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» 2019年03月15日 10時00分 公開

どこにいても「満足できる働き方」を実現するには? 先陣を切る4社に学ぶ「テレワークのすすめ」

[PR/ITmedia]
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 「働き方改革」という言葉を耳にしない日はない。その背景には、若年層の人口減少による人材不足や、働きたくても仕事と家庭の両立が難しいという事情を抱える労働者世代の増加などの社会問題が挙げられる。

 それらを解決するために注目されているキーワードが「テレワーク」だ。テレワークを実現するには「働く環境」「会社の制度」、そして「テレワークや効率的な業務を意識できる文化」が重要になる。

働き方改革の成功要因

 働き方改革に必要なこの3つのソリューションを提供しながら、自らも実践している企業である日本マイクロソフト、レノボ・ジャパン、東京海上日動火災保険、オカムラの4社は2月28日、「働き方改革のポイントを抑え 環境整備の認識を高める 働き方改革セミナー」を共同で開催した。働き方改革で先陣を切る4社が語った、成功のための要とは。

日本マイクロソフトが成功させた「モダンワークスタイル」への道のり

 日本マイクロソフトといえば、2011年という早い段階から働き方改革に取り組み、成功した企業として取り上げられることも多い。

日本マイクロソフトの佐藤実氏

 しかし、「ほかの企業と同じように課題を抱えていた」と同社コマーシャルエバンジェリストの佐藤実氏(コンシューマー&デバイス事業本部プロダクトチャネルマーケティング本部)は明かす。

 「目の前に部下がいないと不安だという管理職、コラボレーションしたくても高い部門間の壁……。なぜ不安になるのか、なぜ部門間の壁が高いのかという原因を探り、それを取り除かなければいけなかった」(佐藤氏)

日本マイクロソフトが抱えていた問題とは

 そこで同社が採ったのはこうしたアプローチだ。まず、成果が上がるか分からず不安になるなら、生産性の上がる働き方や、モダンPCとクラウドを活用してどこででも行えるようなフレキシブルな働き方を進めればいい。

 さらに、縦割りで壁が高いのなら、「巻き込み力」の高い社員が自社のコミュニケーションツール「Microsoft Teams」を使い、部門をまたいで活躍できる風土を作ればいい。

Microsoft Teams導入のメリット

 このような解決法を取った日本マイクロソフトだが、成功の要因はこれだけではないという。

 「『変えていく』という強いトップメッセージの経営ビジョン、時間をかけて変化させた社員の意識、品川への移転時に変えた職場環境、フレキシブルな働き方へも対応できる評価や勤怠制度。Office 365をはじめとするITが、これらの実現に貢献してきた」(佐藤氏)

 「働き方改革を語る上で大切なのは、それが手段であるということを忘れないこと」と佐藤氏。「生産性を上げることが目的なのだ」と説明する。

 「モバイルワークやフリーアドレス、在宅勤務のいずれも、時間と場所からの解放を意味する。そのようなモダンワークスタイルを実現するには、どこにいてもチームとコミュニケーションを取ったり同じファイルにアクセスしたりできるクラウド環境の構築と、モビリティーとパフォーマンスを向上させる最新デバイス、情報漏えいなどのリスクを下げるためのセキュリティ対策とIT部門による管理が必要。それをかなえるのがOffice 365とWindows 10であり、最新のThinkPad X1 CarbonやThinkPad X1 Yogaであればその要件を満たせる」(佐藤氏)

 リプレースにかかる費用を高いと考える経営者には、「費用対効果で考えてほしい」と佐藤氏は勧める。

 「毎日たった5分作業効率がアップしただけで――実際は、もっと多くの時間を節約できるのだが、年間で20時間分の作業時間が増えたのと同じことになる。200人規模の事業所なら2人分の労働時間に当たる」と説明した。

 Windows 10であれば、Microsoft Edgeで閲覧途中でもiOSやAndroidデバイスでサイトの続きが見られ、タスクバーにある「タスクビュー」で過去1週間の作業をタイムラインとして見られるため、サイトやファイルを探す手間が省けるというメリットもある。

 モダンワークスタイルを推進してきた日本マイクロソフトでは、ワークライフバランス満足度が40%、事業生産性が26%向上した。逆に、旅費や交通費は20%、紙資料は48%削減できたという。

 Windows 10搭載のモダンPC、社内外どこでも同じように業務を行えるOffice 365、共同作業が楽になるMicrosoft Teamsなどのツールを使うことで、生産性を向上するモダンワークスタイルが実現するのだ。

生産性向上を感じていなくてもいい? レノボが考える、家と仕事と働き方

レノボ・ジャパンの大谷光義氏

 レノボ・ジャパンからは、大谷光義氏(コマーシャル事業部企画本部製品企画部部長)が登壇。企業が働き方改革を進めていても、その中で「理想と実際の働き方の間が乖離しているため“みんなの”働き方改革になりきれていない」といった課題が出てきていると、大谷氏は指摘する。

 レノボ・ジャパンの調査によると、現在、85.7%の企業が何かしらの形で働き方改革に取り組んでいるという。働き方改革導入企業の中で、オンライン会議を活用している人は25.3%、フリーアドレスで勤務していると答えた人の割合は14.3%だった。テレワークに関しては、制度として導入している企業が10.1%と、ワークプレイス変革の取り組み自体は進んでいるようだ。

 一方、「テレワーク制度があっても活用できていない人、職場の会議に参加しづらいからテレワークもしづらいと考えている人もいる」と大谷氏。「周りを気にしてしまう、という見えない壁が“みんなの働き方改革”を阻んでいる」と説明する。

 同社はこれらの課題を仕組みづくりで解決したという。「前日までに伝えれば許可される“無制限テレワーク”を導入し、利用を促すことで、今では70%以上の従業員が、月に1度はテレワークを行っている」と大谷氏は自社の取り組みを話す。

 「その結果、生産性の向上を感じた人が47%、変わらないという人が46%という回答が得られた」

「生産性の向上を感じた人が47%、変わらないという人が46%」という回答結果はどう受け取るべきか

 「『生産性が変わらない人が半数近くいるのなら失敗では?』と考える人もいるかもしれないが、テレワークを利用している人は、介護など家のことをやりながら仕事をこなしている。別のこともしながら、ということを考慮すれば、むしろ生産性が上がっていると言ってもいいと考えている」

 とはいえ、まだ70%。4分の1以上の従業員がテレワークを活用していないことになる。

 その理由として「文化が構築しきれていないこと、上長からの言葉によらない妨害などがある」と大谷氏は説明する。「今後は、見えてきた課題をどのように解決していくかに力を入れていきたい」と語った。

 話の最後に、「デバイスの選定方法」についても解説した。

 「外回りと内勤の2種類で選んでいた時代は終わった。それぞれの需要に合わせた選び方が大切だ。とはいえ、大前提としてあるのは堅牢性、パフォーマンス、接続性の高いものであること。生産性向上を妨げないものという必要がある」(大谷氏)

 さらに、こんな取り組みもある。レノボ・ジャパンでは、どこでも安心して仕事に取り組めるよう、万が一生じうる情報漏えいによる損害賠償・各種費用に関する補償を付帯した東京海上日動火災保険とのコラボデバイス「あんしんテレワークPC」を開発した。

情報漏えいによる損害賠償保障をつけた東京海上日動火災保険とのコラボデバイス「あんしんテレワークPC」

 また、Microsoft Teamsでも使える同社のオンライン会議システム「ThinkSmart Hub 500」も紹介。「選ぶツールによって、遠隔コミュニケーションを会議と捉えるかリアルに社内にいる同僚との会話と感じるかが変わってくる。お互いの疎外感がなくなって、初めてテレワークが当たり前になる」と締めくくった。

情報漏えいに怯えずに済む「テレワーク保険」という選択肢

東京海上日動火災保険の中西勇登氏

 「あんしんテレワークPC」を共同開発した東京海上日動火災保険の中西勇登氏(情報産業部ICT室)は、テレワークと保険の視点から働き方改革を支援する同社の取り組みを紹介した。

 情報漏えいというと、オンライン上のセキュリティ対策が万全でなかったのではないか、と考えがちだが、「実際に半数以上を占めているのはオフラインでのヒューマンエラーであり、これが最大の課題」だと中西氏。

 あんしんテレワークPCに付帯するテレワーク保険は、情報漏えいなどによって被害を受けた人への損害賠償や弁護士費用、また事態を収拾するためにかかる原因調査費や超過人件費などを補償。セキュリティインシデントのうち、初動対応に必要な一部の費用を補填してくれるという。

ニーズはヒューマンエラーニーズはヒューマンエラー ヒューマンエラーによる情報漏えい
情報漏えい時の事故対応プロセス

 企業がテレワーク制度を設けるにあたり、しばしば課題となるのが「セキュリティ確保」だ。しかしセキュリティに気を配っていても、前述の「のぞき見」などヒューマンエラーがネックになってしまう。そこで開発されたのがテレワーク保険というわけだ。

 「セキュリティ面で安心できるレノボのデバイスだからこそ作れた保険。PCを紛失した、他人に画面を見られたということが発覚した場合でも、PCメーカーであるレノボ・ジャパンに電話するだけという利便性も付帯した。保険を開始する際も、特別な手続きは不要で、保険付帯モデルPCを購入したら自動的に付いてくる。期間は購入から1年間。その後の補償やより手厚い補償も可能。(デバイスの)堅牢性が高いおかげで、保険料を非常に低く抑えているというのもポイントだ」(中西氏)

 テレワークがこれほどまでに脚光を浴びており、政府が推進している理由として中西氏は「日本で今後開催される大型イベントで、東京の混雑が尋常ではない状態になることが予想されており、自宅で働くことがそれを回避する切り札となるから」と指摘する。テレワーク普及の波に乗りつつ、「その後もテレワークを含む働き方改革を定着させていきたい」と付け加えた。

 テレワークを推進するために2018年7月23〜27日に行われた「テレワークデイズ」には、1682団体、延べ30万人以上が参加。東京23区への通勤者は延べ約41万人減少したことが調査で明らかになったという。

 また、この取り組みにより、13.9%のペーパーレス化、25.1%の会議室利用減少、18.3%の移動費削減、45.3%の残業時間減という効果も見られたという。

 他社がテレワーク制度を導入していく中で、中西氏は「テレワーク保険で、働き方改革を推進していきたい」と語った。

 最後に、同社が働き方改革支援の一環として立ち上げた、社員とその家族の心身の健康をサポートする福利厚生制度について説明した。

 「採用・定着・労務管理や健康管理・老後の安心など、健康経営に関係した課題は多いが、自社で実際に導入して効果のあったものを顧客に紹介できるのが強み。HRTech企業のネオキャリアと協業し、同社が提供する人事労務管理システム『jinjer』(ジンジャー)ユーザーへの福利厚生制度を開発して立ち上げた」(中西氏)

ネオキャリアが提供する人事労務管理システム『jinjer』(ジンジャー)ユーザーへの福利厚生制度を開発して立ち上げた

 このサービスは、jinjerアプリひとつで勤怠管理、従業員のストレスチェック、介護相談、家族の病気の相談、適切なタイミングでの保険加入などが行えるというもの。「福利厚生制度の一環として使ってほしい」と締めくくった。

“考えて動ける”ワークプレイスで働き方改革に取り組むオカムラ

オカムラの遅野井宏氏

 最後は、会場を提供しているオカムラから遅野井宏氏(はたらくの未来研究所所長 エバンジェリスト)が登壇。「これからの働き方に求められるワークプレイスのありかた─オカムラの働き方改革とCo-Dōラボ─」というタイトルで講演した。

 岡村製作所からオカムラへの社名変更を行なったのが18年4月。ロゴやブランドとしても広く認知されている「オカムラ」にすることで、ものづくりだけでなく、環境全体を提案するソリューションカンパニーとしての企業価値をさらに高めていきたい、というのが狙いだ。

 同社が考える働き方改革は、就業時間の多くを占めているルーチン業務や付帯業務といった時間をコンパクトにし、より価値を生むチャレンジ業務に当てられる時間を増やすことで、生産性の向上、残業時間の削減、働きがいへとつなげていくもの。

オカムラが考える「働き方改革」とは

 「それには“ひと”を中心とした運用や制度、ICTやツール、場や環境の整備が重要」と遅野井氏は話す。

 「運用や制度に関しては、ダイバーシティ推進プロジェクトや業務改善・意識改革プロジェクトで改善。ICTツールにはOffice 365やSansanなどを用意。場や環境については、サテライトオフィスやラボオフィス戦略などでオカムラの社内を整備してきた」(遅野井氏)

オカムラは2つの社内改革に取り組んでいる

 ダイバーシティを推進するために実施したのが「ソダテルプロジェクト」だ。在宅勤務のハードルを下げること、短時間勤務も活用できるコアタイムのないフレックス制度を導入すること、定年を65歳に延長すること、他拠点でも勤務できること、時間単位有給休暇など──を実現し、従業員の多様化を進めることができたという。

 制度だけにとどまらず、業務や従業員の意識自体も改革した。「働き方カエル!プロジェクト」では、定時過ぎの会議の禁止、移動時間削減を実現するSkypeミーティング、予定時間どおりに退社できるよう「早帰り宣言カード」の掲示──といった取り組みを行った。これによって、従業員の働き方に対する意識のボトムアップが図られたという。

 生産性を向上するために使っているツールの中では「2017年8月に導入されたOffice 365の影響が大きかった」と遅野井氏。

 「Microsoft Teamsでは、どんなにたくさんのプロジェクトに関わっていたとしても、複数の組織やチームの会話が1つにまとまって表示される。おかげで、コミュニケーションが取りやすくなった」(遅野井氏)

Microsoft Teamsの効果

 「1日に200〜300通もあった、定型文で始まって終わる社内メールが50通ほどに減り、コミュニケーションコストが下がった。顔を合わせずとも担当者間のチャットでささっと決められるし、案件だけで内容を書けるので、効率化につながっている」(同)と、Microsoft Teamsの導入効果を説明する。

 働き方改革の「場」を整備するため、オカムラはテレワークとリアルでのコミュニケーションを両立するという「サテライト+ラボ」オフィスという戦略を実行している。

 オフィスから遠方に住む社員にとっては、客先が近くオフィスが遠い場合に、オフィスに出社するのは時間的な負担になる。そこで、オカムラはオフィスより社員に近い立地に「サテライトオフィス」を開設した。

サテライトオフィスを展開して社員に働きやすい環境を提供

 これにより社員は、まず家近くのサテライトオフィスに出社してから、自分の所属する拠点に移動し、客先を訪問する、という働き方が可能になった。

 セミナー会場となったオカムラ社内の「Co-Dōラボ」は、前述の「価値を生む仕事に費やす時間を増やすのが目的」で、「ひとりひとりが物事を主体的に“考”え行“動”(Co-Dō)していくようにすることを目指したネーミング」だという。

 「企業の役割は新しい価値を生み出すことへとシフトしている。京橋のCO-RiZラボは“チームワークと効率性”を、Co-So ラボは“知と知を組み合わせたイノベーション”を生み出すことを意識したオフィスレイアウト。ワークプレイスのトレンドとして欠かせないABW(Activity Based Working:働く場所を自分で選択するワークプレイス)の要素を取り入れるなどして、ここで得られた知見を企業に提供していきたい」(遅野井氏)

レノボ・ジャパンは、製品を通じて「働き方改革」をサポートします

 働き方改革は、多様なワークスタイルを認めて働きやすい仕組みを整えるなど、従業員のパフォーマンスを最大限発揮させる環境作りが成功の鍵です。これまでとは違う新制度の導入に挑戦する企業も徐々に増えてきましたが、画一的なデバイス環境では、それらに対応するのが難しいかもしれません。

 重要なのは、従業員の働き方に応じて適切なデバイス環境を整備する「デバイス・アロケーション」を最適化すること。レノボ・ジャパンは、ビジネスを支える多様なデバイスを用意することで、より高い生産効率の追求をお手伝いします。

ThinkPad X1 Carbon(2018年モデル)

ThinkPad X1 Carbon

Windows 10 Pro搭載。モバイルPCとして画面の大きな14インチディスプレイを備えた、堅牢、軽量な一台。携帯性に優れ、オフィスに戻った際はThinkPad USB Type-Cドックとの接続により、簡単にマルチディスプレイ環境を構築できます。


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