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» 2014年12月24日 10時00分 UPDATE

脱「現金主義」の経費精算:クラウド時代だからこそ、現場も経理もラクになるアメリカン・エキスプレスの法人カード

現場の社員にとっても経理にとっても、やらなくてはいけないことは分かっていても面倒な「経費精算処理」。そのどちらにも負担をしわ寄せすることなく処理を効率化し、経費の透明化までも実現する手段がある。

[PR/Business Media 誠]
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 「月末までに経費伝票と領収書を提出してください。今月は四半期末なので締め切り厳守。領収書は貼付のこと」――こんな指示を何度も受けながら、つい面倒になって領収書を溜め込んだり、必要経費を自腹で立て替えていたり。現場の社員が、経費精算よりも「本来の業務に時間を使いたい」と考えるのも無理からぬことだ。

 経理も本当はガミガミと指示をしたくない。だが、経理にとっても経費精算処理は大きな負担だ。膨大な伝票と領収書をチェックし、手作業で処理すると、写し間違いや入力漏れといったミスも生じる。しかも月末月初という特定の時期にのみ負荷が集中する。

 現場と経理、どちらにとっても負担の大きい経費精算業務。どうにか改善する方法はないのだろうか?

「現金主義」ゆえの不正利用リスク

 アメリカン・エキスプレスが世界7カ国の中堅企業を対象に行った調査によれば、日本企業は経費支払いの53%を現金で行っている。米国や英国、豪州などの企業ではクレジットカード利用が3割を超えるのに対して、日本は1割に過ぎない。

世界の中堅企業における経費の決済手段比較 世界の中堅企業における経費の決済手段比較(出典:アメリカン・エキスプレス)

 「現金主義による経費精算は煩雑で、不正利用のリスクをはらんでいる」と指摘するのは、中堅企業の実際の現場に詳しい横山由美子氏(同社 法人事業部門 ミドルマーケット 新規営業本部長)だ。

 例えば、空の領収書を複数枚用意して架空の経費を計上し、私腹を肥やす――ドラマにでも出てきそうな手口だが、領収書ベースのプロセスではこうした不正に気付きにくい。企業にとって経済的な損失となるだけでなく、コンプライアンスの観点からも望ましくない。

 ではどうすべきか? ここで浮かび上がるのが法人向けのクレジットカード「アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カード」を社員に持たせるという選択肢。業務上必要だと考えられる経費――交通費や交際費、備品代、通信費などの支払いをクレジットカードに変えてしまうわけだ。

 横山氏は「単に支払い手段をクレジットカードに変える以上の、戦略的な経費管理を実現するサービスがある」という。その理由を見ていこう。

法人カードで経費処理をガラス張りに

アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カード アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カード

 一番大きな理由は「経費処理の見える化」だ。誰が、いつ、どこで、いくら使ったかがガラス張りになり、「上司にも利用状況を見られている」という意識が生まれれば、不正を試みようとする人は減るはずだ。つまり、法人カードの導入はコンプライアンスを強化する。

 もちろん、社員自身にもメリットはある。出張に先立ってあらかじめ仮払い処理を行う必要もなくなれば、急に必要になった備品を社員が自腹を切って購入するといったこともなくなる。

 とはいえ、「社員が間違えて法人カードを使ったら」と懸念を抱く経営者もいるだろう。このリスクは「限定条件付き連帯責任」という債務条件で解消できる。これは、法人カードでの支払いのうち、どう見ても経費と見なせないと会社が判断した利用分に関しては、社員のみが債務を負うという債務条件である。

出張から帰る前に経費精算処理が完了?

横山由美子氏 アメリカン・エキスプレス・インターナショナル 法人事業部門 ミドルマーケット 新規営業本部長の横山由美子氏

 2つ目の理由は、経費処理プロセスの効率化だ。横山氏は「現金と領収書に依存した仕組みでは、現場を効率化しようとすれば経理の負荷が高まり、経理の負荷を減らそうとすると現場にしわ寄せが……。アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カードを経費精算システムと連動させることにより、双方にとってラクな仕組みが実現できます」という。

 アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カードの利用データは、約48時間後※1には経費精算システムに自動反映され、経費として申請するものにチェックを入れれば承認依頼となる。つまり、社員は手作業で利用項目や金額をインプットする必要がなくなるわけだ。

※1:ご利用いただく加盟店によりデータの反映時間が異なる場合がございます。

 また、アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カードのWebベースレポートシステム「@Work」を使えば、経理も責任者IDでログイン可能。すべての法人カードの利用状況がカード利用後約48時間後には確認でき、作業が月末に集中することもなくなるだろう。

 カード利用の明細データと経費精算システムが連携すれば、経費精算プロセス全体の簡略化、自動化も実現できる。「出張中の移動時間にスマホなどから経費精算システムにアクセスして、必要な経費精算を申請できます。帰社する前に経費精算処理が終わっているといった事例もあります」(横山氏)。

 アメリカン・エキスプレスでは、すでに連携を実現しているクラウドベースの経費精算システム「コンカー」に加え、2015年3月からは国内の中小企業から大企業まで約650社で使われている経費精算システム「楽楽精算」とも連携する。コンカーの試算では、法人カードと経費精算システム、さらには交通系ICカードなどを連携させることで、経費精算処理1回当たりのコストを平均で78%削減できるという。

クラウドの支払いにも活用、中堅企業の成長を支援

 クラウドサービスの普及もアメリカン・エキスプレス・コーポレート・カードを持つ理由になる。メールやグループウエアは、どこからでも使えるという柔軟性や拡張性だけでなく、経費削減の側面からもクラウド化が進んでいる。また、クラウドサーバなどのITインフラもネットで簡単に申し込める。

 だが、つまずきがちなのが「支払いの手段」だ。特に外資系企業のサービスの多くはクレジットカード払いのみ。しかもドル建てという場合もあり、為替変動リスクも加わって予算管理が難しくなる上、海外送金手数料も必要となり、経理の負担が増してしまう。

 だからといって個人のクレジットカードで立て替えていると、今度は別の問題に直面する。「スモールスタート」のうちはいいが、ユーザー数や規模が拡大するにつれて支払い料金も増え、個人の与信額を超えてしまう可能性があるのだ。

 ちなみに個人のクレジットカードにはさまざまなポイント特典があるが、実は法人カードにもある。「コーポレート・メンバーシップ・リワード」というプログラムでは、アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カードでの支払い100円につき1ポイントを企業単位で貯められる※2。貯まったポイントは企業で管理できるため、カード利用後の支払いに充当したり、ギフトカードやオフィス用品との交換などに使用したりできる。

※2:ポイント加算対象外の加盟店が一部ございます。

スローガンだけで終わらない「顧客第一」のサポート体制

 最後にもう1つ、ワールドワイドなサポート力にも触れておきたい。近年、中堅企業でも海外展開を考えている会社は多い。しかし、出張であれ駐在であれ、ただでさえ言葉の通じにくい異国の地で働く従業員は心細くなるもの。そのようなときでもアメリカン・エキスプレスは心強い味方になってくれる。

 例えば、2004年のインドネシア・スマトラ島沖地震では巨大な津波が発生し、甚大な被害を及ぼした。アメリカン・エキスプレスは、震源地から半径数キロ以内で何らかの支払いを行った顧客リストを24時間以内に作成し、安否確認に当たったという。「社員一人ひとりが、マニュアルに頼るのではなく『お客さまのために何ができるか』を考えて行動するというスピリットを持っていることが分かるエピソードです」(横山氏)

 アメリカン・エキスプレスは今後も、B2Bの購買管理やオンラインでの少額決済など、企業の経費管理や購買活動を幅広く支援していくという。経費処理を効率化し、本業に専念してビジネスを拡大したいと考える中堅企業に取って、心強いパートナーだ。

アメリカン・エキスプレス・コーポレート・カード

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提供:アメリカン・エキスプレス・インターナショナル・インコーポレイテッド
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2015年2月12日