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グループウェアユーザー必見!:オフィスに行かずに仕事ができる10のヒミツ

「オフィスに行かなきゃグループウェアが見られない」と思っている皆さんに知ってほしいのが「サイボウズ リモートサービス」。ここだけの話、サイボウズユーザー以外にもメリットがあるんです!

[PR/Business Media 誠]
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 「オフィスに行かなきゃグループウェアが見られない」と思っているユーザーの皆さん、意外と多いかもしれません。そんな人に知ってほしいのが「サイボウズ リモートサービス」です(サイボウズユーザーじゃないあなたにもメリットがあるんです。そちらはまた後ほど)。

サイボウズ リモートサービスとは

 「サイボウズ リモートサービス」とは、簡単に言うと外出先や自宅、携帯電話から社内LAN内のサイボウズにアクセスできるサービス。一般的なリモートアクセスサービスだと、セキュリティなど面倒な設定変更が必要な場合が多いですが、サイボウズ リモートサービスであれば、セキュリティ設定を変更せずに社内LAN内のサイボウズにアクセスできるようになります。



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 リモートサービスの便利な使い方は、何と言っても社外からアクセスできること。東日本大震災以来、いざという時にも仕事を継続できることが重要視されています。自宅にいても、移動中であってもすぐに社内コミュニケーションや予定のチェックを行えます。さらにスマートフォンからも簡単にアクセスできるのです。

 もちろんVPN(仮想プライベートネットワーク)といったソリューションを導入しても同じようなことはできるのですが、VPNは導入や設定が大変。そこでサイボウズ リモートアクセスの出番! というわけです。

いざという時に使いたいリモートサービス、使い倒しのためのヒミツ

 さて、そんなリモートサービスですが、より便利に使いこなすためのヒミツを伝授しましょう!

その1:VPNじゃないから導入が簡単

 サイボウズ リモートサービスはWebブラウザにインストールした証明書によって、アクセスを受け付ける仕組み。一般的なVPNと異なり、ファイアウォールの設定変更や特別なクライアントソフトが不要なのもうれしいところです。誰でも簡単にアクセスできますよ。

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その2:導入済みVPNと賢く使い分け

 すでにVPNを導入している場合も有効です。何にでもアクセスできてしまうVPNを多くの社員に解放するのはリスクも伴います。「サイボウズ リモートサービス」ならば、サイボウズ製品にのみアクセスさせることが可能。今秋には他製品へのアクセスや、誰に何をアクセスさせるかの制御ができるようになります

 またバックアップとしても機能します。導入済みのVPNサーバやVPNのクライアントソフトが不調な時、サイボウズのリモートアクセスを使えばアクセス可能。つまりVPNのバックアップとしても使えるんですね。

その3:ガラケーからスマートデバイスまで何でもOK

 特別なクライアントソフトは不要なので、PC以外であってもインターネットにアクセスできて、Webブラウザを搭載した端末であれば利用できます。例えば、今まで使っていた携帯電話はもちろん、最近急速に普及しつつあるスマートフォンやタブレット端末でも簡単に使えるのです。サイボウズ製品であれば、スマートフォンの専用アプリ「サイボウズモバイル KUNAI」も用意しています。

サイボウズモバイル KUNAIとは

 「サイボウズモバイル KUNAI」とは、スマートフォンから社内のグループウェアを利用できるアプリ。KUNAIは、忍者が使用していたハンドナイフである「くない」が由来です。単なるナイフだけでなく手裏剣としても利用していたといいます。手のひらに納まる大きさながら、さまざまな目的に活用できる――という意味で、KUNAIこそ現代の“くない”かもしれませんね。



st_cr03.jpgst_cr05.jpg (左)iPhoneでサイボウズ リモートサービスを活用。iPhone標準のWebブラウザ「Safari」でアクセスできる。(右)右はAndroid端末で専用アプリ「KUNAI」を起動しているところ。ブラウザでもアプリでも利用できるのがサイボウズ リモートサービスの特徴だ

その4:停電の影響なし!

 サイボウズ リモートサービスの中継サーバは、発電装置を備えたデータセンターに設置しています。万が一、停電が発生した場合もサービスを止めることなく切り替え可能。なので、一定期間の停電に対しては、影響を受けないのです。

導入した利用者が「リモートサービスマネージャー」をインストールしている場合、導入先サーバが停電の影響で停止する場合は、リモートサービスが利用できなくなります。

その5:ユーザーの管理も簡単、しかも他社グループウェアでも!!

 現在はサイボウズ製品にのみアクセスできる「サイボウズ リモートサービス」ですが、今秋には、他製品にもアクセスできるようになります。クライアント証明書一つで、アクセス先製品や利用期限を管理できるので、ユーザーにとっても自分が利用できる製品にだけにアクセスできるので迷わず利用できるというわけです。

ええ!? サイボウズじゃなくてもリモートサービスが利用できるようになるの?

 本文でも紹介しましたが、この秋にリリース予定の最新版「サイボウズ リモートサービス 3.0」はサイボウズ製品”以外“の製品へ接続が可能になります!

 震災以降、働き方に多様性が求められている中、日常的に使うグループウェアのような業務システムに、あらゆるところから接続したいというニーズが高まっています。一方、これまでのVPNでは設定が面倒だったり、接続環境に制限があることもありました。

 そこでサイボウズ リモートサービス 3.0では、クラウドを含めた企業システムに外から安全にアクセスする手段をサイボウズならではの簡単さで提供します。

 また、証明書を個別発行できるオプションも用意。部署、役割、利用者、利用製品、利用期限ごとにクライアント証明書を分けるといった管理も可能です。経理部の部長と営業部のリーダーでは働き方が異なりますし、当然利用するシステムも違ってきます。こうした違いにサイボウズなら簡単に対応できるというわけです。


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スマートフォンから利用するためのコツ

 サイボウズ リモートサービスが最大限に活用できるのは、やはり外出先でのこと。スマートフォンが活躍するチャンスです。ただ、PCと異なりスマートフォンは入力作業が苦手。いつもだったらちゃんと丁寧な言葉づかいでメールを送るのに、スマートフォンからになると急にそっけなくなってしまう人いませんか?

 こんな特性を押さえながら、スマートフォンから使うために押さえておきたいビジネスマナーを考えてみましょう。

その1:スマートフォンから入力していることを相手に分からせる

 スマートフォンで入力作業はどうしても面倒。なので、メールの返事やスケジュールのフォローコメントなども丁寧に答えづらいものです。そんな時には、スマートフォンから書き込んでいることを伝えるようにしましょう。

 例えば、KUNAIであれば、個人設定にある「フォローの署名」。こちらで「From KUNAI」などと設定しておけば、「あ、この人はスマートフォンから返信したんだな」と分かってもらえるでしょう。

3つのKUNAI

 実はKUNAIには3種類のアプリがあります。1つは先ほどの「サイボウズモバイル KUNAI」。こちらはWindows PhoneやBlackberry用のアプリで(今秋にはiPhone、Android向けも登場します)、スケジュールだけでなく、メールやショートメッセージ、アドレス帳などを共有できます。もう1つは「サイボウズモバイル KUNAI Lite」です。こちらは通常のKUNAIに比べると機能は軽めで、スケジュールの共有が可能。Liteは、iPhone/Android/BlackBerryの各機種で利用可能です。

 ちなみにiPhoneはKUNAI Liteを使わずとも標準ブラウザのSafariからもアクセスできるのですが、Androidのブラウザは証明書が利用できないため、そのままではアクセスできません。そんな時には最後のKUNAI、「KUNAI Browser for Cybozu Remote Service β」を使いましょう。こちらはブラウザのアプリケーションですが、証明書が利用できるためサイボウズにアクセスできるのです。Androidユーザーは必須ですね。


st_cr04.jpgst_cr06.jpg (左)iPhoneアプリ「KUNAI Lite」。(右)こちらはBlackBerry用


その2:タイトルに必要な情報を盛り込む

 スマートフォンを使っている時にいつでも電波が届いているとは限りません。イベントのタイトルに必要な情報を盛り込んでおけば、少なくともイベントの一覧ページまでたどり着けばある程度の内容を把握できるので便利です。

 例えば場所です。「○○会議@11階会議室」などと「@」を付けて場所を明示するのもありです。わざわざページをクリックしなくてもタイトルだけで分かると便利ですよね。

 共有する人たちとのコミュニケーションを促す方法もあります。例えば、タイトルに【変更可能】と入れておく。

 そうすれば「あ、この会議については内容や場所を変えられるんだな」と同席者に分かってもらえるはずです。事前に打ち合わせや資料が必要な場合も【要事前打ち合わせ】だったり、【要事前のSkype】だったりと入れてみると、スムーズに進むかもしれませんよ。

その3:紛失したらどうする? ワイプする!

 大切なお客様の情報を持つ可能性があるスマートフォン。紛失したらどうしましょう。そんな時のために、最低限ワイプ機能(外部から端末の情報を消す機能)は確保しておきましょう。今秋のリリースを予定している最新のサイボウズモバイル KUNAIでは、iPhoneやAndroidなどでもワイプも可能になります。うっかり屋さんの人もこれなら安心です。

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その4:パスコードロックを使ってますか?

 ワイプなどのセキュリティ対策をしても、電波の届かない所にあった場合はワイプを命令する信号を届けることができません。

 一般的なスマートフォンは、パスコードロックという機能を標準で備えています。起動時やスリープからの回復時などに、パスコードを入力させることを強制できますので、セキュリティ対策になるわけです。スマートフォンは、PC並の情報を持つ可能性があります。これからのマナーとして、ワイプと必ず併用したいですね。

その5:ID/パスワードって入力不要?

 スマートフォンやアプリの話を中心にしてきましたが、アプリを使わなくてもWebブラウザでもサイボウズにアクセスできます。もちろん携帯電話からもアクセス可能で、この場合は設定次第でログイン画面を省略できるんですよ。これは便利!

 ガルーン 2/3の場合は、システム設定、またはシステム管理で「ケータイ」へのログインURLを設定しておくと、個人設定の画面から「ログインパスワード付きのURL」を携帯電話にメール送信できます。Office 7/8は「端末認証」機能を有効にすることで、端末認証を利用した「簡単ログイン」が可能。こちらも携帯電話でログイン名、パスワードを入力せずにログインできます。


 今回の10個のヒミツ、いかがだったでしょうか? 「サイボウズ リモートサービスって便利そうだけど、難しそう」「慣れていないから不安」などなど、なんとなく敬遠しがちだった人も多いと思います。ところが使ってみると、外出中や自宅でのちょっとした時間に仕事が進むのは本当に便利です。年間7万8000円(10ユーザー版)、1カ月当たり6500円で導入できますし、最長60日間の無償お試し期間もあります。

 万が一、オフィスに来れないような事態になったり、そこまでは行かなくても、ちょっとした外出したりする機会に、サイボウズ リモートサービスを試してみはいかがでしょうか。


提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2011年9月28日


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