添付ファイル分離送信の作業負担がゼロに：Microsoft 365対応の脱PPAP

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ユーザーはファイルを添付してメールするだけで
取引先ごとの要望ルールで自動送信

添付ファイル分離送信
月20時間の手動対応の負担がゼロに

Microsoft 365に対応した
脱PPAPを月額300円で実現

ネットワールド

　ネットワールドは、ITインフラストラクチャの革新的な技術製品と関連サービスを提供するソリューション・ディストリビュータ。各企業のICT環境構築に向けて、必要かつ十分な製品群をディストリビューションするだけでなく、多くの技術者を擁し、先進的な製品を活用したソリューションで、高い付加価値を創造する。今後はクラウド技術者100人体制、パートナー体制の強化により新たなサービスを展開する。

公式サイト
https://www.networld.co.jp/

■ 脱PPAP、従業員任せから完全自動化へ

　ITインフラストラクチャのソリューション・ディストリビュータのネットワールドは、セキュリティ対策においても先進的に取り組んでいる。PPAP廃止の機運が高まる前から、クラウドストレージを経由した添付ファイル対策を導入していたが、運用は従業員任せ。経営陣から脱PPAPの進捗具合を問われると、自信をもった回答ができない状況にあった。そこで脱PPAPに対応できる「Cloud Mail SECURITYSUITE」（以下、CMSS）を導入。添付ファイルの暗号化やサーバへのアップロードを自動化でき、さらに複数のファイル送信方法が選択できることにより、取引先への対応と自社のセキュリティ強化を両立させることができた。

添付ファイルの送信に月間20時間の負担

■ 取引先で異なる送信方法
　添付ファイルの送信方法は、取引先ごとに、「PPAPでの受信」「クラウドストレージ経由での受信」「平文での受信」と異なる。取引先が希望する方法でのファイル送信が負担になっていた。

■ 手動で添付ファイル分離
　第三者の不正ダウンロードを防ぐために、メールでのファイルの送信には、クラウドストレージを利用。しかし、Microsoft 365との相性が悪く、ファイル送信処理を自動化できなかった。ダウンロードパスワードは、手動で別経路で送信していた。

■ 月間で20時間もの負担
　1通のメールで添付ファイルを送る際に約3分かかり、月間で20時間の業務の負担になっていた。脱PPAPの運用は現場任せだったため、適切に運用されているか不透明だった。

Cloud Mail SECURITYSUITEの導入効果

添付ファイル送信の作業負担がゼロに

　CMSSの導入により、手作業で行っていた添付ファイルの送信を完全に自動化。従業員はメールにファイルを添付して送信するだけ。パスワードは、別経路で自動送信されるためセキュリティが向上。

取引先の多様な送信ルールに自動対応

　添付ファイル暗号化、添付ファイルの分離送信、平文での送信など、ドメインやメールアドレス毎にファイル送信方法を設定できる。国内外の多様な取引先のニーズに対応できた。

月額300円で脱PPAP　Microsoft 365にも対応

　Microsoft 365に対応し操作性も容易で、全社的な運用が可能になった。分かりやすいインタフェースで設定が手軽に。低コストで脱PPAPを実現できた。

■ ネットワールド
　 Cloud Mail SECURITYSUITE選定のポイントと理由

■ お客さまインタビュー

脱PPAPの“完全実施”でセキュリティを向上
経営層の要請にも応える

ネットワールド 情報システム部
部長 盛永 昌二郎 氏

　2020年の平井卓也デジタル改革担当大臣（当時）の発言をきっかけにPPAP廃止の機運が高まりましたが、当社ではそれ以前から、クラウドストレージを活用する脱PPAPを運用していました。しかし、実際の添付ファイル分離の作業は従業員に任せていました。経営層からの脱PPAPの状況確認に自信を持って「対応している」と、答えられませんでした。

　そこで、より完全な脱PPAPを目指してサービスの比較検討を始めましたが、多くのサービスは本質的な脱PPAPといえない内容でした。弊社が考える本質的な脱PPAPである「メール添付 ファイルの分離送信」を実現でき、費用面も低コストのCMSSを選びました。「餅は餅屋」、メールのことはメールの専門企業が一番です。

従業員はファイルを添付するだけ
絶えなかった苦情が解消

ネットワールド 情報システム部
係長 清水 俊幸 氏

　以前のクラウドストレージによる添付ファイル分離は、「ファイルのアップロード」「ダウンロードURLの通知」を手作業で行うため、1つの添付メール送信に約3分かかっていました。社員からは苦情が絶えず、ヘルプデスク部門として対応に苦慮していました。CMSSに移行したことで、従業員はメールにファイルを添付して送信するだけで、後の処理は全てCMSSが対応してくれるため、ファイル送信の負担がゼロになりました。

　また、多岐にわたる取引先のニーズに対応した方法で送信できることも重要でした。Microsoft 365との相性や操作性も良く、スムーズに全社に展開できました。今では取引先から「どんな製品を使っているのか」という質問をいただくこともあります。月300円／人と低コストでMicrosoft 365に対応した脱PPAPを実現できるという理由で、CMSSを推奨させていただいています。

■ PPAP代替案　検討時のチェックポイント

　暗号化したZIPファイルとパスワードを別々にメール送信するPPAPは、暗号化の強度が低く、同じ送信経路を用いているため、ファイル共有の安全性や秘密性の効果がないばかりか、マルウェアやウイルスの侵入のリスクを高めています。2020年の政府のPPAP廃止宣言以降、脱PPAPの流れが加速しています。PPAPの代替手段の選定時に留意すべきポイントを紹介します。

Microsoft 365に対応した脱PPAPを実現
日本企業がビジネスに必要なメールセキュリティを提供

　Cloud Mail SECURITYSUITE（クラウドメール セキュリティスイート）は、Microsoft 365・Google Workspaceでは不足している日本企業がビジネスに必要なセキュリティ機能と管理機能をオールインワンで追加できます。

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