一太郎でマスターする、人を納得させる文書作成のテクニック（3/6 ページ）

この物語は、中堅商社に勤める若手ビジネスマンの奮闘を描いたイメージストーリーである。面白く読んでいただけるようコメディタッチに仕上げたが、盛り込まれている内容は実際の会社でも目にするものばかりだ。読み手を納得させる文書作成のテクニックをイメージストーリーに沿って見ていこう。

[粕川満，ITmedia]

「あとは項目の下に本文を入力していけばいいだけ。簡単だし、こうやって作ると見通しがついて書きやすいだろ？　それにこうやって書いていけば、ここをこうするだけで見栄えのいいリポートに一発で変換できる。文書の見栄えも、伝わる文書作りには重要な要素なんだよ」

　そう言って先輩は、一太郎のオートブック機能を使ってリポートの体裁を整えた。

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「オートブック」ウィンドウに用意されたスタイルセットを選ぶだけでレイアウトを自動的に整形できる

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「おお！　これは便利ですね!!　先輩の秘密兵器はこれでしたか！」

「秘密兵器と言うほどじゃないと思うけど……。うちの会社はもともと一太郎を使ってる人が多かったんで、一太郎をライセンス版で購入してるんだ。使いたいのなら総務部に行って手続きをしてくれば？」

「へぇ、そうなんですか！　じゃあさっそく行ってきます！」

　その足で総務部に向かうケンタロウ。担当者に教えてもらいながらライセンス追加の手続きを行い、インストール用のCD-ROMを借りてきて、さっそくインストールしてみた。

　一太郎を起動し、先輩から指摘された点に注意しながらリポートの修正に取りかかる。わかりにくい表現や誤字・誤用をその場で指摘してくれるのにはちょっと感動。

「そうか、『中国の若者の携帯電話の所持率の推移』とか、『生の声が得れた』なんてのはダメなんだな……」

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ATOKは誤字や誤用だけでなく、わかりにくい表現なども指摘してくれる

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　携帯電話の市場シェアや売上高の推移といったデータは、先輩が言っていたようにネットで見つかった。一太郎のナレッジウィンドウにはブラウザ機能もあって、そこから必要な部分を文書に取り込んでいく。

　キャラクター商品に関するさまざまなデータや市場分析については先輩諸氏がすでにリポートにまとめてくれているので、そこから丸ごと拝借した。一太郎はWordのファイルを読み込んで表やグラフをそのまま利用できるので、この作業も楽勝だ。食事に行く間もなかったので、金ちゃんヌードルを食べながら書き続け、なんとか終電までには先輩にリポートをメールで送ることができた。

提供：株式会社 ジャストシステム
制作：ITmedia ＋D 編集部／掲載内容有効期限：2006年3月19日