中小企業だけじゃない！ グループウェアの元祖「desknet's NEO」が、大企業に採用され続ける理由とは？
国産グループウェアの元祖として知られる、ネオジャパンの「desknet's NEO」。1999年に「中小企業向けのWeb型グループウェア」として登場した後、2001年には大規模向けモデルの提供も開始。2019年現在の累計導入件数は400万人に上り、大成建設、総務省、宮崎県などの大企業・省庁・自治体が現在も活用している。近年は、Notes／Dominoからの移行先の有力候補として名前が挙がることも多くなった。人気の理由について、ネオジャパンの担当者に話を聞いた。
現在、国内グループウェア市場は大きな転換期を迎えている。「Office 365」や「G Suite」といった海外ベンダー製のクラウド型グループウェアが脚光を浴び、多くの大企業によって導入される一方で、かつて一世を風靡（ふうび）した製品のいくつかは急速に存在感を失いつつある。
国内大手メーカーが大企業向けに提供してきたグループウェアのいくつかは、現在では新機能の開発やバージョンアップがほとんど行われなくなり、市場では撤退のうわさが後を絶たない。
米IBMの「Notes」「Domino」売却でグループウェア市場は転換期にある
そして2018年12月、米IBMが「Notes」／「Domino」を含むエンタープライズ向けソフトウェア群をインドのIT企業HCL Technologiesに18億ドルで売却すると発表すると、グループウェア業界のみならずIT業界全体に大きな波紋をもたらした。
かつて「グループウェアの代名詞」と呼ばれ、国内外の大企業がこぞって導入したNotes／Dominoだが、近年ではユーザー数を減らし続けており、売却完了を機に既存ユーザーが一斉に異なるグループウェアへ鞍替えすることが予想されている。
とはいえ、移行先の選択肢はさほど多くはない。Notes／Dominoをはじめとする大規模グループウェアを長らく運用してきた企業は、既にグループウェアの運用に慣れており、機能やサポートが不十分な製品ではニーズを満たすことができない。となると、リプレース候補となるグループウェアは、冒頭で挙げた海外製のクラウド型グループウェアに加え、長年の実績があるいくつかの国産製品に限られてくる。
多くのファンを持つ純国産グループウェア「desknet's NEO」
移行先の有力候補の1つが、ネオジャパンが開発する純国産グループウェア「desknet's NEO」（デスクネッツ ネオ）だ。同サービスは、国内市場を中心に20年以上に渡って提供され続けている代表的な“元祖グループウェア”として知られている。
desknet's NEOはかつて、「中小企業が手軽に導入できるWeb型グループウェア」という触れ込みで登場した。そのため、現在も中堅・中小企業に特化したサービスだという印象を持つ人がいるかもしれない。だが実際は、2001年には大規模ユーザー向けの「Enterprise Edition」の提供を始めており、大企業ユーザーからの導入も増え続けているのだ。
商品ラインアップには、低コストで導入・運用できる中堅・中小企業向けのSaaS型製品だけでなく、ライセンスコストを抑えながら本格的な機能を利用できる大企業向けのパッケージ製品もそろえている。大企業にも対応できる点が市場で高評価され、累計の導入実績は400万人に上る。
19年時点での導入企業には、大成建設、清水建設、総務省、秋田県、大日本印刷、伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）――といった企業・団体が名を連ねる。専門誌「日経コンピュータ」が毎年行っている顧客満足度調査（グループウェア部門）で、15〜19年に5年連続1位に輝くなど、導入先からの評判も上々だ。
中小企業から大企業まであらゆる規模の企業に対応できる実力を持つdesknet's NEOは、いまや国内のグループウェアを代表する製品になったといっても過言ではないだろう。
大企業が求める機能を豊富に搭載
同製品が数多くの大企業に選ばれている理由について、ネオジャパンの山田志貴氏（マーケティング統括部 プロダクトマーケティング マネジャー）は次のように述べる。
「大企業のお客さまは、これまで長らくグループウェアを利用してきたため、製品に求める機能がはっきりしています。具体的には、スケジュール共有や会議室予約、掲示板、文書管理、ワークフロー、ポータルなどです。desknet's NEOは、単にこうした機能を豊富に備えているだけでなく、約20年にわたって提供する中で使い勝手を強化してきました。お客さまの業務により役立てられるよう、地道に機能改善を続けている点が、大企業の評価につながっていると考えています」
こうした基本機能の充実ぶりに加えて、システムの堅牢性や高負荷時の応答性能、セキュリティ、汎用RDBMS対応（PostgreSQLのほか、Oracle、SQL Serverに対応）といった非機能要件がハイレベルである点も、大企業から支持されている理由の1つだという。一般的には、企業規模が大きくなるほど求められる要件も厳しくなるが、desknet's NEOは性能や安定性が高水準に達している他、セキュリティ面でも組織ごとに細かくユーザー権限を付与できるようになっており、日本企業特有の複雑な組織構造に合わせたアクセス管理を可能にしている。
また、製品の機能やユーザーインタフェース（UI）が極めて分かりやすく、誰もが直観的に使いこなせるよう工夫が凝らされている点も、大企業から人気を得ている要因だという。
一般的に、大企業ではITリテラシーを問わず数百〜数万人の社員がグループウェアを使うため、製品をリプレースすると全員が慣れるまでに時間がかかり、生産性低下が起きるケースがある。
desknet's NEOはこの課題を解消するため、不必要な画面遷移を減らしたUI（ユーザーインタフェース）を採用。ドラッグ＆ドロップでファイルを添付できる機能や、マウス操作で予定の長さや時間帯を調整できるスケジュール管理機能など、直感的な操作を実現している。そのため、他社製品からリプレースした場合でも、わずかな学習コストで運用を軌道に乗せられるのだ。
さらに、desknet's NEOの最大の特徴として広く知られているのが、そのコストパフォーマンスの高さだ。山田氏によると、コストを低く抑えた形で他のグループウェアに勝るとも劣らない機能を利用できる点を高く評価し、desknet's NEOの導入を決める大企業も多いという。
「desknet's NEOは、もともとは中堅・中小企業のお客さま向けのサービスとしてスタートしましたが、われわれは当時から『大企業でも使えるような高品質な機能を、低コストで提供したい』という考えのもとで、最先端のWeb標準技術やオープンソースを活用しながら製品開発を進めてきました。長年培ってきたノウハウのおかげで、大規模な導入にも耐えうる性能と、低コスト性を両立できています」と山田氏は自信を見せる。
「売ったらおしまいは絶対にない」 徹底して顧客と向き合い続ける
機能面に加えて、ユーザーと向き合う姿勢も、他社製グループウェアとの大きな差別化要因だという。ネオジャパンの柴奈保人氏（プロダクト事業本部 ソリューション営業部 マネジャー）は、「当社では企業規模を問わず、営業担当者がお客さまを手厚くフォローすることを徹底しています。私もかれこれ約17年間、大企業を中心に、多くのお客さまとお付き合いを続けています」と話す。
「当社はかつて開発系のSIビジネスを手掛けていたこともあり、営業担当者は製品を販売した後もお客さまと頻繁にコミュニケーションを取り、密なお付き合いを続ける社風があります。『製品を売った後は、保守やサポートだけの必要最低限の付き合いになる』といったことは絶対にありません」（柴氏）
こうした姿勢が最も顕著に表れているのが、製品導入時のカスタマイズだ。特にNotes／Dominoのような大規模グループウェアからのリプレース案件の場合は、Notes DBをはじめとする既存のデータやアプリケーション資産の移行がネックになりがちだが、この点においても、ネオジャパンでは極めて手厚いサポートを提供し、スムーズな移行を実現している。
移行時の心強い味方となるのが、ユーザーが簡単にWebデータベースアプリを構築できる機能だ。「Notes DB」「Excel」などをWebアプリ化して、最新のプラットフォーム上で社内に共有したいと考えた場合、通常は開発スキルを持つエンジニアが構築しなくてはならない。しかしdesknet's NEOの場合は、開発に不慣れな人でも「AppSuite」（アップスイート）と呼ばれる業務アプリ作成機能を利用することで、既存のものを簡単にWebデータベースアプリへと作り替え、desknet's NEO上で使うことができる。
例えば、とある金融機関の顧客では、20年間にわたるNotes／Dominoの運用の中で蓄積された膨大な量のNotes DBを、ネオジャパンのきめ細かな技術サポートを得ながらdesknet's NEO環境に移行できたという。
「この金融機関のお客さまは、内部文書や金融庁からの通達など、膨大な文書のデータをDB上で管理していました。全面移行に当たっては、パッケージ導入だけでは不十分な点がありましたので、必要な機能を丁寧にヒアリングし、個別で付け加えられる機能を検討・実装しました」（柴氏）
営業部門と開発部門が密接にタッグ
一連の柔軟なサポートを可能にしている最大の理由は、ネオジャパンがdesknet's NEOの開発を提携企業などに任せるのではなく、責任をもって自社開発している点にある。
ネオジャパンの社員数は決して多くないが、かえって、営業部門と開発部門の間で密接に連携が取りやすいメリットもある。そのため営業部門は、アポイントメントでユーザーから上がってきた要望を開発部門に頻繁にフィードバックし、製品開発に生かすことで、顧客の要望に柔軟かつ迅速に応えているのだという。
ただし、パッケージ製品に対する過度のカスタマイズは、製品のバージョンアップ作業を困難にし、長い目で見ると得策ではないという指摘もある。こうした不具合を防ぐべく、ネオジャパンでは独自の方針を採っている。
「お客さまの要望にお応えしてカスタマイズを行う場合は、必ず『その機能は他のお客さまにも役立つか？』『将来的に標準機能に組み込めるか？』という観点から検討を行っています。こうして、お客さまからいただいた要望を標準機能として実装すれば、将来のバージョンアップ作業もスムーズに運びますし、保守コストが上がることもありません。お客さまの将来の運用も視野に入れつつ、カスタマイズも含めた対応を行うのが当社の方針です」（柴氏）
働き方改革やDXの推進に役立つプラスアルファの機能も
近年は「働き方改革」「デジタル・トランスフォーメーション」（DX）が叫ばれるようになり、グループウェアに求められるニーズも多様化している。中には、「基本的な機能だけでなく、生産性を向上させるためのモバイル機能や、他社製ツールと併用できるシステム連携機能など、先進的な機能がほしい」という要望もある。
desknet's NEOも、こうした要望に応えるためのプラスアルファの機能を備えることで、顧客の多様な要望に応えている。例えば、働き方改革を推進する上で欠かせないWeb会議の機能も同製品の中に含まれている。事業継続計画（BCP）の策定に役立つ従業員の安否確認機能や、Amazon.co.jpの法人向けサービス「Amazonビジネス」と連携し、本部や支店で行われる備品購買を統合管理できる機能など、実務に役立つ多くの機能を搭載している。
さらに18年11月には、大企業からの採用が増えている日本マイクロソフトのサービス群「Office 365」との連携機能もリリースしている。この機能を使うと、ユーザーは一度ログインするだけでdesknet's NEOとOffice 365の双方を利用でき、両製品のスケジュールデータを自動的に同期させることができる。
具体的には、「Outlook」のスケジュール管理機能を使って予定を設定・更新すると、その内容が自動的にdesknet's NEOにも反映される。もちろん、この逆についても同様だ。これにより、メールの基盤として「Exchange Online」を採用する場合でも、「Outlook」と「desknet's NEO」の両方からスケジュール管理を行えるため、ユーザーは混乱を避けられる。
「お客さまは『Office 365』と『desknet's NEO』を利用する中で、それぞれの使いやすい点・そうでない点を実感していらっしゃると思います。そんな両ツールを連携させることで、お客さまに“いいとこ取り”をした環境を作っていただきたいと考えています」と山田氏は説明する。
顧客と徹底的に向き合い続ける
ネオジャパンは今後も、営業担当者によるきめ細かなフォローによってユーザーの要望を拾い上げ、desknet's NEOの製品仕様に反映させながら、日本の大企業に適した使い勝手を高めていく方針だ。
「当社はこれからも、中小企業のみならず、大企業のお客さまと徹底的に向き合い、信頼・安心していただけるベンダーであり続けます。日々の営業活動では、画一的な製品をお届けするのではなく、お客さまに合わせたグループウェアを引き続き提供していきたいと考えています」（柴氏）
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アイティメディア営業企画／制作：ITmedia NEWS編集部／掲載内容有効期限：2019年9月30日
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