RPAは「楽しんだもの勝ち」──情シスない会計事務所が実感した業務自動化の“チカラ”

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　長時間労働の是正や労働環境整備、生産性向上といった取り組みを通じて、個々が多様な働き方を選択できる社会を目指す「働き方改革」。それを推進するための即効薬として注目を集めているのが「RPA」（ロボティック・プロセス・オートメーション）だ。

　RPAは、人がこれまでPCで繰り返し行ってきた単純作業をそのままプログラムが引き受け、自動化するというもの。RPAソフトを使えばプログラミング不要で、既に人間が行っているものと同じ作業を、ロボットの正確さとスピードで自動化できる。

　総務・経理部門などバックオフィス業務を中心とした業務効率化が期待できるが、企業がRPAを導入するにはいくつかハードルがあるのも事実。特に、情報システム部門がない中小企業では、新しいソフトを導入することに尻込みしてしまうこともあるだろう。

　そんな中、法律会計事務所のユナイテッド・アドバイザーズはRPAを導入したことでその威力を実感したという。情シスがない中小規模の事務所でありながら、純国産のRPAソフト「Robo-Pat」（ロボパット）の導入に踏み切り、今ではRobo-Patの販売パートナーとして、クライアントにRobo-Pat導入を提案する立場にある。

　RPA導入でどんな成果を得られたのか。情シスがない企業でも、新システム導入はスムーズにできたのか。同社代表取締役の西内孝文氏に聞いた。

“RPAは難しい”の印象変えた「Robo-Pat」

　会計事務所の業務は多くの会社と同様で、クライアントの給与計算や会計の入力といった「繰り返しの事務作業」が一定の割合を占めている。

西内孝文氏

　西内氏は「単純な作業の繰り返しなので、どうにか効率化できないかと考えていた」とし、人の手で繰り返し作業を続けることに課題を感じていたと話す。

　そんなとき、新聞の記事でRPAの存在を知り、自社に導入できないか検討を始めた。

　しかし、いざRPAについて調べてみた所、西内氏は「ハードルが高い」という印象を受けたという。例えば海外ベンダーのソフトはユーザーインタフェースやサポートで英語が必要になったり、自動化のシナリオ作成にプログラミングスキルを求められたりといった例もあった。情シスのない企業にとっては確かにハードルが高いだろう。

　もう少し簡単な操作で初心者でも使えるソフトはないだろうか――そう思っていた所で「Robo-Pat」に出合った。

　Robo-Patは利用PCをサーバにつながなくても利用できる「スタンドアロン型」のRPAソフト。キーボードとマウスで操作する作業なら、WebブラウザやMicrosoft Officeソフトはもちろん、クラウドサービス、独自開発システムなどと横断する業務にも利用できる。初期費用や年間契約が必要なく、必要な月に利用料金を支払えばいい柔軟性が魅力だ。

「Robo-Pat」（ロボパット）公式サイト

　そんなRobo-Patに西内氏が特に興味を持ったのは、（1）ユーザーインタフェースが分かりやすく、（2）純国産のため、サポートも含めて安心して日本語で使える──という理由だった。

　Robo-Patを開発するFCEプロセス＆テクノロジーは導入検討者向けに定期的に活用セミナーを開いており、西内氏はこれに参加。「自分たちでもできそうだ」と感触を得たため、導入を決めた。

Robo-Patのユーザーインタフェース

使ってみて初めて実感する「利便性」　業務効率は20％改善

　「正直、（触るまでは）難しいものだと考えていた」と明かすのは、社内で最初にRobo-Patを使った役員の相馬哲也氏だ。

相馬哲也氏

　「社内で最初に触ることになったときは身構えてしまったが、実際に動いているものを見て、マウスの動きや画像を自動で識別してくれることに気付いた。自分が普段やっていることをそのままロボに覚えさせるだけでいいので、これなら仕事の引き継ぎと変わらないなと印象が変わった」（相馬氏）

　相馬氏は、うんざりするような時間のかかる反復作業をRobo-Patに任せることで、自身や部下の生産性を向上できたと振り返る。

　「これまでこうした作業は『仕方のないこと』と考えていたが、自分でもうんざりすることがあるのだから、部下たちに任せたとしても同じことを考えるはず」（同）

　時間のかかる単純な反復作業をRobo-Patに任せれば任せるだけ、自身や部下たちのリソースを他の業務に回せる。まずは「ゴミ箱を空にする」という簡単な作業の自動化から入った相馬氏だが、できることが見えてくるにつれ「あの作業も自動化できそうだ、この作業はどうか」とさまざまな業務の自動化を率先して進めるようになった。

　西内氏も、「難しいものだと捉えてほしくない。そのため、まずは好きに使ってみてもらうのがいい」という。

　各社員の自主性を尊重した結果、それぞれがRobo-Patへの理解を深めながら業務の自動化へ積極的に取り組み始めた。まだ自動化すべき全ての業務に採用できたわけではないが、既に業務全体の20％程度は効率が改善したと西内氏は実感しているようだ。

思わぬ“副次効果”　業務自動化へさらに意欲も

　また、Robo-Pat導入には思わぬ“副次効果”もあった。社員の意識変化に伴うITスキル向上だ。

　「ITを専門分野としない中小企業では、『コピー・アンド・ペースト』のショートカットキーしか知らない人もいる」と西内氏。

　「Robo-Patで自動化するとはいえ、基本的には人間の動作をなぞることから、工数が少ない方が作業時間も少なくて済む。すると、Excelの転記なら『セル1つずつのコピー』ではなく『まとめてコピーするにはどうするか』ということを自身で調べ始める。そうして、それまで知らなかった操作方法をスキルとして身に付ける社員が増えた」（西内氏）

　このようにRobo-Patに慣れ親しむうちに、社員の日常業務への意識が変わった。新たなITスキルを自ら学んで獲得しながら、さらなる効率的な業務自動化を目指すほどに、社員たちは業務生産性を意識するようになったのだ。

　実際に導入して得られたこうした効果から、「自分たちだけでも十分に業務効率化が図れる優秀なツール。多くの中小企業で、情シスがない環境でも利用しやすいと考えている」（同）とRobo-Patに太鼓判を押す。

中小企業のRPA導入には半額負担の「補助金」も

　Robo-Patによる20％の業務効率改善で、ユナイテッド・アドバイザーズとしてはクライアントへの新たな提案や、新規開拓をする余裕が生まれた。

　この時間を活用し、同社はクライアントへRobo-Patの導入を提案している。

　クライアントへ提案してみると、中小企業ではまだまだRPAの認知度は低く「PC業務に『ロボット？』という反応が多い」と西内氏は話す。

　しかし、自分たちが導入を決める際に見てきたようなデモンストレーションを見せると、多くのクライアントが興味を持つという。

　例えば、従業員数20人ほどの社労士法人に提案したところ、導入が決定。これまで1人が1日がかりで行うような公文書のダウンロード作業にRobo-Patを適用して自動化できた。この法人には「かなり喜んでいただけた」（西内氏）

　また、「中小企業がRPAを導入する後押しとなる施策もある」と西内氏は説明する。

　「Robo-Patとともに、『IT導入補助金』の提案を同時に行っている。これを使うとIT導入費用の半額分の補助金が出る。2019年度は最大900万円までの利用で、450万円までが戻ってくる」（同）

　「デモンストレーションをお見せすることによる興味の誘引と、補助金による費用軽減の提案が相まって、導入を前向きに検討してくださるクライアント様は多い」（同）

　IT導入補助金の対象となるのは中小企業だ。「厳密には『業種』『資本金』『従業員数』の3つの要素で変わるが、国内企業の96％は該当する。われわれのクライアントに限って言えば、99％が適用対象になる」（同）として、今後も中小企業へのRPA導入を推進していく。

Robo-Pat導入企業の従業員規模

RPAは「楽しんだもの勝ち」

　「RPAは決して難しいものではない」──RPAをよく知らない、あるいは聞いたことはあってもハードルが高いと考えてしまっている中小企業に対してそう伝えたいと、西内氏は話す。

　そのためには、「『RPAで遊んでみる』からスタートできることを知ってもらいたい」（同）

　同社での導入例で見てきたように、Robo-Patは純国産でユーザーインタフェースも使いやすいことから、情シスのない中小企業でも試しやすい。

　無料トライアルでの試用もできる他、本利用となっても初期費用がなく、月単位の支払いであることから、年間契約のように気負う必要もない。

　このように導入のハードルが非常に低いため、まずは試してみて基本操作を覚え、自身の業務に適用できるか吟味したらどうかというのが西内氏の考えだ。

　「RPAは楽しんだもの勝ち」──そう言い切る西内氏。自社での業務効率改善に加え、クライアントからも上々の反応をもらっている同氏の発言からは説得力が感じられた。

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