伝わらない会議から“生まれる会議”へ！ 小規模ミーティングにフィットする新「BIG PAD」で変わる会議スタイル

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「もう会議なんてうんざりだー！」

　すっかり暗くなってきた夕暮れ時。アイティメディア社内の一角にあるフリースペースで、1人の編集部員がうなだれていた。話を聞いてみると、今日は朝から晩までみっちり会議が入っていたようで大変お疲れの様子。しかも、あまりいい結果ではなかったようだ。

　「次の企画、絶対に成功させたくて気合いを入れて会議に挑んだけど、あんまり内容が伝わらなくて……」

　「『伝わらないならデータを徹底的に作り込むぞ！』と思って、頑張って作った資料を配布したら、みんなが資料に視線を落としてしまって、今度は欲しかったアイデアが出なくなって……」

　「そもそも時間をかけて資料を作り込んでいたら、いつのまにか状況が変わってて、やっと会議で決まった内容がパーになってた……」

みんな資料を黙ってガン見してる……

　彼は「伝わらない」「意見が出ない」「スピード感がない」という、“ダメ会議”にありがちな状態に直面してしまったという。会社という組織である以上、情報共有や伝達の場を設けるのは重要だ。問題を解決するアイデアはいろいろあるが、オフィスの環境から改善する方法はないだろうか。

　そんなとき、とある取材先で「こんな新製品が出ますよ」と紹介されたのが、シャープが2017年2月に発売を予定している電子黒板「BIG PAD」の新モデル。なにやらこの新製品を使って「ハドルミーティング」という会議スタイルを提案しているのだとか。

　ハドルとは、メンバーがサッとテーブルに集まって短時間で物事を共有・意思決定する会議のこと。アメリカンフットボールで選手がフィールド上に円陣を組み、25秒間という短時間で作戦を確認する行為から由来しているそうだ。

　タッチ操作やペンが使えるディスプレイを搭載したシャープのBIG PADといえば、大きな会議室や学校、テレビのニュース番組などで活用するような、80／70／60インチという大きなモデルをラインアップしてきた印象があるが、今回は40インチという、比較的小型なモデルを加えることで、小さな会議室やフリースペースなどに設置して“ハドル”なミーティングにも対応できるようになったとのこと。

　「これなら会社の会議で有効活用できるかも……！」

　名誉挽回のためにも、すがる思いで新BIG PADをアイティメディア社内で活用してみることにした。

まずはフリースペースでお試し

　BIG PADは、単刀直入に言えばタッチ操作ができる外付けディスプレイだ。D-SubやHDMI、DisplayPortといった定番の映像入出力端子を備えているので、通常の外付けディスプレイやプロジェクターと同じようにPCと接続して映像を表示することができた。さらにUSBケーブルを接続すれば、PC自体が対応していなくてもタッチやペン入力を利用できる。

背面に各種ポートを備えている見た目は普通のディスプレイと大きく変わらない

　アイティメディア社内には、ちょっとした気分転換や、打ち合わせに使えるフリースペースが用意されている。積極的なコミュニケーションを促す目的もあるようだが、ピーク時以外は閑散としていて、人がいないなんてことも多い。

　こういったフリースペースに今回のBIG PADは最適だ。付属のデスクトップスタンドを背面に装着すれば、最低限のスペースで自立するので、小さめのテーブルでも40インチの大画面をコンパクトに設置することができた。

　さらにスペースを有効活用したいなら、専用フロアスタンドが便利だ。床から直接自立できるので、限られたテーブルの場所を最大限活用できる。電源ケーブルにさえ注意すれば、キャスターを使ってテーブル間を移動できるので、「ちょっと窓際に移動しようか」なんてときも気軽に移動できた。

　実際にフリースペースで次の会議に使用する資料を練っていたところ、同僚が通りかかったので、「ちょっと見ていってよー」と意見を聞いてみた。ちょっとしたミーティングでも、用意しておいたデータの資料を大きな画面でビジュアル的に共有できれば、より充実した意見交換が行える。

　フリースペースに設置するような用途では、別売りの「拡張ボード」を活用するのも手だ。これを利用すれば、BIG PADが単体のWindows PCとして利用できるようになる。PCをつなげる必要すらなく、ホワイトボードとして文字を書いたり、データさえ用意すれば手ぶらでミーティングしたりすることが可能になる。

　しかも、使い慣れたWindowsが利用できるのもうれしいポイント。社内のさまざまな人に活用してほしい機器を導入するとき、新しい操作方法を覚える必要があると、だんだん使われなくなってしまいがち……。

　社内でいつも使っているPCと基本的な利用方法は同じなので、BIG PADを設置して電源を入れたそのときから、迷うことなく使うことができた。

伝わらなかった会議も「BIG PAD」で解決!?

　フリースペースで十分に使えることが分かったところで、ついに正念場がやってきた。前回失敗した会議で、BIG PADを活用してみることにしたのだ。これで挽回せねばならない。頼むぞBIG PAD……！

　新しいデバイスがやってきたということで、心なしかメンバーのテンションも高い気がするが、早速、使用する資料を表示してみる。いつも利用しているファイルがそのまま開けるので、余計な準備を必要とせず、スムーズに会議に入れるのだ。

　付属する専用ソフトウェアの「SHARP ペンソフト」は、画面全体を使ってホワイトボードのように使えるだけでなく、現在開いている画面を透過して上から書き込めるモードも搭載している。資料を確認しつつ、思い立ったらすぐにペンで文字や図を書いて説明できるのは直感的で、メンバーからの評価も上々だ。

　「この前言ってた話、そういうことだったのか」

　「すごーい！　書くのが楽しい！！！」

　「いくら書き心地がいいからって、資料に落書きしないでくださいよ！」

　タッチパネルは静電容量方式を採用しており、正面は段差のないフルフラットデザインを実現しているため、一般的なスマートフォンやタブレットと同じ感覚で操作できる。さらに、本製品のこだわりがペンの書き心地だ。付属するペンのペン先が2ミリという、静電容量方式のタッチペンとしてはかなり細いものを採用している。おかげで細かい文字や絵の書き込みが非常にやりやすい。

　「開発の人、ペン先を作るのが難しかったって言ってたなぁ……ありがたや」

　ディスプレイ表面には、指紋が目立ちにくいアンチグレア処理を施した強化ガラスを採用しており、外光の映り込みを抑えて傷つきにくくなっている。ペンでコツコツと音を立てて書き込んでいると「大丈夫かな!?」と不安になってしまうが、表面を確認して傷がついていることはなく、説明に熱が入っても大丈夫だった。

　実際に使用したメンバーにも、特にペンの使い勝手は好評で、「理由がなくても、書き込みたくなる心地よさがある」「タッチパネルの感度って大事だな……」という声が挙がっていた。

　資料を大きな画面で表示しながらペンを使って直接伝えることで、会議に参加している人が、自然とこちらを向いて話を聞いてくれる。BIG PADのおかげで会議にそんな流れが生まれていた。先日の会議でうまく伝わらなかった内容もスムーズに理解してもらうことができてうれしかったなぁ。

　シャープが新しいサイズを取り入れた新BIG PADで提案する“ハドル”な会議を、あなたのオフィスでも試してみてはいかがだろうか。いつもの小さな会議が“ビッグ”に生まれ変わるかもしれない。