「誰も会議に来ない！」 若手記者の怒りは「ウェブ会議」搭載グループウェアで静まるか

[PR／ITmedia]

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　「誰も来ない……!!」

　広い会議室にポツンと1人。ITmedia NEWSの若手記者ムラタは、怒りに震えていた。きょうの会議は、ムラタ記者を中心に取り組んでいる特集企画の方針を決める重要な会議。企画に携わるメンバー全員に出席してもらわないと困るのだ。

　しかし会議の数時間前、先輩記者からこんなメールが届いた。「ごめん、急に取材が入っちゃった。終わってから会社に戻っても間に合わないかも！」。別の記者も、直前の取材が長引いてしまい、まだ社外にいるようだ。誰一人欠けても会議が開けないというのに……。

「なんで……なんで、誰も来ないの!!」と怒りに震えるムラタ記者

　ヒドい先輩ばかりだが、彼らの気持ちは分からなくもない。記者たちは、その日起きた出来事をいち早く取材し、記事を書くことが大事な使命。場合によっては、急きょ取材に向かわないといけない場合もある。そんな慌ただしい日々を送っていると、社内での会議が後回しになってしまう……かも。

　「きょうを逃すと、全員が社内でそろうタイミングはなかなかないのに……どうしよう」と頭を抱えるムラタ記者。そんな状況を見かねた先輩記者が、ムラタ記者に1つの提案をした。ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」（デスクネッツ ネオ）の導入だ。何でもネオジャパンの知り合いが「試してみませんか？」とおすすめしてきたらしい。

　desknet's NEOは、ただのグループウェアではない。スケジューラーなどの機能と、ウェブ会議システムが一体化しているというのだ。「他のウェブ会議システムと比べてどう違うんだろう？」と半信半疑のムラタ記者だったが、物は試しと編集部で使ってみることにした。

ウェブ会議の始めやすさにびっくり

　desknet's NEOは、累計370万人以上のユーザーが利用している国産グループウェア。ウェブブラウザ上でトップページを開くと、スケジュールやメールの他、設備予約、ワークフロー、インフォメーション、安否確認などの機能が並ぶ。これらにバージョン5.0へのアップデート（2018年5月）で、「ウェブ会議」機能が加わった。

　「え、すごく分かりやすい！」。ムラタ記者がまず驚いたのは、ウェブ会議の準備のしやすさだ。ウェブ会議の予約は、スケジュール機能から直接行える。「外出」といった他の予定を書き込むのと同様、予定の登録画面を開き、ウェブ会議を選んで日時や場所、参加者などを設定するだけだ。

　ポイントは、グループウェアであるdesknet's NEOに登録済みの社員のアカウントや、社内の会議室といった情報をそのまま使えることだ。

　導入前、ムラタ記者はこんな不安を漏らしていた。「ウェブ会議を始めるとなると、メンバーの皆さんに、ソフトウェアをインストールしてもらったり、グループウェアとは別にユーザーアカウントを作ってもらったりしないといけないのかな……何だか申し訳ない」。だがdesknet's NEOは、その必要はない。

　結局、延期することになった会議をウェブ会議に変更し、あすに再設定。その時間、外出を予定している記者は、社外からウェブ会議機能で参加することになった。「今度こそは……」（ムラタ記者）

「映像と音声がクリア！」　その仕組みは

　翌日、いよいよ会議の時間がやってきた。始める方法も分かりやすい。desknet's NEOのスケジュール機能から会議の予定を選び、「会議に参加」というボタンを押す。するとブラウザ上に別のタブが開き、ウェブ会議の画面が表示される。ウェブカメラなどを使っても構わないが、カメラとマイクを内蔵したPCさえあれば簡単に始められる。

　間もなく、外出先にいるムラカミ記者の顔が映し出された。「あ、ムラカミさん、取材おつかれさまです！　聞こえていますか……？」。ムラタ記者が声をかけると、画面越しのムラカミ記者からすぐに反応が。「もしもし？　お、ムラタさん。元気？」。「はい！　よかったあ……」。無事につながり、ムラタ記者からは思わず笑みがこぼれる。

「よかったぁ……」と胸をなでおろすムラタ記者

　ムラカミ記者は「映像と音声がすごくクリアだね！」と驚く。他の記者たちも「本当だ！　遅延もほとんどない！」と興奮気味だ。ムラタ記者が手を振ると、画面の映像にもほぼリアルタイムに反映される。

　この仕組みを支えているのは、「WebRTC」（Web Real-Time Communication）という技術。端末同士でP2P（Peer to Peer）通信を行えるというものだ。端末に特別なソフトウェアをインストールする必要がなく、ブラウザを利用するだけで音声と映像のやりとりができる。

　WebRTCは、通信相手のIPアドレスや通信経路などを把握するために、通信の開始時だけネオジャパンが運用する専用サーバを介してやりとりする。しかしそれ以降はP2P通信となり、サーバを経由しない分、レスポンスが早くなるのが特徴だ。各端末がやりとりする映像や音声のデータは、送信する端末側で暗号化されている。

外出先から参加するムラカミ記者

　同時に会議につなげるのは、最大5台のPC（5アカウント）。P2P通信では、通信相手が多くなるほど、各端末にかかる負荷は大きくなるため、同時に接続できるアカウント数は少なく設定されている。

　「少ないかなと感じたけれど、編集部の場合のように、多くても数人の会議なら十分かも」とムラカミ記者。数人が集まっている会議室の様子を1台のPC（1アカウント）で撮影し、残りの4アカウントは外出している4人に振り分ける、という使い方もできそうだ。

　会議の場が温まってきたところで、ムラタ記者は、昨日の不満を忘れたかのようにしゃべり始めた。特集のテーマはどうするか、記事の内容はどうするか――この会議のために、何枚にも及ぶプレゼン資料も作ってきたのだ。自分のPC画面に表示している資料を、画面共有機能を使い、他のメンバーにもシェアする。

プレゼン資料の共有もできる。外出先の記者は映像・音声をオフにし、チャットで会議に参加している

　「ちょっといいかな？」。ムラタ記者の説明を聞き終え、先輩のセリザワ記者が口を開く。何かアイデアを思い付いたようだ。ウェブ会議の画面レイアウトは、会議の主催者に相当する「担当者」（この場合はムラタ記者）が、会議途中でも自由に変更可能。発言者をメインに大きく表示できる。

　一方、外出先のムラカミ記者は、周囲が騒がしくなってきたので、自分のカメラやマイクをオフにして「会議の音声だけは聞いておきたい」とのこと。その場合は、チャット機能を使って意見を出せる。会議では、全員が同時に発言するということはほとんどないだろう。メインで発言する人以外は、基本的に「聞くだけ」という使い方もできる。

　「いいじゃん！　この方針で行こう！」。会議は大いに盛り上がった。この日、ムラタ記者が使用したプレゼン資料は、ファイル共有機能を使って、後からでも見返せるようにした。各メンバーが自分のスケジュールから、終わった会議の予定を開くと、ファイルやチャットの内容をダウンロードできる。

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　後日、記者たちは再び、desknet's NEOのウェブ会議機能を利用してみた。ウェブ会議サービスを頻繁に使わない人だと、ユーザーIDやパスワードを忘れてしまったり、操作の手順が分からなくなったりすることもあるだろう。だが、毎日利用しているスケジューラーと一体化しているので、そうした心配もなさそうだ。

　ネオジャパンの担当者は「ウェブ会議は、特別な機材を購入したりと導入のハードルが高いと感じているユーザーがいると思うが、desknet's NEOの場合はグループウェアのいち機能なので、コストを抑えられる」と説明する。

　「ITのメリットを大企業だけでなく、中小企業を含む全ての企業にもたらす」という企業理念を掲げている同社。今回は、ITmedia NEWS編集部がウェブ会議機能を試してみたが、複数の拠点同士や、出張先の社員と本社にいる社員とで打ち合わせをしたいという企業でも同様に活用できそうだ。

　現状、ウェブ会議機能に対応している端末はPCのみだが、今後はスマートフォン、タブレット端末でも使えるようにするという。外出先の社員が利用しやすくなるだろう。

　下に掲載する動画は、より一般的な企業を想定し、利用シーンを紹介している。ウェブ会議機能を搭載したdesknet's NEOは、自社ではどのように役立ちそうか、イメージしてみてはいかがだろうか。