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» 2018年09月28日 14時00分 公開

仕事を「時間と場所」から解放せよ! 週休3日、スーパーフレックス──新しい働き方は日本企業に通用するか

[PR/ITmedia]
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 「働いてもらうためのマネジメント改革を上層部がしないと、社員は自分の働き方を改革できない。だから私は、当社のプロジェクトを“働かせ方改革”だと思っています」――そう話すのは、インターネット光回線や個人向け映像配信、店舗用音楽配信、業務用システムなど、多岐にわたって事業を展開するUSEN-NEXT HOLDINGSの住谷猛 執行役員だ。

 多くの企業が働き方改革に取り組む中、現場の社員からは「もっと働きたいのに残業できない」「業務時間を減らされているのに、仕事量が以前と同じでつらい」といった声が上がっている。これらを「働き方改革ではなく、経営層の“働かせ方改革”になっている」と指摘する人もいる。

 それにもかかわらず、住谷さんは肯定的に“働かせ方改革”という言葉を使う。それには、「週休3日制度」「スーパーフレックスタイム」など、斬新な制度を取り入れた同社の働き方改革プロジェクト「Work Style Innovation」を解き明かすことで理由が見えてくる。プロジェクト発足のきっかけや、新制度を採用した後の実態を住谷さんに聞いた。

photo USEN-NEXT HOLDINGSの住谷猛 執行役員

時間と場所に縛られない「仕事本位」の働き方

 毎日、満員電車に乗って出社し、オフィスに着いたら自分たちの席が集まる“島”へと向かい、上司の目が届く場所で仕事をする。自分の仕事が終わったり、予定があったりして定時ジャストに帰りたくても、上司がデスクにいると帰りづらい……そんな光景がUSEN-NEXT HOLDINGSにも見られたという。

 「働き方改革を推進しようと世間ではいわれていますが、社員は自分で働き方を選べません。定時に帰りたくても、上司が帰らないから自分も帰れないということがあるぐらいですから、フレックス制度のない会社で、始業時刻が過ぎてから出社するといった、自分でやりたい働き方を選ぶなどは難しいことです」(住谷さん)

 同社が始めた働き方改革プロジェクト「Work Style Innovation」は、そんな状況を打破しようと取り入れられた人事プロジェクトだった。これによって同社の社員は、時間や場所に縛られない新しい働き方を実現できるようになった。

 住谷さんは「仕事は決まった時間、決まった場所で行う、というのは“時間本位”であり、“場所本位”ということ。それを当たり前と多くの人は考えますが、仕事は、時間や場所に関係なくできるもの。本来は“仕事本位”であるべきです」と力説する。

 仕事本位へと立ち返るためには、「仕事をするのに、時間と場所が重要である」という固定概念から会社全体を解放する必要があった。そこで、同社はコアタイムがないスーパーフレックスタイムとテレワークを導入した。コアタイムがないということは、仕事の段取りさえついていれば、平日に出社しない日を設けてもいいということ。これによって週休3日という働き方も可能になった。

「変化を恐れていては成長できない」

 そもそもなぜこのような取り組みを始めたのか。住谷さんは2017年12月1日にグループ企業を統合したUSEN-NEXT HOLDINGSの発足がきっかけだったと説明する。

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 「グループの体制が新しくなったのに、それを構成する社員が(新しいことに)チャレンジする風土が欠けているように感じました。枠組みが新しくなったということは、業務改善の余地がある。しかし、その提案が全くと言っていいほど上がってこなかったのです。前任者の、あるいは今までのやり方を疑わず、変化を恐れ、現状で満足していたのかもしれません。それでは組織の成長は見込めない。あらためてグループ、個人として『働く』とはどういうことかを考えるようになりました」(住谷さん)

 この働き方改革プロジェクトをグループ全体に浸透させるため、「Work Style Innovationを実行する」というメッセージ発信をライブ配信で同社の宇野康秀社長が自ら大々的に行った。狙いは社員への“インパクト”だ。

 分かりやすい言葉で「これまでから明確に変わってほしい」というメッセージを社員に伝えることが大事であると住谷さんは説明する。

 この働き方改革プロジェクトの始動は、住谷さんが危機意識を感じてから、わずか半年後のことだった。

バックヤードも含め希望者全員が対象――課題にはITツールで対応

 好きな時間に出社するスーパーフレックスタイムと、好きな場所で仕事するテレワークは、社内の管理部門(バックオフィス)も含め、希望すれば誰でも行えるようにした。ただし、混乱を防ぐため、最初はUSEN-NEXT HOLDINGSで働く200人を対象とした。18年9月から順次拡大しており、最終的にはグループ会社で働く全社員(顧客対応の必要な人を除く)まで広げる。

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 働く時間と場所を自分で選べることで、社員それぞれに「働くとは何か」を再考するきっかけが生まれたという。これまでは出社して席に着き、PCに向かえば仕事をしていると錯覚しがちだったが、これからは与えられた分量の仕事をこなすため、働き方を自分でデザインする必要があるからだ。

 新しい働き方には、ITツールの活用も欠かせない。チームメンバーや上司とはビジネスチャットツールでコミュニケーションを取る。

 「好きなように働いていいよと言うだけでは、戦に丸腰で行かせるようなもの。ITツールという武器を持たせて、はじめて戦うことができる。(働き方改革を実現するための)ITツールは、かなり意識して整備しました」(住谷さん)

 社員に与えた“武器”は、ソフトウェアだけではない。どこにいても仕事ができるよう、ノートPCとスマートフォンも全員に支給した。

 「社外から会社のシステムにアクセスを許可したのは、いかに効率よく業務を行えるかが最重要だったからです。もちろんセキュリティを軽視するわけではなく、それを担保するために専用デバイスを支給しました。社内システムへのアクセスは、管理しているデバイスからVPN経由でのみ許可しています。業務の利便性を確保しつつ、社外からでもセキュアに社内システムへアクセスできます」(住谷さん)

 ITツールの整備だけではなく、チームリーダーたちの意識にも改革が求められた。時間以外の部分で、部下たちをマネジメントする必要が生じたからだ。「見える範囲に部下がいれば、マネジメントができているつもりになりがち。それは本質ではありません。業務の結果は出せているか、仕事量は適正か、イノベーティブな取り組み方をしているかなど、見えない場所にいる部下と今まで以上に濃密なコミュニケーションを取りつつ、マネジメントをしなければいけません。今まで以上にマネジメントスキルが問われます」と住谷さんは話す。

 社員それぞれの仕事のやり方や成果をITツールで可視化することで、従来の社員面談も変える。「査定のための面談ではなく、社員のモチベーションを上げるためのワン・オン・ワンが必要になるので、心身のコンディションはどうかといったヒアリングが中心になるでしょう。集めたデータは人事で分析し、これまで以上に社員が気持ちよく働けるような環境を構築します」と住谷さん。10月から新しい手法の社員面談を始める予定だ。

“働かせ方改革”が社員の働き方改革につながる?

 働き方改革プロジェクトの開始から2カ月後、社内で行われたアンケートでは社員の86%がスーパーフレックスタイムの働きやすさを実感していた。具体的には「自分で勤務時間を自由に組めるため、オン/オフのメリハリをつけて働けるようになった」「時間に対する意識が高まり、効率化の工夫を考えるようになった」といった声が寄せられた。

 テレワーク勤務を行っている社員も「事務所とテレワーク、両方のメリットを考えながらバランスよく使い分けられるのではないか」「子どもの急な体調不良でも対応できるようになった」など、82%が効果的だと回答した。

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 実はプロジェクトを主導した住谷さん自身も、この働き方改革制度を活用している1人だ。

 「朝起きて、午前7時から9時くらいの間に決済や承認の確認など、生産性とは無関係な業務を社内システムに自宅からアクセスして行います。一段落ついたら、出掛ける支度をして出社すればいい。満員電車の苦痛もなく、会社に着いてからクリエイティブな仕事に打ち込めます」(住谷さん)

 特に産休・育休を経て復職した“ママさん社員”からは、新制度は好評だ。

 「いったん午後4時で仕事を切り上げて、子どもを迎えに行くなど、午後8時くらいまでは家のことをやる。一段落ついたら、2時間くらい仕事をする。復職後、減給を余儀なくされていた人が以前と同じように働けるようになり、収入を得られるようになりました」(住谷さん)

photo ※スーパーフレックスタイムとテレワークの活用例(USEN-NEXT HOLDINGSのWebサイトより

 複雑な勤務時間に対して、気になるのはその管理方法だが、それもITツールの活用で問題ないと住谷さんは言う。始業時にスマートフォンかPCでチェックインして、終えるときにチェックアウトする。1日3回まで打刻できる仕組みで、いろんな働き方に対応できる。

“かっこよく働く”ための改革は続く

 USEN-NEXT HOLDINGSは7月、本社を東京・青山から目黒の高層オフィスビルに移転した。働き方改革プロジェクトに取り組んだことだけでなく、オフィスが変わったことも社員の意識改革に影響を与えた。「働くステージが変わったということを印象づけることになりました」と住谷さん。「場所が人を作るんだ、ということを実感しています。見た目では服装、顔つき、行動の仕方が変わりました。そして『オフィスが移動した、ということは意識も変えなくてはいけないな』ということを社員に強く認識してもらうものになったのではと思います」。

photo 働き方改革プロジェクト「Work Style Innovation」のスローガンは「かっこよく、働こう。」(USEN-NEXT HOLDINGSのWebサイトより

 しかし、住谷さんはまだ改善の余地があると考えている。

 1つは、ペーパーレス化の推進だ。既にほとんどの社内文書をデジタル化しているが、領収書などは紙のまま。それを受け取るため、経理担当者はオフィスという場所に縛られている。

 さらに勤務時間の打刻システムも改善したいという。「スマホでチェックインするにしても、手順が1つ減れば、数秒の時間を作り出せる。『たった数秒でしょう?』といわれるかもしれないが、30秒をグループ全体の4000人がロスすれば、約33時間が失われる。それが1日2回で、約70時間となると……。どれだけ膨大な時間が無駄になっているか理解していただけると思います。できれば3タップほどでできるようにしたいですね。だってこれ、生産性とは関係のない作業ですから」(住谷さん)

 時間短縮という点で、住谷さんにはもう1つ考えがある。社員に支給しているPCをより高性能なものにリプレースすることだ。

 「会議室に集まったものの、プロジェクターにつなごうとした人のPCが古くて接続端子が合わない、フリーズする、といったことが起きれば、集まった人全員の時間をロスすることになります。普段の業務でも、パスワードの入力や、OSが起動して安定するまでの時間、そもそもの処理速度など、非力なPCによる業務のタイムロスを挙げればきりがありません。費用対効果ということを考えれば、作業効率のアップによって、デバイスの購入費はすぐペイできるはずです」(住谷さん)

 実際に、一般的な企業で業務用に支給されているビジネスPCよりも高性能なPCを支給するように切り替えているという。住谷さんはここでも「社員にインパクトを与えるため」と説明する。「ほかと同じであれば、私たちの伝えたいメッセージは社員に伝わらない。インパクトが大きければ、その意味を考え、改革にふさわしいアクションを起こしてくれる」と、その狙いを語る。

 「(プロジェクトを始めてから)今ではさまざまな業務改善の提案が積極的に上がってきます。プロジェクトは既に走っていますが、それで終わりじゃない。世の中の変化するスピードは加速し続けていて、それに合わせて私たちも変化する必要がある。そのために現場から上がってくる提案は柔軟に取り入れたい。革新の手を緩めることなく、プロジェクトのスローガン『かっこよく、働こう』を実現したいですね」(住谷さん)

レノボ・ジャパンは、製品を通じて「働き方改革」をサポートします

 働き方改革は、多様なワークスタイルを認めて働きやすい仕組みを整えるなど、従業員のパフォーマンスを最大限発揮させる環境作りが成功の鍵です。これまでとは違う新制度の導入に挑戦する企業も徐々に増えてきましたが、画一的なデバイス環境では、それらに対応するのが難しいかもしれません。

 重要なのは、従業員の働き方に応じて適切なデバイス環境を整備する「デバイス・アロケーション」を最適化すること。レノボ・ジャパンは、ビジネスを支える多様なデバイスを用意することで、より高い生産効率の追求をお手伝いします。

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