情シスにもうれしいことずくめ TeamsがはかどるWeb会議専用デバイス「ThinkSmart Hub」の真価とは

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　新型コロナウイルスが流行した2020年、カワカミの会社は出社時刻を調整するなどして、リモートワークを導入することなくなんとか乗り切ったつもりだった。しかし長引くコロナ禍の下、2回目の緊急事態宣言発出もあり、カワカミの会社もリモートワークに一部移行をせざるを得なかった。

　リモートワークへの移行に伴い、情シス（情報システム部門）は全社員のPCに米Microsoftのチームコラボレーションツール「Microsoft Teams」を導入した。だが、ここで困ってしまったのがカワカミだ。もともとPCに疎い彼はアプリへのログインにも苦戦し、Web会議もろくに始められない始末だったのだ。

　「すみません、PCのどこのボタンを押せばWeb会議を始められますか？」「ええと、それはこないだ説明したばかりじゃないですか……」（カワカミと情シスの電話にて）

　情シスも何度も彼にアドバイスをしたが、それでも状況は好転しなかった。カワカミは会社には出社できる立場であるが、在宅で仕事をしている他のメンバーとやりとりするにはWeb会議が不可欠。このままでは仕事が回らない。周りのメンバーにも、相談相手の情シスにも迷惑がかかる。

　こんなシーンは多くの企業でも課題になっているようだ。レノボ・ジャパンによると、Web会議の開始が遅れている理由の第1位は「設定に時間がかかる」（67％）。こう答えた人のうち20％は、設定にあまりに時間がかかってしまい、会議開始が10分以上遅れているという。

Lenovoの調査

　Web会議がにっちもさっちも行かないカワカミの問題と、そのヘルプデスク業務をなんとかしたい情シスが“最終兵器”として会議室に導入したのが、Web会議専用デバイス「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」（以下、ThinkSmart Hub）だ。

Web会議専用デバイス「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」

　このデバイス、Web会議のエンドユーザーはもちろんとして、情シスにとっても導入するメリットが多いものだという。ユーザーにも情シスにもうれしいThinkSmart Hubの真価を、以下に見ていきたい。

「えっ、これだけでつながるの？」

　会議室の机の真ん中にちょこんと置かれたThinkSmart Hubは、少しSFチックなコンソールのようでもある。常にMicrosoft Teamsの専用画面が表示されていて、10.1インチのタッチパネルを操作すればすぐにWeb会議を始められるという触れ込みだ。

　「そうは言っても、PC苦手な自分が使えるものなのかね……」。そうぼやきながら、情シスからTeamsのチャットで送られていた、使い方の説明を読む。

　「なになに、画面にある『新しい会議』をタッチして参加者の名前を入力、出てきたTeamsアカウントを招待すれば会議を開始できます、と」

「新しい会議」をタッチして開始する

　カワカミは会議相手のヒグチ（仮名）を検索。名字まで入れればアカウントが出てきたため、実際に招待をしてみたところ、本当に通話状態になった。

カワカミ　これつながったんかな……。

ヒグチ　部長ー、聞こえてますよー。

ヒグチは別端末の「ThinkSmart View」を使用

カワカミ　おっとごめん、つながってたか。

ヒグチ　音めっちゃクリアですね（笑）

カワカミ　そっちの声もイヤフォンなくても聞きやすいなあ。

　そう、情シスがThinkSmart Hubを設置した理由は「操作が簡単」というだけではない。Web会議専用デバイスなだけあり、スピーカーやマイクも充実している。

　スピーカー、マイクともに4基を搭載。半径4.5m内の音声を集音し、逆に向こうからの音声も全方位にまんべんなく届けられる。デバイス自体の冷却ファンも、会議の邪魔にならないよう静音化が施されている。今回はカワカミ一人が使っているが、本来は会議室に何人も集まった状態でも、これ1台あれば意識的にマイクに向かって話すことなく、会議室内の複数人の音声を画面の向こう側へクリアに届けられるという代物なのだ。

ヒグチ　先日お送りした試作ページ、いかがだったでしょうか？

カワカミ　そうだな、こちらで少し直したから画面に映しながら一緒に見ていこうか。画面共有は……これでいいのか？　お、映ったな。

　カワカミはThinkSmart Hubの近くに出ていたHDMIケーブルをノートPCにつないだ。やったことはこれだけだ。

　もちろんPC版のTeamsアプリでも画面共有はできる。しかし、共有したい画面と完全に分離したThinkSmart HubというデバイスにHDMIケーブル一本の接続で行えるため、より直感的に、あるいは従来の会議室感覚でWeb会議を行えるのがThinkSmart Hubのメリットだといえる。

　カワカミとヒグチの会議はそつなく終了。「いや、便利だったなこれ。家にも一台欲しいくらいだわ」。

情シス視点でもうれしいことづくめ　導入から運用管理まで楽々

　ユーザーにとってはシンプルな操作でWeb会議を始められる、ThinkSmart Hub。しかし、実はこのデバイス、導入を決めた情シスにとってもうれしいことがいろいろとあるのだ。

　まずはデバイスのセットアップ。本モデルは各種デバイスを接続するためのポートを備えているが、ThinkSmart Hub自体や会議室の景観が損なわれないように、全てのケーブルをひとまとめにした1本のケーブルが付属し、その端にUSB-AやUSB-C、HDMIなどのポートが用意されている。

USB-AやUSB-C、HDMIなどのポートを搭載

1本のケーブルにまとまっている

　この付属ケーブルの先にある各種ポートへ電源やWebカメラなどをつなげばいいので、机の下など目立たないところでの配線が簡単だ。

デバイス本体とPCの接続イメージ

コード類も机下に収納できる

　価格面でもアドバンテージがある。他の製品で同じことを実現しようとすると、小型PC、スピーカーマイク、タッチパネル対応ディスプレイなどを個別に調達するか、それらをセットにした商品を買う必要があるが、ThinkSmart Hubは専用に作られている分安く提供できているという。

　何より情シスにとってうれしいのは運用管理面だ。全社的なリモートワークに移行したことで、VPNの運用や各社員の業務用PCの遠隔管理などで、ただでさえ情シスの管理コストは逼迫している。

　しかし、少なくとも会社の会議室についてはThinkSmart Hubにデバイスを統一できれば、デバイス固有のトラブルに悩まされる可能性は減る。あるいはこれを使ったWeb会議が増えれば、各社員のPCに起因するWeb会議関係のトラブルの相談も減るかもしれない。

　さらにThinkSmart Hubには専用の遠隔管理機能「ThinkSmart Manager」もある。情シスはこのダッシュボードから各デバイスの動作状況を確認し、デバイス側でどんなトラブルが起きたかを一覧できる。

各デバイスの状況をダッシュボードで表示

接続状況の詳細

　遠隔管理では、米IntelのvProテクノロジーの一つである「Intel EMA」（エンドポイント・マネジメント・アシスタント）を使うことで、各デバイスへリモートで起動やシャットダウンの命令もできる。

リモートで起動などもできる

　遠隔管理の充実は情シスの在宅勤務化も促せる他、他の拠点へのデバイス導入をスムーズにする効果もある。

Web会議を簡単に、デバイス管理をシンプルに

　Web会議の機会が増えている昨今。PCでのWeb会議に苦手意識を持つユーザーや、社内のWeb会議システムを円滑に運用したい情シスに、その使い勝手を試してもらいたいデバイスだ。