情報共有するための第一歩と言えるでしょう。
それを高いととるか安いととるかは考え方次第ですが、1つ言えるのは、クラウドの料金は「サービス提供代金」以外の価値も含まれているということです。
過去に経験されているのでご存じかと思いますが、自社でグループウェアを運用しようとすると、初期費用のほか、システムの運用管理コストなども発生します。特に御社のようにシステム開発を外注している場合、その人件費などもばかになりませんよね?
ところがクラウド版のサイボウズ Officeなら、1人当たり500円の料金内にシステム運用コストやサポート代金なども全て含まれています。突然のシステムダウンに頭を悩ませる必要もなければ、何かあった際に日本語でのサポートをいつでも受けられるのです。
これも考え方次第ですが、自分たちだけが使うシステムを自社で運用するよりも、大手企業を含む多くの企業に向けてサービスを提供しているクラウドの方が安心して使えるとは言えませんか? サイボウズのクラウドは情報漏えい事故などが起きたことも一切ありませんし、毎月100%近い稼働実績をWeb上でも公開しています。
そう言っていただけると説明したかいがありました。ただご心配なさらなくても、サイボウズ Officeでは30日間の無料お試しプランを用意しています。もちろん全ての機能を無料でお試しいただけるほか、設定した点を有料版に引き継ぐこともできるので、どんどん使いこんでいただけるようになっています。
社内の情報共有の仕組みに問題はあるが、かといってITツールを導入することにも抵抗がある――そんな企業も、無料でダウンロードできる「グループウェアの教科書」を参考にグループウェア活用に挑戦してみませんか? 「サイボウズ Office」の30日間無料お試しプランはこちらから!
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