効率アップ、クオリティアップのためのデジタル仕事術

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カラリオでカイゼン:

効率アップの書類整理術――業務に応じたスキャナーでカイゼンする

業務改善といえば、なんと言っても書類の電子化。スキャナーが大活躍するシーンである。エプソンのカラリオスキャナーを使ってみよう!
2009年02月16日 10時00分 更新

 身近な書類の整理は、手軽に始められる業務効率改善の1つ。そんな書類整理には、なんと言っても電子化が欠かせない。あなたの仕事に合うスキャナーを考えてみてはいかがだろうか。

書類整理で効率アップ、スキャナーも仕事に合わせて

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 書類の電子化で最近注目を浴びているのがADF(自動紙送り装置)付きのドキュメントスキャナー「GT-D1000」。ADFを搭載し、素早く大量のビジネス文書をスキャンできるのが特徴だ。

 そうは言っても、「そんなにたくさんの書類を扱っていない」「定型のビジネス文書だけでなく、不定型のチラシなどをスキャンしたい」「厚みのある資料を、綴じをほどくことなく見開きでスキャンしたい」「古い資料のフィルムも電子化したい」という人もいるのではないだろうか。

 そんな人にオススメは、エプソンのカラリオスキャナー「GT-F720」。4800dpiの高解像度でも高速スキャンができ、製本された書籍など厚みのある原稿も簡単に美しくスキャンすることができる。こうしたニーズに高いレベルで応えてくれる製品なのだ。


高画質なスキャンでカイゼン――「GT-F720」

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 GT-F720では「α-Hyper CCDII」を搭載。これはエプソンが長年培ってきた高画質テクノロジーの集大成で、R/G/B(赤、緑、青)の3色を、それぞれ4つのCCDラインセンサー(合計12ライン)でスキャンする。光学解像度にして4800dpiという高画質で高速なスキャンを実現した。このおかげで高いクオリティで原稿を手早くスキャンしてデジタルデータにできるのである。

 GT-F720は、35ミリのネガ/ポジフィルム(ストリップ6コマ、マウント4コマ)のスキャンに標準で対応。過去に撮影したフィルムを写真資料としてデジタルデータにしたい場合も役に立つ。また製本された資料などは、裁断してドキュメントスキャナーで一気にデジタル化することもできるが、1枚1枚に分割できないような場合や一部分だけ必要であえて裁断するまでもないときがある。GT-F720は原稿カバーが180度フルオープンできるので分厚い本を開いてスキャンするようなことも簡単に行える。

 ビジネスシーンでの利用が増えているPDF作成機能では、複数ページの分割や特定ページの抜き出しなどが可能だ。ストレスのない使いやすさを追求し、ドキュメントスキャナーとしてビジネスユースに役立つ機能が満載なのである。


st_epson05.jpg 操作は4つのボタンで行う。それぞれスキャナー/メール/コピー/PDFと機能が分かれている。個別のボタンを押したときの動作は付属しているユーティリティ「Epson Event Manager」で細かく指定できるので、必要なスキャン設定を登録しておけば、ワンタッチで各機能向けのスキャンが実行できるようになっている。特にPDFボタンは、ビジネスでの利用シーンが多いはずなので便利だろう

書類を大量スキャンでカイゼン――GT-D1000

 「大量にスキャンしなきゃいけないから、ADF機能の付いたスキャナーで一気にスキャンしたい」という人もいるかもしれない。紙のデータを効率的にスキャンするなら、ADF(自動紙送り装置)が付いたスキャナーを利用するのも手だ。

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 例えば、エプソンのカラリオスキャナー「GT-D1000」は、ADFを標準で搭載。読み取り速度はカラーで毎分12枚、モノクロで毎分18枚と大量の文書を一気にデジタル化できるので、デスクにあふれがちな書類も一気にデータ化できるのだ。

 GT-D1000は、ADFで数十枚の紙の束も自動的に1枚1枚を読み込んでくれる。スキャンしてPDF化したり、スキャンしてメール送信したり、スキャンしたものをプリンターで印刷(コピー)したり。デジタル化した書類の使い方はいろいろだが、これをワンボタンで済ませられるのがGT-D1000なのだ。本体に備えた4つのボタンに、あらかじめ行いたい作業を登録しておけば自動的にソフトウェアを立ち上げてくれる。これらの各ボタンはカスタマイズも可能で、好きな機能を割り当ててもいいし、使いたいソフトも設定できる。

 「ADF付きですばやく、効率的にスキャンしたい」「高度で便利な機能がつまったADF付きのスキャナーが欲しい」――というユーザーにおすすめだ。ビジネスシーンでの活用にとどまらず、家庭内のドキュメント類を手軽にデジタル化したいユーザーにも向いている。


シンプルにデジタル化したいなら「GT-S620」

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 GT-F720から写真フィルムのスキャン機能を省き、購入しやすい価格帯を実現したのが「GT-S620」。書類のデジタル化に関わる機能を備えながら、読み取り機能はGT-F720同様4800dpi。同価格帯の製品に比べて約2倍の解像度を実現した。



ハードウェアだけじゃない、充実機能で業務カイゼン

st_epson06.jpg 色強調機能

 業務をカイゼンする3つのカラリオスキャナー――GT-F720、GT-D1000、GT-S620。高機能なハードウェアだけでなく、ソフトウェアや機能面でも業務改善をサポートするのである。

 例えば裏写りする原稿。紙が薄い書類などにありがちだが、こうした書類のスキャンに便利なのが文字の視認性を向上させる「文字くっきり機能」だ。裏写りしそうな原稿でも、文字を鮮明にして背景のムラなどを低減させるので、文字の視認性がグッと向上する。

 また、完成した資料に思わず赤ペンなので書き込んでしまったことはないだろうか。赤字の入った資料の保存などに便利なのが「ドロップアウト機能」。赤・青・緑の3色から指定した色を削除できる(モノクロ/8ビットグレースキャン時のみ)スグレものだ。赤字の注釈だけでなく、帳票や伝票などで色がついた罫線をモノクロ/8ビットグレー時にスキャンしない設定もできる。

 このほか、印鑑の印影が薄くてうまくスキャンできないなどということもある。こうした場合は、薄い色を読み取る「色強調機能」が便利。こちらも赤・青・緑の3色から、指定した色を強調できる(モノクロ/8ビットグレースキャン時のみ)ようになっている。


st_epson07.jpgst_epson08.jpg (左)文字くっきり機能オフ。(右)文字くっきり機能オン

st_epson09.jpgst_epson10.jpg (左)ドロップアウト機能オフ。(右)ドロップアウト機能オン

st_epson11.jpg こちらは「プロフェッショナルモード」。さまざまな書類をデジタル化する際に役立つ機能を用意した。

 ドライバソフトの使い勝手も見逃せない。いずれの機種も初心者から上級者向けに3つのモードを用意した。

 GT-F720とGT-S620では、フィルムや書類、紙焼き写真などの原稿種類を自動判別して最適な設定を行う「全自動モード」、シンプルな操作画面で原稿の種類や出力サイズを設定できる「ホームモード」、プレビュー画面で確認しながら色調補正などの高度な補正が行える「プロフェッショナルモード」が利用できる。プロフェッショナルモードについては、スキャン後に画像編集ソフトで補正する場合に比べ、画質の劣化を抑えられるのもポイントだ。

 GT-D1000では、全自動モードの代わりに「オフィスモード」を備えた。書類のスキャンに必要なイメージタイプ、出力サイズ、画質調整の設定が簡単に行える。



 GT-F720、GT-D1000、GT-S620は、ハードウェア、ソフトウェアの両面で多様な業務をサポートするカイゼンツール。あなたの業務にも必ず役立つはずだ。

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提供:エプソン販売株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2009年3月31日

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