メールホスティングの進化形はExchange+スマートフォンにあった

本当のメール・スケジュール管理は、外出先からも作業の続きをすることができるべき。Microsoft ExchangeとOutlook(Windows Mobile)の組み合わせは、PCや携帯、スマートフォンの情報共有の真価を魅せてくれる。


 「業務で“Microsoft Office”を使っているから、連携機能が魅力なメールシステム(Exchange Server)を導入したい」。Microsoft Exchangeに対するそのような意見は多い。

 メールソフトといえば“電子メールだけ”を扱うソフトが多いが、マイクロソフトのメールサーバシステム(Exchange Server)は、後述するようにスケジュール管理との連携機能が特徴だ。

 しかし、業務基盤として導入したいと思っても、従来は信頼おけるホスティングサービスでWindows Server環境を提供しているケースが少なかった。つまり、いくら魅力的であっても、ほとんどの場合、自社のサーバ運用が強いられるのだ。しかも、専任のシステム管理者は不在。そんな場合には、中小企業の多くでWindows Serverを自社運用することなど現実的ではない……、そう考えるのが自然だ。

電子メールを中心とするスケジュール管理

 マイクロソフトのメールサーバ「Exchange Server」は、メールソフト「Outlook」と組み合わせて利用することで、電子メールやスケジュール管理の使い勝手を大幅に向上させることができる。大企業ユーザーの中には両製品を導入することで、業務効率を大幅に向上させている企業が数多く存在する。

 しかし、従業員数が100人程度の非IT専業企業では、自社サーバを運用することがなかなか難しい。専任のシステム管理者が居ない場合には、サーバの導入から日ごろの運用・管理が容易ではないからだ。

 特に電子メールは、電話同様、企業にとって欠かすことのできないものとなっている。それだけに、導入後の運用はダウンすることなく万全でなければならない。社内でメールシステムに不具合が起こり、メールが使えなくなるといった事態が起これば、売り上げにもマイナス影響を及ぼすことにもなりかねない。

  そんな中小企業ユーザー向けに、GMOインターネットがサービスを開始したのが、同社のレンタルサーバー「レンサバ.com」の新サービス「プレミアサーバーEXシリーズ」だ。同社のホスティングブランド「レンサバ.com」で提供するサービスの1つとして、新たな付加価値を提供してくるものだ。

12Exchange01.jpg PCはもちろん、ケータイ電話やスマートフォン(Windows Mobile)からもメールを中心としたグループウェア機能の作業継続が可能なのだ。単なる“データ共有”ではなく“情報共有”を実現してくれる

 ホスティングサービスを利用すれば、メールシステムの導入、運用の負荷が軽くなることは言うまでもない。「プレミアサーバー EXシリーズ」は、サーバOSとしてWindows Server Systemを採用した共用サーバである。多くの人が使い慣れたWindows環境との高い親和性、そして効率的なビジネスメールの活用、スケジュール管理、ホームページ運用も行えるよう業務システムとWeb環境を提供してくれるのだ。このため、システム管理者不在で、Exchange Serverの導入をあきらめていた企業にとっては、魅力あるサービスとなっている。

06schedule.jpg 提供されるOutlook 2003はメールソフトとしてはもちろん、スケジュール管理もメール上で共有可能だ。メールのアドオンでスケジュール管理ができるため、ほかにグループウェアの使い方を覚えるよりも楽だろう

 このサービスの特徴と、企業の仕事効率を大幅に向上させる活用例を紹介しよう。

スマートフォンの真価を

13nomoto.jpg GMOインターネット IxP統括本部ホスティング事業本部 野本氏

 前述のように、「プレミアサーバー EXシリーズ」はWindows Server System搭載の共用サーバである。利用者にとって最大のメリットといえるのが、Exchange Serverの機能をフルに利用できる点だ。

 Exchange Server環境を利用すれば、外出先であってもノートPC、携帯電話、スマートフォンなどで、社内のメール、スケジュールの確認、さらに共用ファイルの閲覧、修正などができる。

 GMOインターネット、IxP統括本部ホスティング事業本部の野本氏は、「社外でも社内に居るのと同様に会社情報にアクセスできるのが魅力的。これはメールにとどまらず、さまざまな機能が連携するExchangeの大きなメリットです」と強調する。

09Outlook-Web-Access.jpg 「Outlook Web Access」の画面例。外出先のPCでWebブラウザ経由のアクセスが可能。ノートPCへOutlookをインストールする必要がない

 Exchangeは、クライアントPCに電子メールをダウンロードするPOPメール環境とは異なり、すべてのメールをサーバ上で管理する。そのため、利用するクライアントに依存することなく、前述のような携帯電話やスマートフォンからも同じデータにアクセスできるのだ。標準でOutlookのインタフェースを採用したWebメール「Outlook Web Access」も利用できるため、ブラウザ経由でも、社内で使うOutlookと同じインタフェースで操作することができるのだ。

 携帯電話経由でデータにアクセスする場合は、Outlook上にメンバーと共有で利用できるパブリックフォルダを利用すればよい。そのパブリックフォルダを通じて、社内の共有スケジュールなどを利用できる。

 そして、最も熱い注目が集まっているのが、スマートフォンとの連携だ。Windows Mobileを搭載したスマートフォンとセットで利用すれば、ActiveSyncによるデータの同期が実現する。

 「すでにこのサービスを導入している企業の実例を見ると、営業のように社外で仕事をすることが多い職種では、この機能が大変に歓迎されています。Windows Mobileを搭載したスマートフォンが増加傾向にありますが、Exchangeと連携しなければ、その魅力が半減してしまうでしょう。“Exchangeとの連携でWindows Mobile搭載のスマートフォンの真価が発揮できた”という声を多く聞いています」(野本氏)

Outlookと組み合わせたグループウェアを実現

 メールソフトとして利用されている「Outlook」とセットで利用すれば、スケジュール管理や会議予約などグループウェアとしての使い方も可能となる。

 野本氏は、「Outlookを使う人は多いですが上記のようにスケジュール共有などのグループウェア機能を十分に活用できているケースは少ないように思います。しかし、次に挙げるようなメリットは企業にとって欠かせないものだと考えます」と語る。

05Outlook2003.jpg 提供されるOutlook 2003は、Windows標準のOutlook Expressと同等なインタフェースでスケジュール管理も可能なソフトウェア

 さらに、「通常のグループウェアで、スケジュール管理などの機能を利用する場合、自分のスケジュールであってもわざわざ見に行って、誰かが新しいスケジュールを追加していないか、確認する必要があります。しかし、ExchangeとOutlookを組み合わせて使った場合、メールからさまざまなビジネス情報を管理する仕様となっているため、メールだけを確認しておけばよいのです。毎日利用しているメールですから、使い方を新たに覚える必要もありません」(野本氏)

14nomoto.jpg 野本氏

 グループウェアとしての機能をさらに高めるためには、前述のように“情報共有のためのパブリックフォルダを利用”すればよい。メール、メッセージ、予定表、連絡先、メモ、ファイル、フォームなどの保存が可能で、掲示板、電子会議室、グループ予定表などの情報を共有できるのだ。あらためてグループウェアを利用する必要がないため、PCの操作が不得意な従業員が多い企業であっても比較的導入障壁が低いといえる。

 しかも、Outlookはメールソフトとして歴史があり十分に洗練されたもののため、昨今心配なぜい弱性の面でも十分に問題点が出尽くしているだろう。さらに迷惑メールフィルターを備えているため、新たにフィルタリングソフトを導入検討する手間も軽減する。

 検索機能も魅力の1つだ。メールを並べ替え、返信が必要なメールを認識する機能も搭載されている。また、全自動で類似のアイテム別にグループ化を行い、フラグの設定されたメールや特定の相手からのメールを自動的にフォルダに仕訳する機能もある。このような機能はメールソフトとして当たり前のものだが、前述の携帯電話やスマートフォンでアクセスした際、フラグ設定なども共有できる点が特筆すべきところだ。単にデータ共有できるわけではなく、“作業情報も共有できる”のだ。

サーバ管理はWebブラウザ経由で可能

 こうしたWindows Server Systemのメリットに加え、GMOインターネットならでの機能が備わっていることが、「プレミアサーバー EXシリーズ」の強みだ。

 サーバ管理を行うために、Webアプリケーションの管理ツール「PEM」を採用している。Webブラウザから、アカウント設定、複数ドメイン設定、メール設定、認証設定などの設定作業を行うことができる。アカウントやドメイン名の追加、サブドメイン名での追加メールボックス設定、ディスク容量などの設定がユーザー自身で行うことが可能だ。

01server_pem.jpg サーバの管理には「PEM」と呼ばれるツールを使う。Webブラウザ経由で利用する

 「Exchangeを利用すれば、これまで個人のパソコンに蓄積されていたメールやデータをサーバ側で管理することができます。個人情報の保護や、内部統制のためにシステムを強化したいというユーザーにとっては、大きなメリットとなります」(野本氏)

簡単にホームページを作ることも可能

 ホームページを作成したいというユーザーにも、幾つかの機能を提供してくれる。

 5つのステップでホームページを作ることができる「SiteBuilder」を提供。200種類以上用意されたテンプレートの中から、自社のテイストに合わせたホームページ作りが容易に行えるのだ。また、ホームページの情報更新を滞らせないためには、CMSツール「DotNetNuke」を提供。ブログ感覚でホームページの更新が行えるツールだ。

10SiteBuilder.jpg Exchange Server環境だけでなく、企業のホームページスペースとしても利用することができる。このため、ほかにホームページ提供用にホスティングサーバを契約する必要がない

 こうした初心者にも優しい機能に加え、拡張性を考えてPerl、PHPに加え、Windowsではお馴染みのASP.NET、C#、VB.NETの開発環境を利用することができる。ASP.NETを利用して、データベースを使ったWebアプリケーション開発も可能なわけだ。

 「プレミアサーバー EXシリーズ」で提供されるプランの内、最上位プランの「EX-03」には、共用サーバでありながら、開発したプログラムやアプリケーションを実行させる専用スペースが設けられている。このプランであれば、比較的リソースを必要とするサービスをWeb上で公開しようと思った場合でも、他のユーザーの負荷を受けずに複数のプログラムを動かすことができる。

 また、製品カテゴリやキャンペーンなど、サブドメイン名を利用する企業が増えていることに対応し、無制限にサブドメインを設定することも可能だ。サブドメイン名は、商品のアピールなど広告目的で利用することも可能だが、営業、総務といった具合に、企業の部門ごとに別のウェブサイトを設ける場合にも利用することができる。

 今後サブドメイン名に加えて、複数ドメインを利用可能なマルチドメインにも対応するという。これにより、さらに拡張性の高い業務システムとしてはもちろん、社外へ情報発信する際の基盤としても応えてくれる。

バックアップ環境も充実

 そして、冒頭でも触れたように従来であればWindows Server環境を提供するホスティングサービスは少ない状況にあった。GMOインターネットの強みは、なんといってもホスティング事業者としての実績だ。今回のサービスでも、サーバ機器はもちろん、ネットワークなど障害の原因になるコンポーネントを冗長化することで、100%に限りなく近い高いサーバの安定稼働率を実現する。

 ユーザーが指定した日時に、指定したサーバ領域のバックアップ取るといったセルフバックアップ機能も用意されている。このため、新しいプログラムを追加する前のテストにサービスを利用し、万が一、トラブルがあった場合には、事前に保存しておいたプログラムに戻すといった使い方も可能だ。

 同社ではユーザーが自由に選択できるよう「EX-01」、「EX-02」、「EX-03」という3つのプランを用意している。ディスク容量、セルフバックアップ機能の有無や容量、アカウント数、対応する機能もプランによって異なるので、その点から必要なプランを選択することも可能だ。

 なお、プランの料金については、GMOインターネットサイトで見ることができる(http://www.rensaba.com/service/psv/plan/)

 ディスク容量、セルフバックアップ容量については、オプションで追加することも可能となっているため、目的に応じて柔軟な拡充が可能だ。また、ホスティングというサービス形態を利用することで、自社でWindows Server Systemを導入するのに比べればはるかに割安となる。

 「運用管理の手間、コストを考えれば、さらにコストメリットがある価格になります」(野本氏)

 Exchangeアカウントが50程度であれば、自社でサーバを立てる場合に比べても割安といえる。これまでExchangeの導入が難しいと考えていた中小企業であれば、一度は検討する価値があるサービスだと言えそうだ。

ホワイトペーパーダウンロード

Windows環境でメールやスケジュールを簡単に一元管理

Exchangeシステムとスマートフォンを組み合わせることで、業務効率の向上を実現する新しい形のメールホスティングサービスを紹介する。

 先進のWindows Server Systemを搭載した「プレミアサーバ EXシリーズ」は、Windowsならではの特性を生かし、OutlookやMicrosoft Officeと強力に連携。使い慣れたWindows環境やOfficeアプリケーションとの高い親和性で、初心者でも簡単に使いこなすことが可能だ。さらに、簡単なホームページ作成を実現するホームページ作成ツール「SiteBuilder」と、使い慣れたWindows環境でブログ感覚でのホームページ管理環境を実現するCMSツール「DotNetNuke」も搭載。より手軽で簡単なWebサイト運用環境を実現する。

 ASP.NETでプログラムやソフト開発にも対応し、Perl、PHPに加え、ASP.NET、C#、VB.NETを利用でき、独立プロセス環境で複数のプログラムが快適に動作。ASP.NETを使用したデータベース連携も可能だ。


TechTargetジャパン ホワイトペーパー ダウンロードセンターにて入手できます。




提供:GMOインターネット株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2008年2月14日

キャンペーン

サービスリリース記念キャンペーン
期間限定
初期設定費用12,000円(税込12,600円)が無料!

バックナンバー

root代行の新ホスティング、GMOがサービス化――高い拡張性はそのままに、サーバの運用負荷を大幅軽減
高拡張性はそのままにサーバ設定・運用・管理を任せられるという新サービスがGMOインターネットから発表された。

10周年のレンタルサーバサービスが一新――ニーズに応えたその理由
新ブランド「レンサバ.com」は、現代のサイト運用に根付いたニーズに応えるサービス内容を用意した。

中小企業にとっても導入しやすい迷惑メール対策ソリューション
月額2万円程度で100名の迷惑メール対策ができる。そんな廉価なサービスをGMOインターネットが提供開始した。いまやメール流通の約60%が迷惑メールとの統計もある。迷惑メール対策は、企業として必至なものとして考えるべきなのだ。