PDFを無料でラクラク作成・編集できるサービスの実力は 有料版で24カ国語の翻訳も

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　テレワークの広がりによって、ビジネスパーソンは自宅をはじめオフィス以外の場所でも仕事ができる環境づくりを求められるようになった。テレワーク先でも従業員がオフィスと同じ作業効率で仕事を進められるよう、Web会議やファイル共有などを行えるITツールを導入した企業も多いだろう。

　一方、紙の書類の確認や請求書・稟議書などに押印するために、やむを得ず出社している人はいまだに少なくない。自宅にはプリンタやスキャナーがなく、紙の書類を電子化するためにわざわざオフィスへ出向く人もいる。紙の書類への対応は、テレワークの実施を妨げる一因になる。

　こうした課題の解消に役立つのが、紙の書類をPDFへ電子化し、編集などを行えるソフトウェアだ。世の中には数多くのPDF編集ソフトがあるが、その中で注目を集める一つが世界150カ国で100万社以上が導入する「Wondershare PDFelement」（ワンダーシェアーPDFエレメント）だ。8月18日にシリーズ最新版「Wondershare PDFelement 9」（以下、PDFelement 9）が登場し、よりパワーアップした機能でビジネスワークの効率化をサポートする。

　「日本ではこれまで民間企業の他、全国の自治体や教育機関など業種・業界を問わず幅広く導入いただいています」と話すのは、ワンダーシェアーソフトウェア（東京都千代田区）の法人営業部でマネジャーを務める野原利浩氏だ。PDFelement 9はどのような機能を備え、ビジネスパーソンの業務にどれだけ役立つのか、話を聞いた。

PDFの作成・編集・署名・OCRが“オールインワン”で完結

　まずPDFelement 9の新機能を紹介する前に、現行バージョンでどのようなことができるか見ておこう。PDFの新規作成はもちろん、編集・署名・OCRなどの機能を備え、PDFに付随する作業を“オールインワン”で完結できる点が大きな特徴だ。

　PDFへ画像ファイルの挿入や、背景色の変更もクリック1つで完了。PDF内に計算式を反映でき、見積もりや請求書の作成・編集にも対応する。コメントや注釈の記入も、アイコンをクリックすればスムーズに反映できる。

テキストの入力や画像の挿入、背景色の変更などがスムーズに可能

計算式を反映し、見積書も楽々作成

WordのようにPDFへ直接コメント入れが可能

　PDF内にサイン欄を付け、電子署名の記入も可能だ。電子署名を設定することで改ざんを防ぎ、文書の信頼性を向上させ、機密性の高い文書の回覧や共有ができるようになる。

電子署名を記載できる他、署名の検証機能も備える

　PDFや画像形式のファイルからテキストを抽出するOCR機能も備える。対応する言語は日本語の他、英語、スペイン語、ドイツ語、中国語など24カ国語（2022年8月末時点）。文書を文字化けせずに電子化し、テキストをPDFのまま編集できるようになる。

24カ国語のテキストを読み取り、編集が可能

　WordやExcel、JPEGといった異なる形式のファイルを読み込み、PDFへ変換、編集することも可能だ。元のファイル形式に戻して保存したいときも、1クリックで完了する。プレゼンテーションなどの資料を作成する際、参照したり引用したりする情報元のファイル形式がPDFでなくても、編集画面上でドキュメントを統合させPDFとして編集を行える。

　「既存のお客さまからは、ユーザーインタフェース（UI）がシンプルで操作しやすく、分かりやすいという声をいただいています。電子化した文書の編集に不慣れな初心者の方でも、直感的に利用できる点が特徴です」（野原氏）

PDFの編集画面のまま、WordやExcelのファイルを統合できる

　こうした現行の機能はそのままに、PDFelement 9では翻訳機能を新たに搭載する。100カ国語（2022年8月末時点）に対応し、翻訳できる文字数は最大で上限10万文字。ユーザーが翻訳したいテキストを選ぶと、編集画面内で翻訳結果を確認できる。翻訳テキストをコピーして、編集中のドキュメント内に反映することも簡単だ。PDFファイルを翻訳する際、別の翻訳サービスを用いて確認する必要がなくなり、より効率的に作業が進むようになる。

新たに加わる翻訳機能。100カ国語に対応する

　加えて、ワンダーシェアーソフトウェアが提供するクラウドストレージサービス「Wondershare Document Cloud」（以下、Document Cloud）との連携ができるようになる点も新しい特徴だ。PDFelement 9で作成・編集したPDFファイルを、編集画面を開いたままDocument Cloudへアップロードできる。Document Cloudを活用することで、社内外への共有や電子署名のやりとりがより円滑に進むようになる。

編集画面からクラウドストレージへアップロードできる

　「コロナ禍でテレワークが広がる中、従業員が社外から社内システムへアクセスできるよう、多くの企業がクラウドシフトに取り組んでいます。こうした背景からユーザーの需要を見込んで、当社もPDFelementのファイルをDocument Cloudを使ってアクセスできるという体制を整えました」（野原氏）

　PC（Windows／macOS）、スマートフォン（Android／iOS）に対応。価格は提供する機能に応じて、PDFの編集やファイル変換などを行える標準版の買い切り型ライセンスが5980円（税込、以下同）、標準版の機能に加えてフルの電子署名機能やOCR機能なども備えたプロ版の買い切り型ライセンスが9380円。サブスクリプション型も4980円／年〜で用意する他、部門やチーム単位の利用を想定したチーム版も提供する。「特に買い切り型は、コストパフォーマンスが高いとお客さまに評価いただいています」と野原氏は説明する。

　有料版の他、無料版も用意する。翻訳やDocument Cloudとの連携などの一部機能は制限するが、「使い心地を試してみたい」「いきなり有料版を使うのは不安」というユーザーは無料版にまず触れてみると良いだろう。無料版でもPDFの編集や統合といったビジネスユースに便利な機能が使える。公式Webサイトからダウンロード可能だ。

約1万ライセンスを契約するケースも

ワンダーシェアーソフトウェアの野原利浩氏（法人営業部 マネジャー）

　ここまでPDFelement 9の特徴を紹介してきたが、PDF以外にもWordやExcel、PowerPointなど、さまざまなファイル形式が世の中には存在する。資料の共有や編集をしやすくするため、テレワークを機にGoogle ドキュメントやスプレッドシートを使い始めた企業も多いだろう。

　あえてPDFを使うメリットについて、野原氏は「ファイルサイズが小さいため、ダウンロードが早く、保存、管理しやすい点が挙げられます」と説明する。PDFelementは閲覧のパスワード設定や、テキストの墨消し機能も搭載しているのでセキュリティ面も安心だ。

　加えて、PDFは文書データを紙に印刷したときのように保存でき、閲覧する環境に左右されず元の状態を保ったまま文書を閲覧できる点も特徴だ。文書を作成したPCと別のPCでWordやExcelを開くと、レイアウトやフォントが崩れてしまうことがある。しかしPDFなら印刷時と同じ状態で文書の確認や編集ができ、印刷のたびにプレビューをする手間を省ける。

　このようなPDFを活用するメリットを支持し、多くの官公庁、自治体、民間企業、教育機関がPDFelementを導入している。野原氏は「最近は保険・金融や不動産などの業界から引き合いが多いです。職種は、営業やマーケティングをはじめ、人事、総務、教育機関では教職員など幅広いニーズがあります」と説明する。

　さいたま市では1年間のテスト運用を行い、約1万ライセンスの契約に踏み切った。現在は全庁的にPDFelementを活用し、部署を超えて日々の業務効率アップに役立てている。

　「数週間や数カ月のトライアルの後、正式に導入するお客さまが多いです。機能面をチェックする他、お客さまのニーズに応じて、オフラインでも利用できる設定や機能のカスタマイズ対応を行うケースもあります」（野原氏）

　「社員のITリテラシーがバラバラなので、いきなり導入するのは使いこなせるかが不安」「この機能は不要だけど、電子署名の機能は付けて欲しい」といった声が社内で挙がっていたら、ワンダーシェアーソフトウェアに相談してみると良いだろう。

PDFelement 9で業務効率アップ、ペーパーレスに貢献

　同社は今後、顧客のニーズを聞きながらPDFelement 9に新しい機能を実装していく予定だ。既存の有料ユーザー向けには、同社のオンラインストアでPDFelement 9に割引価格でアップグレードできるキャンペーンも展開。およそ1万円の通常価格から、最大6000円引きで最新版へ移行できる。

　加えて、新規ユーザーもPDFelement 9の全機能を7日間無料で試せるキャンペーンも実施する。有料版は最大 5500円OFFで販売し、プロ版は iOS版も3カ月間無料で提供する。

　「PDFelementを使うことで日々の業務効率が上がり、ペーパーレスにも寄与できます。1日の中で短縮できる時間はわずかでも、それが積み重なれば大きな時間短縮になり、働き方の改革にもつながります」（野原氏）

　出先で撮影した画像のJPEGファイルをPDFに変換してメールで提出したり、PDFドキュメントを共有して上司・同僚からコメント機能でフィードバックをもらったり、請求書や稟議書などを印刷せずに電子署名で対応したり――PDFelementを使えば、よりスピーディーかつ効率的に、あらゆる業務を進めることができるようになる。

　以前からPDF編集ソフトは存在していたが、多くの無料版PDF編集ソフトは閲覧機能に限定されているため、「PDFは編集しづらい」という印象を持つ読者も中にはいるかもしれない。しかしテレワークが当たり前になった世の中で「ドキュメントの圧縮やダウンロード、共有などの場面でPDFが見直されるようになりました」と野原氏は語る。

　PDFelementは無料版でも編集や統合、OCRの一部機能などは使えるため、PDFに抵抗感のあった読者もストレスフリーに扱えるはずだ。

　「働く場所を選ばず文書の作成や編集を行えるようにしたい」「紙の書類をペーパーレス化したい」というニーズを抱えていたら、ワンダーシェアーソフトウェアが提供するソリューションの導入を検討してみてはいかがだろうか。きっとPDFelement 9があなたの業務の効率化に一役買ってくれるだろう。