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» 2020年06月15日 10時00分 公開

コロナ禍で働き方が激変 取り組んで分かったテレワークの課題を解消する方法とは?

[PR/ITmedia]
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 2020年にビジネスパーソンの働き方がここまで大きく変わると予想していた人はそう多くないでしょう。新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の世界的な流行により、日本でも4月7日に緊急事態宣言が発令、これまでにない規模でテレワークによる在宅勤務への移行が進んでいます。

 以前は「働き方改革」「20年夏の大型スポーツイベント開催による交通混雑の対策」といった切り口で語られることが多かったテレワークですが、現在は「従業員を守りながら事業を継続させる」ために、導入は必須ともいえる状況になったといっても過言ではありません。

 幸いこれまで着々と準備を進めてきた企業は制度を拡大して対応できているようですが、「“突貫工事”で対応を進め、なんとか在宅勤務制度を運用している」という実態の企業も少なくないようです。この数カ月間で、さまざまな課題が鮮明になってきたのではないでしょうか。

 働く場所が変わっても従業員の生産性やワークライフバランスを維持もしくは向上させるために、企業は何ができるでしょうか。

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テレワークによる在宅勤務の生産性を高めるために

 4月ごろから在宅勤務を従業員に指示する企業が大きく増えました。それから数カ月が過ぎて「通勤が無くなり時間を有効に使えるようになった」「仕事の効率が上がった」といった好意的な声が挙がる一方で、「意思疎通がしにくい」「自宅だと集中できない」──といった労働環境に関するネガティブな話題も目立つようになりました。

 働く場所を問わずに高い生産性を実現するには、環境への投資が必要です。

 そこで今回は、約4年半にわたりテレワークを導入、実践してきたPCメーカーのレノボ・ジャパンが公開した「テレワーク環境ガイド」から、どのような部分を改善すれば在宅勤務やテレワークの生産性向上に効果的であるか、具体的なポイントやテクニックを紹介します。

まずは部屋の環境作りから

 自宅に自分専用のデスクがある人や、リビングのダイニングテーブルにノートPCを広げる人など、家族構成や環境によって生活スタイルはさまざまです。オフィスのように条件が均一ではないバラバラの環境下で、企業はどのような対策が取れるでしょうか。

 レノボは厚生労働省が定める「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」が参考になるとしています。例えば次のような要素が大切であるとしています。

  • 室内は全体がまぶしすぎない均一な明るさに設定し、ディスプレイに太陽光などが当たる場合は、窓にブラインドやカーテンを取り付けること
  • 椅子は座面の高さを体形に合わせて調整でき(37〜43cm)、傾き調整機能付きの背もたれや肘当てがあるもの
  • デスクはPCの周辺機器や書類などを適切に配置できる広さで、高さ調節機能を持っている、もしくは体形に合わせた高さ(65〜70cm)に調整すること
  • 窮屈ではない足の空間を確保すること

 改めて重要だといえるのは、「従業員の自宅もオフィスと同じように設備投資の対象である」と企業側の認識を改めることです。自宅勤務を前提にした制度を検討するべきです。従業員にテレワーク環境を整えるための一時金を支払う企業も出てきています。

コラボレーションのクオリティーに影響する通信環境

 テレワークを実現する上でインターネットは必須事項です。そして適切な通信環境を用意することが業務の生産性に直結します。特にWeb会議など通信量が多いアプリを使う機会が多くなるため、レノボは基本的に光ファイバーなどの固定回線か、通信量制限が無いもしくは月に数十GB単位で利用できる4G回線を推奨しています。

 例えば、「Microsoft Teams」を使ったWeb会議では、1対1のビデオ通話(720p)ではネットの通信速度として上りと下りそれぞれで1.2Mbps以上を確保することが推奨されています。

 新型コロナを機にテレワークを実施する従業員からのフィードバックによって「自宅に固定回線があることは、実は当たり前ではない」という事実に気付かされた人も多いでしょう。場合によっては、従業員の自宅の通信環境を会社が整える必要性もありそうです。

全ての基本となるPCデバイスの選択

 テレワークの実施に当たり、もっとも重要であると言ってもいいのがPC環境の用意です。レノボでは具体的にどのようなスペックのPCがテレワークに適しているのか、一定の基準を提示しています。

 まずオフィスでA4サイズのノートPCやデスクトップPCを使っていた従業員には、ディスプレイサイズが14型のノートPCを推奨しています。経理や総務などのバックオフィス業務では、Excelシートで数字を扱う機会も多いはずです。持ち運びを前提にした小型モデルを与えてしまうと、画面が小さくて見づらく、生産性が低下する可能性があります。どうしても会社全体で機種を統一する場合でも13型が限度となるでしょう。

 ディスプレイの解像度は、ウィンドウを2つ並べて作業することを想定してフルHD(1920×1080)以上を推奨しています。今後、屋外でテレワークを行う可能性がある場合は、外付け型もしくは内蔵型のプライバシーフィルターも用意することも望ましいでしょう。

 キーボードは「変則的なレイアウトではないこと」「長時間のタイピングでも疲れにくいキータッチであること」などを考えて選ぶべきです。数字を多く扱う人には、別途テンキーや外付けキーボードを支給することも一つの手です。

 Web会議などの実施を見据え、Webカメラは必須といえるでしょう。最近は常にレンズが露出しているとプライバシーの観点で気になるという声もあります。物理的なカバーを備えたモデルも検討するのが得策です。

 これを機に生産性の向上を追求するのであれば、ディスプレイの接続や充電など拡張性が高いUSB Type-Cを採用したモデルや、今後テレワークによる持ち運びの幅が広がることを見据えたSIM内蔵によるLTEモデル、耐衝撃に優れた堅牢モデルを選択肢に加えることも考えられます。

 例えばレノボの Windows 10 Pro 搭載「ThinkPad X1 Carbon Gen 8」(2020年モデル)は、重さ約1.09kg〜、厚さ14.95mmと、スタイリッシュなボディーに高いパフォーマンスを凝縮した14型フラグシップノートPCです。シリーズ第8世代に当たるこのモデルは、OSにWindows 10 Proを採用。CPUに第10世代のインテルCoreプロセッサを搭載し、ディスプレイはフルHD(1920×1080)と4K(3840×2160)から選択可能です。

 360度の集音マイクやDolby Atomosのスピーカーシステムに準拠した高品質スピーカーを搭載しており、オンライン会議にも適しています。のぞき見防止の内蔵プライバシーフィルター機能「ThinkPad Privacy Guard」も搭載できるなど、テレワーク用途にもぴったりです。

photo 「ThinkPad X1 Carbon Gen 8」(2020年モデル)

外付けディスプレイの導入

 オフィスでマルチディスプレイ環境を使っている人は、その利便性を理解しているはずです。仕事の場所が自宅に変わったからといって、その価値は変わりません。

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 自宅のデスクにスペースが確保できる場合は、ディスプレイサイズは21型以上、画面解像度はフルHD(1920×1080)以上の外付けディスプレイを用意するのが好ましいでしょう。厚労省のガイドラインで定められている「40cmの視距離」「高さが視線と同じ」といった条件を満たすために、ディスプレイの高さを調節できるスタンド機能といった要素も重要です。

 最新モデルでは、USB Type-Cに対応するディスプレイも増えています。ノートPCもUSB Type-Cを採用したモデルを選択すれば、ケーブル1本で映像出力から給電まで行えます。USB Type-C対応のドッキングステーションを活用すれば、有線でのネットワーク接続や他のUSB機器の接続など、生産性向上のための拡張性はさらに高まるでしょう。

コミュニケーションの質に差が出るWeb会議ツールの通話品質

 新型コロナによる在宅勤務への移行で、Web会議ツールを活用したビデオ通話の機会が大幅に増えたという人は多いはずです。社内はもちろんのこと、社外との打ち合わせもオンラインで済ませることが当たり前になりつつあります。

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 レノボ・ジャパンが2019年に国内で行った調査でも、すでに「テレワーク環境において約7割の人はオンラインによる会議を日常的に利用」という結果が出ていたように、テレワークとWeb会議は切っても切り離せない関係です。

 また、会議の長さに関わらず、ビデオをオンにして顔を見合わせて話すことも重要なポイントです。表情は会話をスムーズに進める上での大事な情報となります。

 そんなWeb会議をスムーズに進めるために大切なことと言えば、「音」にこだわりを持つことです。高品質なマイクスピーカーやヘッドセットを準備することで、実際に対面する会議とほとんど変わらない品質で、マイクの存在を意識せず自然に喋った内容を相手へ届けることができます。

 レノボは、ワイヤレスやワイヤード、ノイズキャンセルの有無や接続タイプの違いで3種類のヘッドセットをリリースしています。

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 フラグシップノートPCのThinkPad X1 Carbon Gen 8(2020年モデル)では、前世代モデルに引き続き4つの360度集音マイクを搭載。ノイズキャンセル機能とあわせ、Web会議に適した機能を最初から備えています。

 Web会議がテレワークで業務をスムーズに遂行するために必要な存在あることは明らかですが、もっと使い勝手をアップさせる専用デバイスも登場しています。

 レノボの「ThinkSmart View」は、Microsoft Teams専用の個人向けコラボレーションデバイスです。見た目はディスプレイ付きスマートスピーカーのようですが、8型の画面にはビデオ会議の通話相手が表示され、直感的にWeb会議を行えます。Web会議に適したマイクやスピーカー、カメラは最初から全て搭載されています。

 もちろんWeb会議はPCでも行えますが、1日に何度もWeb会議を行うようなマネジャーの場合、アプリの起動やセッティングに煩わしさを感じたことがあるはずです。単体でも使えるThinkSmart Viewがあれば、PCは資料の閲覧や他の作業に集中させることができます。毎日使うものだからこそ、シンプルな使い勝手が仕事の効率に影響するはずです。

photo Microsoft Teams専用の個人向けコラボレーションデバイス「ThinkSmart View」

 さらにテレワークを行う従業員だけでなく、オフィスにいる従業員の効率を高めることも忘れてはいけません。今後、新型コロナが収束したとしても、テレワークの導入を継続する企業は増えるでしょう。

 そんな企業の会議室には、例えばOSにWindows 10 IoT Enterpriseを搭載したオールインワン会議システム「ThinkSmart Hub500 for Teams Rooms」を導入することで、よりWeb会議を身近に感じられるような環境を構築できるでしょう。会社がテレワークに舵を切るのであれば、こういったツールをオフィスに導入することもあわせて検討するべきです。

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テレワークの生産性はデバイスで改善できる

 突然の社会の変化に対応できた企業と苦労している企業、その明暗を分けたのは先を見据えて準備を進めてこられたかどうかなのしれません。テレワークをはじめとする新しい働き方で生まれる課題は、まだまだITツールで解決できることがあるはずです。今から何ができるのか、まずは「Think」シリーズをはじめとする豊富なデバイスが強みのレノボ・ジャパンに相談してみてはいかがでしょうか。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2020年6月21日

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