従業員の削減よりも急務:「すべての文書を電子化する」という無駄を追放せよ

社内にあふれる紙文書の保管や管理に掛かる費用が積み重なると、大きなコストになる。コストの大幅削減を迫られているこのご時世、無駄はすべての面で許されないだろう。企業が今改めて見直すべきなのは、従業員の削減ではなく「文書管理のコスト」だ。必要な文書は電子データ化し、そうでない文書は専用の保管施設に預けるというように、管理のすみ分けを明確に行い、必要に応じて文書を即座に取り出せる環境を整備することが、“コスト削減に効く”文書管理の手法である。


 「100年に1度」といわれる世界的な景気悪化の中、2008年末から2009年にかけて、日本の企業でも、人員削減が相次ぎ、事務所の統廃合なども急転直下で進んでいる。コスト構造の改善による合理化は、急務となっている。

 コスト削減に寄与するものとして、改めて見直しを図りたいのが「紙文書の管理」だ。多くの企業では、日報や台帳、稟議書、契約書など、職務上の理由で長期間保管しておかなければならない重要書類であふれかえっている。

 こうした文書は、原本をファイリングして、専用のキャビネットや倉庫に保管する場合が多い。そのため、保管場所に必要な地代を払い続けなければならない。また、機密性の高い情報を含む文書の場合、情報漏えいを防ぐためにも、廃棄処分を特定の業者に依頼する必要がある。紙文書を社内に保管するために掛かるコストが膨らみ続けていることは、企業が直面している“待ったなし”の課題だ。

image 企業内にはさまざまな文書が保管されているが、いつ使うか分からないものも多い。必要な文書を取り出す時に、どこに保管しているか分からず、検索に時間がかかってしまう。こうした文書管理の“無駄”が業務や人的リソースを圧迫する

文書の検索、電子化、保管をWebブラウザから一括で

 ここ数年、内部統制やCSR(企業の社会的責任)対策として、企業が積極的に文書の電子化に取り組んでいる。だが、景気悪化に伴うコスト削減が叫ばれ、電子化を見直したり取りやめたりするケースが目立ち始めている。

 情報共有のメリットを感じつつも、初期導入の費用を捻出できないため、文書の電子化を断念せざるを得ない――。こうした課題を乗りこえ、低コストで電子化を実現できるのが日本パープルの電子文書管理システム「e-保管サービスプレミア」だ。

 e-保管サービスプレミアの強みは、電子化の申請から確認までを、Webブラウザから一括で行えることにある。同サービスに申し込むと、Webブラウザからアクセスできる専用の管理画面が与えられる。あらかじめ日本パープルのセキュアな文書保管施設に預けておいた文書から、電子化したい文書名や保存箱の種類を入力すると、専任のスタッフが保管箱の中から該当する文書を取り出し、PDFデータに変換、電子化された文書は同サービスの専用サーバにアップロードされ、利用者は申請した文書を電子データとしてPCから閲覧できるようになる。

image e-保管サービスプレミアは、検索可能な状態にファイリングされた書類を預かり、インターネット経由で依頼された書類のみを電子化する。利用者は、短時間で電子化された文書を閲覧できる

 文書1件の電子化にかかる時間は1時間程度。Webブラウザから申請するだけで、すぐに電子化された文書をネットワーク越しに閲覧できる。管理画面には電子化が終了する予定時間が表示されるほか、電子データがサーバに更新されると電子メールで連絡が届く仕組みになっている。

 社内のキャビネットや倉庫に文書を保管していると、その管理に人手が必要になる。預けた文書の中に必要な文書があるかを確認するためにe-保管サービスプレミアを使うことで、倉庫から必要な文書を探し出すのに費やされていた人件費や時間などを別の業務に振り向けられるようになる。

1件ごとに電子化、文書管理のデータベースとしての活用も

 通常行われる文書の電子化サービスは、対象となるすべての文書をスキャニングして電子化する。だが、その中で実際に閲覧される文書は、数パーセントに満たないのが実情だ。それでもなぜすべて電子化するのか。それは「どの文書が必要になるかは予測不能だ」という単純な理由にほかならない。

 e-保管サービスプレミアは、保管施設に預けた文書から必要なものだけを1件単位で電子化できるという点でユニークだ。さらに、社内に保管している文書を利用者が電子化し、専用サーバにアップロードすることもできる。事前に預けた文書以外を新たに電子化する必要が出た場合も、スキャニングをする機器さえあれば、電子データとして即座にアーカイブ化できるのだ。

 専用サーバにアップロードされた電子データは、管理画面を使う従業員全員で共有できる。e-保管サービスプレミアを文書管理のデータベースとして活用すれば、新たな文書管理システムを自前で構築する必要もない。

 もちろん、そうなると閲覧権限の管理機能も求められるようになるが、e-保管サービスプレミアでは従業員や所属する部署ごとに、文書の閲覧や電子化の権限を付与できる「承認システム」も用意している。管理者は、同サービスを活用した文書管理体制を整備でき、社内の情報共有も一層促進されるはずだ。

 e-保管サービスプレミアの利用料は、20Gバイトまでの文書を電子化する場合で月額8000円。容量を10Gバイト追加するごとに、3000円が追加される。文書1件を電子化するのに掛かる料金はそれぞれ、文書を保管施設から探し出す費用が600円、スキャニングによるデータ化が50円となる。原本の配達は片道で2500円だ。

「持つ文書」と「持たざる文書」の明確な切り分けがコスト削減の肝

 企業が管理する紙文書はこれからも増え続ける。だが、再び見返したり、原本として使ったりする可能性があるのは、保管している文書のほんの一握りにすぎない。文書管理を経営に生かすためには、必要な文書は電子データ化し、そうでない文書は専用の保管施設に預けるといった管理のすみ分けを明確に行うことが求められる。e-保管サービスプレミアを活用すれば、電子化した文書を素早く取り出せる環境を整備し、オフィス空間の有効活用や文書管理における人件費の削減に大きく寄与するだろう。



提供:株式会社日本パープル
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2009年3月16日

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「すべての文書を電子化する」という無駄を追放せよ
日本パープル

社内にあふれる紙文書の保管や管理に掛かる費用が積み重なると、大きなコストになる。コストの大幅削減を迫られているこのご時世、無駄はすべての面で許されないだろう。企業が今改めて見直すべきなのは、従業員の削減ではなく「文書管理のコスト」だ。必要な文書は電子データ化し、そうでない文書は専用の保管施設に預けるというように、管理のすみ分けを明確に行い、必要に応じて文書を即座に取り出せる環境を整備することが、“コスト削減に効く”文書管理の手法である。

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