営業や経理の“時短”に向けて――「ビジネスナビタイム」を導入する理由

交通費や経費の精算って、意外と時間がかかります。外回りが多い営業スタッフの経費精算をグッと簡単にするのが、経路検索サービスと経費精算が一体となった「ビジネスナビタイム」。経理スタッフの手間やコストも大きく削減できる、その秘密は……？

[PR／Business Media 誠]

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　東日本大震災とスマートデバイスの普及――。この2つが要因となり、ビジネスがよりダイナミックになっている。

　震災直後、計画停電やそれに伴う電車などの交通機関のマヒによって、都心でも多くの会社で企業活動に影響が及んだのは記憶に新しい。こうした状況に対して多くの企業では、自宅や社外でも社内と同様の仕事ができるように新たな制度やシステムを導入した。

　iPhone／iPad、各種Android端末、Windows Phoneなどのスマートデバイスの急速な普及も、ワークスタイルの変革に寄与している。それまではノートPCを持ち歩かなければできなかった仕事のうち、今やある程度の部分はスマートフォンでこなせるようになりつつある。

ワークスタイルの変革は交通費精算にも影響!?

　こうした影響を最も受けたのは、現場の営業スタッフだろう。社外でのワークスタイルを認める制度やツールの出現によって、会社に戻らず直行直帰の営業スタイルが認められたケースも増えたが、これまで意識しなかったことも明らかになってきている。

　例えば外出先での仕事が増え、喫茶店や貸会議室などで仕事をする場合、交通費に付随する経費も増える。そもそも営業スタッフにとって、交通費などの経費精算は後回し。オフィスに戻ってきても会議や提案書作りなどに追われてしまうから、できれば移動中などのちょっとした“スキマ時間”に経費精算をしてしまいたい。経費や交通費の精算が外出先でできたり、一度申請したデータを再利用できたりすることが重要になる。

　一方、経費精算を受け付ける経理スタッフにも影響が出ている。精算件数が増えれば、それに伴い記入ミスも増える。しかし社員が社外にいる時間が長くなれば、経理スタッフは社員と顔を合わせて、直接ミスの内容を確認する機会が減ってしまう。メールで確認しても現場からの返事がなかなか来なかったり、電話の応答も後回しになったり。経理スタッフもまた、誰でも間違いなく入力できて、しかも分かりやすい交通費精算システムを求めているのだ。

交通費精算が無理なくできるシステムとは

電車広告などでおなじみ、経路検索の「NAVITIME」がベース

　交通費精算を簡単に、しかもミスを減らすにはどうしたら――。最近注目を集めているのが、地図サービスや経路検索サービスと連携した交通費精算システムだ。例えば、個人向けナビゲーションサービス大手のナビタイムが提供する「ビジネスナビタイム」である。

　名前を聞いて「ナビタイムなら知っている」と思った人も多いかもしれない。そう、携帯電話やスマートフォン、PCなどで利用できる「NAVITIME」だ。鉄道、航空機、バス、タクシー、徒歩などを組み合わせて、目的地までの経路をドア to ドアでナビゲーションしてくれる「トータルナビ」が特徴。駅時刻表や周辺検索、鉄道運行情報など、周辺サービスも充実している。

　この「NAVITIME」の使いやすさをそのままに、交通費精算や承認のためのワークフローなどの機能を追加したビジネス向けサービスが、「ビジネスナビタイム」なのだ。

　「ビジネスナビタイム」の特徴を詳しく紹介していこう。

トータルナビ、スマートフォン＆ケータイ対応、交通費＆経費精算、承認（ワークフロー）＆会計ソフト連携が特徴

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特徴その1：営業が便利！ ルート検索と交通費精算が同時にできる

　「NAVITIME」譲りのトータルナビで経路を検索・登録できるのが、「ビジネスナビタイム」最大の特徴だ。トータルナビで「出発地」「目的地」を入力するだけで、最寄りの駅も最適なルートも、自動的に検索してくれる。電車で複数の路線を乗り継いだ場合でも、いちいち個別に入力することなく、一括で登録できる。

　いわゆる電車の路線のみを扱った路線検索の場合は、最寄駅も自分で調べる必要があるが、「ビジネスナビタイム」なら出発地と目的地を入力するだけで、最も適した出発駅、目的駅を表示してくれるのだ。しかもPC、スマートフォン、携帯電話のいずれでも、シームレスに利用できる。

　ルート検索結果画面から1クリックで交通費精算の登録画面へ遷移するのも便利。交通費精算の登録画面では、使用目的や訪問先の入力を行うだけでいい。交通費にひもづく経費がある場合も同じ画面で登録が済むのである。これまでExcelやシステムに転記していた場合と比較すると、入力間違いも減らせるし、ましてや一度の検索で交通費精算までできるから、手間も大きく減らせるのだ。

　もちろん、ルート検索履歴から選択することも可能だから、月末にまとめて精算する人も大丈夫。行き先やルートを思い出し、交通費を計算しながら入力するのに比べると、入力時間が大幅に削減できるのもうれしい。

スマートフォンで検索した例。目的地を入力するだけで、出発駅と目的駅を表示してくれる（左）。移動中はもちろんナビとして利用でき（中）、後から履歴を呼び出せば、そのまま交通費として精算画面に登録できる（右）

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特徴その2：スマートフォンにも対応

　毎日外を飛び回る営業職の場合、ビジネスツールとしてスマートフォンを活用している人も多いだろう。

　「ビジネスナビタイム」は、スマートフォンの対応も進んでいる。PCで検索した内容は、携帯電話やスマートフォンでも呼び出し可能。事前に訪問先をPCで調べておき、外出先からはスマートフォンで呼び出す、といった使い方ができる。入力が面倒なスマートフォンでも、簡単かつ素早く活用できるというわけだ。

　このほか上述のトータルナビも、もちろんスマートフォン対応済み。経路の確認や交通費の登録だけでなく、担当者が一覧を確認したり、承認者がワークフロー内容を確認・承認するのも、スマートフォンから可能だ。

会社ではPCで行き先を検索し、検索結果をスマートフォンから呼び出したり、そのまま交通費精算を済ませたり、ということがシームレスに行える。もちろんフィーチャーフォンにも対応している

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特徴その3：経理の苦労を軽減　チェック不要、会計ソフトへ一括登録

　経理スタッフから見た「ビジネスナビタイム」最大のメリットは、面倒な交通費の再チェックが不要になることだ。もともと経路検索サービスを提供している「NAVITIME」のサービスだから、営業が申請してきた交通費の金額を再度細かく確認する必要がない。交通費精算の件数が多い会社ほど、経理スタッフのメリットが大きくなる。

　入力されたデータは、そのまま会計ソフトにインポートできる。今までは経理スタッフが手入力で行っていた部分が不要になるので、大幅なコスト削減にもなり、ミスも防げる。

　また、承認フローもシンプル。ボタンによる「承認」「差戻し」「却下」を選択するか、フリーコメントの入力が可能となっている。PCからでもスマートフォンからでも承認できるので、承認者も作業スピードがアップする。

　ワークフローの画面では、経費の稟議を申請する際に仮払いなどの同時申請も可能で、承認ルートは設定してある中から選択するだけ。申請元の稟議伝票を確認できるため、精算時のミスも防げるようになっている。

　有能な営業スタッフが便利に使って、交通費や経費精算の時間を短縮できるだけでなく、ミスなく入力できる仕組みだから、経理スタッフの時短にもつながる「ビジネスナビタイム」。御社も導入を考えてみてはいかがだろうか。