「電子の机、電子の紙、電子の文房具」:富士ゼロックス「DocuWorks」が実現する、ひとに優しくビジネスに強いドキュメント環境

累計200万ライセンスの販売実績を誇るドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」(ドキュワークス)。その特徴はまるで本物の紙を扱っているかのような使い勝手の良さにある。直感的な操作で統合された文書管理を実現する、DocuWorksと関連ソリューションを紹介しよう。


 富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」が、2007年5月で累計200万ライセンスを超えた。ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエアとして国内トップクラスのシェアを誇るこのソフトウエアは、使い勝手の良さと軽快な動作が特色だ。個人から大企業まで幅広いユーザーに活用され、そのオフィスワークを変革してきた。さらに、他のソリューションとも連携し、高度な情報管理を容易に実現できる。

文書管理システムを導入したけれど……

 文書管理システムは以前からビジネスシーンで広く用いられてきた。オフィスに散在する多種多様の文書を整理し、効率的な業務推進に役立つソリューションとして、「オフィスのペーパーレス化」や「業務効率改善」、「文書活用による営業力強化」、さらには「情報漏えい防止」や「コンプライアンス経営」といった効果が期待される。この文書管理システムには数多くの製品が存在しているが、実際には導入しても紙の文書が一向に減る気配を見せない、というケースも少なからず存在する。

 文書管理システムは、日常的に使われる文書を管理するものであることから、使い勝手が良く、直感的な操作ができるような製品でないと定着しにくい。例えば、ちょっとした使い勝手の違いでも、多くのオフィスワーカーが使いにくいと感じることがある。そして、これまで馴染んでいた旧来の文書管理手法(紙文書や、ファイルサーバーの特定フォルダを使うなど)が引き続き使える状況なら、あえて文書管理システムを使わず、従来どおりの方法に戻ってしまうというわけだ。

 結局、「オフィスのペーパーレス化」は実現せず紙文書でのやり取りが残ってしまい、「業務効率改善」や「文書活用による営業力強化」も中途半端で、「情報漏えい防止」や「コンプライアンス経営」なども期待できない、という状況に陥ってしまう。文書管理システムについては、「使いにくいシステムは定着せず、思ったとおりの効果を発揮できないことがある」と言えよう。

パーソナルから大企業まで累計200万ライセンスの販売実績を誇るDocuWorks

 そのような中、DocuWorksは2007年5月に累計200万ライセンスの販売を達成した。ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエアとしては、国内トップクラスのシェアである。

 DocuWorksは、1993年頃に技術開発が開始された、歴史の長いソフトだ。「電子の世界に紙を作る」というコンセプトのもと開発がスタートしたという話からも、紙の良さを備えつつ、より包括的な文書管理を行うためのソフトウエアを目指したことが分かる。

 誰もが日常的に使用できる汎用性を目指し、直感的なユーザーインタフェース、環境と親和性や他システムとの連携などを重視して開発が進められ、1996年12月には、DocuWorksの最初のバージョンが登場。その後、約10年間に渡って機能強化が進められた結果、現在の最新バージョンとなるDocuWorks 6.2へと至っている。他社製品を含む多様なソリューションと連携でき、高いセキュリティや利便性を実現できるようになっている。

 現在、DocuWorksは、パーソナルから大企業まで幅広いユーザー層に受け入れられている。ユーザー1人での活用例としては、個人事業主や税理士、大学の研究者など、大量の資料を整理する業務が中心だ。一方、大規模ユーザーでは、企業や官公庁で数千から数万人規模の活用例が数多くある。もちろん富士ゼロックス自身もDocuWorksを、関連会社を含む全従業員が利用しており、やはり数万ユーザー規模で「目に見える」業務効率化を実現しているという。

photo DocuWorksの導入により事業所がすっきりと(DocuWorks ユーザー事例より)

軽快な動作で使いやすい「電子の机」

 DocuWorksがこのように多くのユーザーに支持され、評価されてきた実績の背景には、他の文書管理システムにない特徴があることが伺える。その最大の魅力とは、直感的な操作による使い勝手の良さだ。

 DocuWorksは、オフィスアプリケーションなどで作成された電子文書と、複合機やスキャナーなどでスキャンして取り込んだ紙文書を、すべて一元管理できるようになっている。

 DocuWorksに含まれる文書を整理するためのソフト「DocuWorks Desk」では、文書の表紙を縮小表示したサムネールを、ウィンドウ内の好きな場所に配置できる。このサムネールは、文書の寸法や縦横のレイアウト、ページ数などの情報も表示されており、文書のイメージを一目で把握することが可能だ。文書の縦横回転やページの入れ替え、さらにはドラッグ&ドロップで複数の文書を束ねたり、ページをばらしたりすることも容易に行える。

photo 紙の文書のように直感的に操作できるDocuWorks Desk
※画像をクリックすると拡大表示します

 DocuWorks Desk上の文書をダブルクリックすれば、閲覧用ソフトの「DocuWorks Viewer」が立ち上がる。ここでは、紙と同じような感覚で、テキストや手書きの図形、マーカーや付箋、さらには印鑑などの追加が可能だ。スキャナーから取り込んだ紙文書に関しては、OCR(光学文字読み取り)機能で文字情報を拾い出し、検索などに役立てることもできる。

photo 実際の紙と同様にマーキングしたり、付箋を貼ることができる
※画像をクリックすると拡大表示します

 こうした文書操作は、アイコンや右クリックメニューなどで直感的に行うことができる。また、DocuWorksは動作も軽快で、紙の文書を手作業で扱うのに近い操作感が得られるのも特徴だ。まさに、「電子の机」と言えるだろう。

 なお、DocuWorksはバージョン6より、DocuWorks文書からPDF文書を作成したり、サムネール表示することも可能になっている。さらに、最新アップデータで提供されているDocuWorks 6.2では、DocuWorks文書と同様にPDF文書を束ねたり分割したり、回転するといった編集操作が可能になった。対外的に配布する文書としてデファクトスタンダードとなってきたPDF文書も、「電子の机」に置いて管理できるのだ。

セキュリティや文書活用を高める連携ソリューションも充実

 DocuWorks文書は、他のユーザーの「電子の机」にもそのまま持ち込むことができる。DocuWorksユーザー同士でのコラボレーションも容易だ。電子署名や電子印鑑などを用いて、オフィス内の承認業務などのワークフローも簡単に構築することができる。一方、セキュリティ面では、パスワードを用いて閲覧や編集、印刷などの制限を文書ごとに適用することができ、情報の流出を防ぐことも容易だ。

 さらに、「DocuWorks Context Service 2.0」(以下、DWCS)を併用することで、他人に配布した後でもDocuWorks文書のセキュリティを管理することが可能になる。DWCSは、DocuWorks文書に付随する情報を管理するためのシステムとして開発されたもので、文書本体に含まれない情報のみを専用サーバー上に登録しておくことができるという製品だ。文書にまつわる背景情報(=コンテキスト)、例えば文書の閲覧回数や、「新バージョンの文書が出たので差し替えてお使い下さい」といったコメントなどのやり取りが可能となっている。DocuWorks文書をDWCSに対してコンテキスト登録し、配布すると、配布先のDocuWorksで開かれた際にDWCSサーバーからコンテキスト情報を取得して利用者に通知してくれるという仕組みだ。改定が頻繁にある文書などは、DWCSを活用すれば文書利用者へ常に最新バージョンの文書を届けることも可能になる。

photo 社外での閲覧を禁止することで情報流出を防ぐコンテキストセキュリティ

 コンテキストセキュリティ機能は、そうしたコンテキスト情報の一環として設定できるようになっている。コンテキストセキュリティが設定されたDocuWorks文書が開かれようとすると、DWCSサーバーに閲覧可能かどうかといった権限を確認し、可能であれば開くことができる。DWCSサーバーが閲覧不可能として回答した場合、あるいはもしDWCSサーバーに接続できない場合は、文書を開けない。「持ち出し禁止」ではなく、「社外での閲覧禁止」という、新しい考え方を実現しているのだ。

 富士ゼロックスの文書管理ソリューションとしては、文書の共有を容易にするWeb対応情報共有ソフトウエア「ArcWizShare」もある。ArcWizShareはWebベースで文書やその他の情報を管理するサーバーソフトウエアで、PCだけでなくデジタル複合機「ApeosPort」からも直接アクセスができる。例えばArcWizShare上の申請書をApeosPortの操作で直接印刷、必要事項を記入しApeosPortでスキャンして提出するといった使い方も可能になっている。

 DocuWorksは、このArcWizShareと連携することが可能。DocuWorksの使いやすい操作感そのままで、ArcWizShareへ、文書登録や、共有されている文書の閲覧、編集などができるようになっている。DocuWorksが個人的な机とすれば、ArcWizShareは社内の共有キャビネットとして考えれば分かりやすいだろう。さらに、ArcWizShareとDWCSを組み合わせることで、ArcWizShareに登録したDocuWorks文書へ自動的にコンテキストセキュリティをかけ共有するなど、より高度な文書活用が実現する。重要な機密情報を含む営業資料などは、情報が漏えいしないようにきちんと管理しつつも積極的に活用していきたいものだが、上記の組み合わせであれば、セキュリティと利便性の両方を満たすことが可能になるはずだ。

DocuWorksを中心とした使いやすいドキュメント環境

 DocuWorksは、デジタル複合機「ApeosPort」や、Web情報共有ソフトウエア「ArcWizShare」との連携においても、その使いやすさが継承されている。DocuWorksをフロントエンドとしたドキュメント環境により、入力・出力・編集・管理・共有といった一連の文書操作を、スムーズかつセキュアに行うことができる。これにより文書を中心としたコミュニケーションの活性化や情報資産の有効活用が促進され、ビジネスの成長を強力に支援するだろう。

photo DocuWorksは個人レベルのドキュメント環境から全社規模まで、さまざまな状況で使用されている

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提供:富士ゼロックス株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2007年6月30日