紙文書と電子文書のシームレスな環境が鍵を握る:コスト削減に向け、今こそ真剣に取り組みたい文書の電子化

オフィスのIT活用がすすむ中、紙文書はいまだに多くの企業で氾濫している。紙文書の増大は大きなコスト要因となり、業務効率の低下にもつながるだろう。今の企業には、文書を上手に管理し、コストを削減することが求められる。


 情報は企業にとって重要な資産の一つ。ITの普及で、企業で取り扱われる情報量は飛躍的に増加した。その結果、多くのオフィスで、紙文書と電子文書が混在し氾濫するという事態が見られる。文書の氾濫はさまざまな弊害をもたらすが、特に紙の使用にかかるコスト負担は大きな問題だ。紙文書を適切に管理できないオフィスでは、慢性的に無駄な経費を使い続けている可能性があるといえよう。

 紙文書には多くのコスト要因があるが、これを削減するには、紙の特性を踏まえた上で紙文書を削減し、電子文書として活用できる環境を構築することが大切だ。今回はコスト削減に向けた、電子文書化への取り組み方法について考えてみよう。

紙文書利用に潜むコスト負担

 紙文書は、複合機やプリンターで印刷される時点から出力費として発生するが、紙文書利用における支出はこれだけにとどまらない。コストの全貌をとらえるには、作成・伝達・保管・廃棄といった文書のライフサイクル全体を見て検討すべきである。

 紙文書を用いて情報を伝えるには、印刷や運送にかかる費用が発生する。また、紙文書は保管場所も必要だ。机やキャビネットに保管していればオフィスの地代に換算でき、大量の文書を保管するためには倉庫も必要になる。さらには廃棄の際にも費用は発生する。機密性の高い情報を含んだ紙文書であれば、情報漏えいを防ぐために適切な業者に委託することも不可欠であろう。

 このように紙文書を利用する上では、あらゆるシーンにおいてコストが発生することになる。

 さらに間接的な経費も忘れてはならない。紙文書が増えれば管理するための人手もかかり、目的の文書を探すためには多くの時間を費やすことになる。増大する紙文書を適切に管理しなければ業務効率の低下を招く。管理のない紙文書利用は、人件費など大切な経営資源を無駄にしかねない。

コスト削減を実現する電子文書化

image01 紙の利便性

 一方、電子文書は紙文書に比べ低コストに作成することが可能だ。保管・配送・廃棄のコストも、当然ながら紙文書より抑えられる。かつて「ペーパーレス化」が叫ばれたのは、電子文書のこうした優位性も大きなポイントだった。

 紙文書の電子化は、難しいことではない。紙文書を複合機やスキャナーで取り込んで電子化し、文書管理システムに電子ファイリングすることで実現する。

 しかしこれだけでは、オフィス内に保管された紙文書を減らすことができても、紙の使用量を減らすことは困難だ。紙使用量の削減には、紙であることの利便性が大きな壁になる。紙文書は読みやすく、自由に書き込んだり、束ねたりでき、持ち運びも簡単だ。そのため、電子文書化を進めても、利用者は紙で出力してしまうといったことも多い。使い勝手が求められるシーンでは電子文書は浸透しにくい。

 電子化によるコスト削減を実現するには、紙による管理を減らしつつ、業務における電子文書利用を促進して、紙の使用を減らしていくことが重要だ。

 そのためには、紙の使い勝手を損なわずに電子化できるプラットフォームを選び、電子文書の活用をオフィス内に定着させていかなければならない。オフィスワーカーにとって使い勝手が良くなければ、電子文書の利用は定着しない。当然ながら企業内で広く利用するためには、安価に導入できることが望ましい。

image02 電子化プラットフォーム選択のポイント

 次に、紙文書とともに活用するためには、紙と電子の双方向性が求められる。紙と電子をスムーズに変換できなければ、電子化は進まず、文書の利用に支障をきたす。もちろん、紙文書だけでなく、さまざまな形式の電子ファイルも一元化できなければならない。

 富士ゼロックスの「DocuWorks」シリーズはこれらのニーズに応え、コスト削減効果を期待できる電子文書プラットフォームとして知られる。DocuWorksは、2007年に国内累計出荷数が200万ライセンスを突破して、日本国内でトップクラスのシェアを持つ。使い勝手には定評があり、同社が収集した「Voice of Customer(お客様の声)」では、約9割が「満足」*と回答している。

(*2007年5月のVoice of Customerより)


電子文書化の成功例に学ぶ

 DocuWorksには、導入によってコスト削減を実現し、業務の効率化にもつなげている事例が数多くある。導入の際には豊富な事例を参考にすることも可能だ。

 例えば、ある金融業企業では、顧客からの口座開設書類をDocuWorksで管理している。かつては紙のまま管理していたが、口座開設の申込みが急増したことでオフィスでは保管しきれず、資料を探すために業務が停滞することもあった。これを全てDocuWorksで電子化して文書管理システムで共有し、紙による保管を廃止した。日常業務においては、文書管理システムを検索して電子文書のまま閲覧し、顧客からのファクスも出力されずに、そのままDocuWorks文書として取り込まれるなど、紙の使用量は大幅に削減された。

また、ある製造業企業では、本社から各営業所へ紙で大量に配布していた販売資料をDocuWorksと文書配信システムで電子化した。これにより年間約1,000万枚もの紙出力を削減し、運送や配布のコストも一掃したという。販売資料もリアルタイムで各営業所へ届けられ、DocuWorksで文書を加工し情報を2次利用できるなど、業務効率も改善されている。

image03 コスト削減効果

 このように、紙文書を適切に電子化することで、紙の出力や保管に要する直接的な費用負担を削減できる。そして、多くの場合は電子化によって業務効率も高める。電子文書の迅速かつ容易な情報伝達によって、文書の流通が活性化し、社員同士での情報共有も促進されるだろう。こうしたメリットは、間接的にもコスト削減効果をもたらす。

 企業が管理すべき文書は、今後も増え続けるだろう。管理コストが増えるだけでなく、業務効率を下げる危険性もある。危機的な状況に陥ってしまう前に、ぜひ紙文書の上手な電子化をお勧めしたい。


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文書の電子化でオフィスのコストを削減。その基本的な考え方と実践ステップを知る

情報は企業にとって重要な資産の一つ。ITの普及で、企業で取り扱われる情報量は飛躍的に増加した。その結果、多くのオフィスで、紙文書と電子文書が混在し氾濫するという事態が見られる。紙と電子、それぞれの良さを活かしてコスト削減するための電子文書化とは?

 オフィスのIT化がすすんだ現在のオフィスにおいても、紙は多くのオフィスで氾濫している。紙文書利用においては、目に見えるコストである「印刷費」以外にも多くのコスト負担が潜んでいる。コスト削減のための電子化は、紙とコストとの関係を知ることから始まる。

 本レポートでは、コスト削減に向けた文書の電子化のための基本的な考え方を解説する。まずは巻頭の”簡易チェックシート”でオフィスの文書環境を確認。

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提供:富士ゼロックス株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2008年3月3日

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