「強い現場集団」を作るために、今こそ情報共有基盤の確立を：利便性と管理統制を両立するデータベース製品がワークスタイルを変革する

変化が激しい現在のビジネスシーンでは、実務現場が変化対応力に富み、手に入れた情報をもとに自ら柔軟かつスピーディーに改善し続けていくことのできる「強い現場集団」が、勝ち残る企業の条件だといえる。しかし、その実現には苦慮している企業も多い。そもそも強い企業に求められる現場とは何か、そしてそれを支援できるツールはどんなものがあるのだろうか。

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強い企業の条件は、強い現場にある

　インターネットの普及により情報量が爆発的に増加し、その質も多種多様、変化もとても早いという今日のようなビジネス環境では、経営トップがその変化を常に捉えていることが難しく、これまでのようなトップダウン型の企業経営では立ち行かなくなってきた。

　市場の変化に一番敏感で、常に新鮮な情報を持っているのは現場である。それは営業の現場であったり、コールセンターといったお客様との接点であったりと、ビジネス活動におけるさまざまな現場がアンテナとなって持ってきた情報に対し、現場自らが臨機応変に立ちまわり、業務を改善していかなければ激しい競争を勝ち残っていくことはできない。

　つまり、企業の競争力の源泉は、これらを実現することのできる強い現場にあるといえる。今や、社内で一部の力のある人間だけでは、思ったような成果は期待できず、「全社員の総合力」がものをいう時代だ。そのため、強い現場集団を作り上げるためには、組織全体の能力の底上げが必要なのである。

　現場自らが業務を臨機応変、柔軟かつスピーディーに改善していくためには、まず情報の共有・活用能力が優れていなくてはならない。ある案件に対して対応するための情報、ノウハウが整然と共有され、全社員で活用されていればこそ、個々の対応力が高まり、業務のアウトプットの質も高まることは言うまでもない。

現場を支援する情報系システムが抱える課題

　これまでの高度経済成長時代は、大量生産、コスト削減など、効率重視の経営が求められてきた。したがって、会計やサプライチェーンといったいわゆる基幹系システム周辺の業務が「主業務」とされてきた。

基幹系システムと情報系システムがフォローする業務範囲

　もちろんこれまでの「基幹系業務」も依然として重要な業務である。しかし、市場そのものが全体的に拡大する時代ではなくなり、新しい製品・サービスをいかにして創造し、成長の原動力にするかが求められている現在、顧客からの問い合わせや見積りの管理、トラブル対応などの情報共有、ライバル企業の分析から、アンケート集計、マニュアル管理まで、これまで付帯業務、雑務などと呼ばれていた現場の業務に重要なビジネスチャンスの種が隠されていることが明らかになってきた。今、そうした現場の生産性を高める情報系システムが注目されはじめている。

　「省人化」することが目的の基幹系システムと異なり、情報系システムは、人を支援してパフォーマンスを最大化する役割を担っている。つまり、現場のユーザーが使いこなしてこそ効力が発揮されるものだ。情報系システムがカバーする業務は、顧客の要求や経済環境により変化し続けるため、システムには環境変化に合わせた迅速な改変が求められる。しかし、実際にはさまざまな変更要求に、機能やスピードがついていけないシステムが多く、コストの面でも理想からはほど遠い運用がなされてきたケースが散在している。

　また、変化に対応できるようにするため、システム運用の大半をユーザーに任せたことから、各部門や部署で好き勝手なルールやアプリケーションが乱立し、現場のユーザーの間でも「どこに何があるのか分からない」といった状況に陥ってしまうケースも多い。J-SOXをキーワードにした、「内部統制」の重要性が叫ばれる中、こうした状況はもはや放置できない問題となっている。内部統制に伴うIT統制は、基幹系システムだけに求められるものではない。

現場のために求められるのは、抜群の使いやすさ

　こうした情報系システムの課題から生まれた顧客のニーズに耳を傾けて開発され、実績で培われたノウハウを惜しげもなく注ぎこまれたパッケージ製品がある。ドリーム・アーツの「ひびきSm@rtDB（スマートDB）」がそれだ。

　情報の管理統制と抜群の使いやすさを備えたこのWebデータベースは、WebDB開発、柔軟なフォームによる文書管理、一元管理による情報統制、ワークフロー開発、DB横断検索といった機能を備え、実務現場にある幅広い業務に対し、現場が自らスピードを持って柔軟に改変していくためのシステムだ。

　「スマートDB」さえあれば、総務部門で使われる単純な備品管理の台帳から、企画・開発系で見られる複数の部門にまたがり情報が行き来する業務まで、一元化してカバーすることが出来る。しかもそれが現場で簡単に作れることが特長だ。

　問合せ管理システムを作った場合を例にして、説明してみよう。

　まず、コールセンター担当部門に、顧客からのクレームがあったとする。こうした場合、業務プロセスが定められており、そのルールに従って、オペレータから各部門担当者、責任者に情報が回っていき、最終的に誰が何を決定し、誰に伝えるのかが決められているのが常だ。しかし、実際の現場では、そうしたルールに変更が求められるケースが多い。別部門から、「今後はこうした問題が発生した場合は、こちらにも発生段階から伝えてほしい」といった要請があった場合などだ。

　けれども、システムのちょっとした変更に、膨大な時間がかかると最初から予測されたらどうか。おそらく、関係者は運用で何とかカバーできないか、と考えるようになるだろう。しかし、それではせっかく現場主導で上がった改善の火が立ち消え、大きな問題となるまで放置される可能性が高い。

　「スマートDB」では、こうした場合、あらかじめ権限を付与された現場の担当者が自由にシステムを変更することが可能だ。しかも専門的なプログラム言語は必要ない。文書フォームの作成から、プロセスの変更まで、ドラッグ＆ドロップや、ボタン操作により、まるで部品を取り替えるように変更作業を進めることができる。例えば、「ここにこんなクリックボタンをつけたい」とユーザーが考えても、そんなちょっとした変更さえ専門家や外部に依頼しなければならないケースがままあるが、「スマートDB」なら、現場スタッフが用意されているメニューを選択するだけで、実現することができる。

　このような現場主導でのシステム改善を可能にしているのが、現場の誰もが簡単に使えるシンプルなインターフェイスだ。複雑な業務に対応しようとすると、数多くの機能を実装しなければならないが、そうするとユーザーに分かりにくくなってしまう。「スマートDB」は、数万人を超える企業での導入実績もあり、大企業の業務で使える機能が網羅的に備わっていながら、使い勝手とのバランスを両立している。

DBの定義画面例　※画像をクリックすると拡大表示します

利便性と管理統制の二律相反を解消

　その一方で、現場が使いやすいからこそ、DBが乱立し、管理ができなくなってしまう恐れがある。その点、「スマートDB」なら情報共有基盤としての機能も充実している。例えば、社内の備品管理DBを作成し共有した場合、こうしたDBの利用状況を自動的に集計し管理することができる。DBの閲覧者、登録者、更新回数などの数値を把握できるということは、無駄なDBを乱立させシステムに対する必要のない負荷を減らすことができると同時に、業務そのものの質を管理することにもつながる。知っているべき情報に対して、アクセス数が少なければ、早い段階でアラートを流すこともできるわけで、まさに組織全体の能力アップにも役立つと言えるだろう。

　また、「スマートDB」上で行われた変更作業の履歴はすべて記録され、いつ、誰が変更をしたのか、その変更を誰が認めたのかといったこともわかるようになっている。さらに人事異動などで担当者が変わった場合でも、部長、課長といった役職で管理されているので、フローやアクセス権限の変更も簡単に行える。

　内部統制への対応が必須となり、業務のスピードを維持しながら、安全なデータアクセス環境を構築できていなければ、そのシステムは無用の長物として評価されてしまう時代になった。「スマートDB」は多くの大手上場企業で導入されており、ある企業からは「監査法人から『これなら大丈夫』とお墨付きをもらった」との声も聞かれるという。それもこの製品が大規模ユーザー、大量のデータに対応する技術の蓄積を磨いてきた証といえるだろう。

情報活用の状況を逐次チェックする機能　※画像をクリックすると拡大表示します

　もちろんユーザーの中には「ウチの業務はとにかく複雑で、いくら最初からメニューが用意されているとはいえ、その中にはない項目を付け加えることが多いはず」と考える向きもあるだろう。「スマートDB」は多くの導入実績で得た、さまざまな業種の企業のニーズをくみとり、幅広い業務に対応することのできる汎用的な機能を備えている。それでも、各企業特有な業務など、複雑系の業務に対しては、イベントハンドラという機能を用いて、カスタマイズすることもできるようになっている。すべてが現場のユーザーのために考えられた柔軟なシステムなのだ。

情報感度を伸ばし、現場主導の業務改善により、ワークスタイルを変革

　ドリーム・アーツが目指すのは、情報系システム全般をカバーし、個人、チーム、組織の“協働・協創”を支援することにより、人ならではの創造性を高めることにあるという。「スマートDB」を活用すれば、リアルタイムな情報共有により、組織全体の情報感度を飛躍的に伸ばし、強い現場集団の条件となる“現場自らが変化に対応しながら、スピーディーに業務を改善していくこと”が可能だ。そうした意味で、「スマートDB」はワークスタイル変革をもたらすツールといっても過言ではない。

　なお、ドリーム・アーツは6月30日に「DA FORUM 2008 現場からの協働革新�U」と題したセミナーを開催する。「スマートDB」を実際に導入した企業の事例も紹介されるので、「強い現場」の実現方法を確かめるために足を運んでみてはいかがだろうか。

「DA Forum 2008 現場からの協働革新�U」開催！ 〜経営トップが語る100年企業のイノベーション事例〜 注目 セッション ● コクヨグループの変革を支える次世代ICT コクヨビジネスサービス株式会社 代表取締役社長 小嶋 浩毅 氏 ● ICTによる現場力の革新 株式会社ドリーム・アーツ 代表取締役社長 山本 孝昭 ● 【ひびきSm@rtDB】が実現する業務改革のスパイラルアップ 株式会社ドリーム・アーツ エグゼクティブコンサルタント 岡本 京子 日時 2008年6月30日（月） 13:30〜16:30 （12:30 受付開始） 会場 コクヨホール （JR 品川駅中央改札口より徒歩10分） 参加費 無料 定員 300名 ※申込み多数の場合は抽選とさせていだだきます