こんなマナーあったの？ 電話とメールの“ビジネスマナー” 「もしもしNG」「添付ファイルは1〜2MB」（2/2 ページ）

仕事をする上で必要とされるビジネスマナーがある。そんなビジネスマナーの中でも、20代社会人は電話とメールのマナーには特に苦手意識を持つという。この記事では、電話とメールを仕事で使う上でのビジネスマナーを紹介する。

[松浦立樹，ITmedia]

ビジネスメールを“チャット感覚”で打つのはNG

　ビジネスメールを送る際にも5つのマナーがあるとし「件名なしはNG」「相手の名前と、署名を入れる」「やりとりは1往復半で終わらせる」「CC誤送信には注意」「大容量のファイル添付はNG」を挙げている。

ビジネスメールのマナーとは？

　同社は「SNSには件名がないため、Z世代は件名を軽視しがち」と指摘。ビジネスメールでは件名は、メールを開いてもらうために重要であるため、件名なしはNGとしている。また、ビジネスメールには提携があり、冒頭には「相手の会社名・部署名・名前+様」を書き、あいさつをしてから本文、その後またあいさつで締めた後、自身の署名を入れるのがマナーだという。

　チャットでの短いやりとりに慣れているZ世代は、メールもチャット感覚で書いてしまう場合がある。メールで聞きたいことを尋ねる際は、箇条書きや期日の明記など、一度で用件が伝わるよう工夫して、やりとりは一往復半で終わらせるのが理想だとしている。

　また、メールの宛先での「TO」「CC」「BCC」の使い分けにも注意が必要だ。CCで送ったメールは、受信者全員にアドレスが公開されるため主に情報共有などで使われる。他の受信者にアドレスが見えなくなるBCCと混同して誤りを起こさないよう、注意を呼びかけている。

　添付ファイルを送る場合は、相手の上限設定などで受信できない場合も考慮し「1〜2MB程度に収めるのがマナー」と同社は指摘。社内ルールも確認した上で、ファイル共有してほしいとした。

“相手を不愉快にさせないように配慮すべき作法”とは……？

　と、ここまでがトークナビが推奨する電話とメールのビジネスマナーである。すでに社会人の人の中にも「こんなマナーがあったのか？」と驚くものもあったかもしれない。ここで挙げたビジネスマナーはあくまで一例であり、必ずしも全ての社会人が守っているものではないということは、頭に留めて置いてほしい。

　冒頭にも記載したように、ビジネスマナーとは“相手を不愉快にさせないように配慮すべき作法”である。一つ一つのマナーを厳密に守るというよりも“この振る舞いは相手を不愉快にさせないだろうか？”と考えた上で行動を起こすことのほうが重要なのだと思う。