“つるしのPCとアプリケーション”であなたの会社の業務は十分ですか?:デキる企業は戦略的にソフトウェアを“選んで買っている”

オフィスで使われる定番のソフトウェアと言えば、やはりWordとExcel。だが、Microsoft OfficeにはWordとExcelだけでなく、オフィスの業務を効率化するソフトウェアツールが、ほかにもたくさんあるのはご存じだろうか。


「何となく」でWordとExcelだけを使っていませんか?

 文書や帳票を作成するためのスタンダードツールとして、日本語ワープロソフト「Word」と表計算ソフト「Excel」を採用している企業は非常に多い。しかし、WordやExcelを採用しているのは同じでも、大企業と中堅中小企業では活用の仕方にちょっとした違いがある。

 企業規模の大きなところでは、業務の生産性を向上させるため、オフィスで標準的に利用するアプリケーションを“能動的”に選択している。つまり、WordやExcelの操作性や機能を他の製品と比較・検討したうえで、企業標準として採用しているわけだ。

 もちろん中堅中小企業であっても、そうした視点からスタンダードツールとしてWordやExcelを採用している場合はある。しかし、その多くは“受動的”な理由で採用していることが少なくない。

 受動的な理由 ―― それは、PCを購入したら一緒にWordとExcelが入っていたから、というものである。

 だが、そういう視点だけでMicrosoft Officeを使っているのはもったいない。Officeには業務を効率化する便利なアプリケーションがたくさんある。「PCにWordとExcelがプリインストールされていれば十分」と考えず、中堅中小企業の皆さんにはOfficeアプリケーションのラインアップを、まずは知っていただきたい。

相手を納得させる提案力と演出力を身に付ける

 ビジネスの現場で、WordやExcelに匹敵するほど使われるOfficeアプリケーションといえば、プレゼンテーションツール「PowerPoint」がある。新商品の開発を担当する企画部門、あるいは顧客への商品の提案を行う営業部門などで働く人の中には、WordやExcelよりもPowerPointを使う機会が多いという人もいるほど、定番のツールである。

 PowerPointは、情報の取りまとめと各種資料の作成を簡単な操作で行い、プレゼンテーションでこちらの意図を相手に分かりやすく伝えることを目的に作られたソフトウェアだ。スライドに文字を書き込んだり、図を描いたり、画像を貼り付けたりといったことをワンタッチで行え、資料の演出を高めるテンプレートや画像集のクリップアートもたくさん用意されており、こうした作業が苦手な人でも、効果的なプレゼンテーション資料の作成が素早くできるように工夫されている。特に、自社の事業戦略を社内外に伝える機会の多い経営者の皆さんには、右腕の部下に資料を任せるのではなく、一度自分の手で作ってみて欲しい。使い勝手の良さもあるが、ツールを操るうちに自身の頭の中の情報も整理されていくことだろう。

tu_ms_oocp1_1125_01.jpg 機能やツールが操作の種類ごとにタブでまとめられており、クリックするだけで情報がまとまりデザインが仕上がっていく
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 このPowerPoint、大企業ではもちろん、多くの中堅中小企業でもすでに標準的なOfficeアプリケーションとして利用されている。しかしながら、実は店頭で売られているPCにプリインストールされているケースは少ない。PCプリインストールのOfficeは「Office Personal」というエディションがほとんどで、ここにはWord、Excel、そしてOutlookだけが含まれるからだ。ビジネスで利用するには、やはりPowerPointが含まれた、より上位のエディション「Office Standard」「Office Professional Plus」を採用する方がお勧めだ。マイクロソフトでは、PowerPoint以外にも「Office Standard」「Office Professional Plus」を利用するメリットを“付いてるOfficeキャンペーン”で紹介している。

ビジネスを共に進める社内外のグループで情報を安全に共有する

 オフィスの業務を効率化する上で欠かすことのできないものとして、従業員同士の情報共有が挙げられる。どの企業も何らかの形で情報を共有しているだろうが、あなたの会社ではどのような共有方法をとっているだろうか。

 企業として多くの従業員が集まることになれば、グループウェアや企業情報ポータル(EIP:Enterprise Information Portal)を導入して、情報共有を行っていくことになる。Microsoft Officeにも「SharePoint Server」というサーバアプリケーションが用意されており、Officeアプリケーションとの連携力、親和性の高さから、情報共有やドキュメント管理のためのシステムとして採用している企業が多い。

 とはいえ、SharePoint Serverはシステムの規模が比較的大きく、中堅中小企業が気軽に導入できるものではない。そこで、Officeには中堅中小企業や部署ごとの小さなグループでも容易に導入できる情報共有のためのツールが用意されている。それが「Groove」である。

 予定表や連絡先、自分の仕事の進捗管理など、個人の情報管理だけならばOutlookで十分だが、ビジネスというものは個人で進めるものではない。社内外のチームのメンバーが情報を共有する場所が必要になってくる。そのためにファイルサーバに共有文書を格納する場所を用意したり、電子メールに共有文書を添付して同報送信したりといったことがよく行われる。ところが、こうした情報共有の方法は事故の原因にもなっている。例えば、最新の文書を古い文書で上書きしてしまう、電子メールのやり取りが多くなり最終版が分からなくなるといった事故だ。また、宛先を間違えて機密情報が漏えいする危険性もはらんでいる。

 こうした問題をシステムレベルで未然に防ぐ情報共有ツールが必須だ。その機能をすべて用意し、かつ手軽に導入・運用できるのがGrooveなのである。専用サーバは要らず、各自がインストールした時点から機密情報を安全・確実に保護しつつ情報共有が始まる。もちろん、変更した内容はリアルタイムにメンバー内で更新される。さらに、社内だけでなく、社外のユーザと情報共有することも可能だ。

tu_ms_oocp1_1125_02.jpg サーバ不要で社内外メンバーが共同作業できるワークスペースがすぐに用意でき、ファイル更新の有無などが一目で分かる
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 初期投資と運用コストが抑えられ、操作も難しくないセキュアな情報共有ツールとしてGrooveは有効だ。本来ならば大規模企業向けのOfficeエディション「Office Enterprise」に含まれるツールなのだが、今ならOffice Standard とGrooveをセットで買うとGrooveがお得に購入できるキャンペーンを実施している。“付いてるOfficeキャンペーン”を利用すればOffice Personalからの買い替えでもでもお得な導入が可能になる。

万が一の事態でも慌てなくて済む情報の管理方法

 個人情報保護法や日本版SOX法、新会社法などの法令が成立・施行されてから、どの企業でも情報漏えい対策、情報セキュリティ対策には神経を使うようになっている。しかし一方で、今なお情報管理体制がずさんなままというケースも少なくない。特に多いのが、機密性の高い顧客名簿を暗号化や持出禁止設定をせずにExcelのワークシートだけで管理しているというものだ。これではデータの保管場所や送り先を間違えただけで情報は漏れてしまうし、USBメモリで自宅への持ち出しも簡単にできてしまう。事故が起きてしまうまで自社だけは大丈夫と考えているところは少なくないが、残念なことにどこでも起きうるものである。

 こうした事故を避けるために、まず取るべき行動はExcelによる機密情報の管理を止めることだ。誤解のないようにお断りするが、Excelは決してセキュリティ対策に不備のあるツールではない。ワークシートを暗号化したり、パスワードで保護したりする機能を十分に備えている。

 しかしそれでも、Excelはセキュリティ専門の観点から見ればあまりにも一般的なレベルだ。しかも、ワークシートによる表計算ソフトという性格上、簡易データベースの機能は持っているが、データベース管理ソフトとして作られているものではない。本来ならば専用サーバで管理するべきなのだが、Excelによる手軽さとコストは確かに魅力である。

 そうした悩みを解決するのが、データベース管理のために用意されていたOfficeアプリケーション「Access」である。同じOfficeアプリケーショングループとして、AccessはExcelで作成したデータベースを簡単に取り込むことが可能だ。データベース専用に作られているので、Excelでは不可能なレベルの情報保護やデータのカスタマイズなどが容易に実現できる。万一、ファイルが流出してしまっても、登録しているデータベース情報そのものが漏えいしないように設定することができる。

tu_ms_oocp1_1125_03.jpg Officeスイートの製品として、Excelと同様の画面・操作感ながらも、高度な処理やセキュリティを実現することができる
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企業経営にふさわしいソフトウェア導入がある

 このように、Officeアプリケーションには、さまざまにオフィスの業務を支えるツールが各種用意されている。家庭で使う個人用のPCならば、Word、Excel、OutlookだけのOffice Personalがプリインストールされていれば十分だろう。だが、仕事で使うのなら、企業のビジネスを伸ばすためなら、Office Personalではどうしても力不足。業務を効率化するためには、その業務に最適なツールを用意したいものだ。

 PCにプリインストールされたOffice Personalに含まれるWord、Excel、Outlook以外のOfficeアプリケーションを導入するには、個別もしくはスイートパッケージを購入する方法がある。しかし、やはり購入方法にも企業にふさわしい方法がある。ソフトウェアを資産管理する、購入予算を見積り計画する、経営戦略に沿って必要なアプリケーションを用意するなどといったことが企業には必要だ。

 こうした要望を満たすのが、ソフトウェアのライセンスによる購入だ。マイクロソフトのボリューム ライセンスは、初期導入3ライセンスからの購入が可能で、さらに今なら“付いてるOfficeキャンペーン”によって個別ツールの追加購入がお得にできるプログラムが用意されている。企業にあった最適な購入ガイド、さらに特典やプレゼントなども準備されている。業務をさらに効率化するためのIT投資として、Officeアプリケーションの各製品をもう一度見直し、導入を検討してみてはいかがだろうか。



提供:マイクロソフト株式会社
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2008年12月9日

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