一歩先を行く電子文書の業務活用:ドキュメントの使い勝手をさらに高めるDocuWorksと連携ソフトウエア

電子化した文書を効率的に整理、活用するには、システムを使う利用者自身の手で使いやすい環境にカスタマイズしたり、新たな機能を追加するための商品を組み合わせたりしていくことがポイントになる。「電子の紙」というコンセプトのソフトウエア「DocuWorks」は、利用者が目的に応じて活用範囲を広げていけるのが特徴であり、DocuWorksと連携するソフトウエアも豊富に存在する。DocuWorksや連携ソフトウエアでどのように電子文書の活用が可能になるかをみていこう。


 現代のオフィスワークには膨大な情報量を持つ文書が不可欠であるが、それらを整理したり活用するのは簡単ではないだろう。この課題を解決する手段のひとつが、電子化による管理だ。富士ゼロックスのドキュメントハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」は、電子化した文書を紙のように取り扱える使い勝手の良さを特徴に、国内での累計出荷が280万ライセンスを超える実績を持つ。DocuWorksは、単体での利用はもちろん、複合機との連携やサーバーとの組み合わせで電子文書の管理システムも構築できるなど、多種多様な使い方に対応する。その中で業務における利便性をさらに高める手段として注目されるのがDocuWorksプラグインソフトウエアだ。

 富士ゼロックスは、DocuWorksと連携するための開発用ツールを無償で公開しており、パートナー各社はDocuWorksの利用者向けにさまざまなプラグインソフトウエアを提供している。各社が提供するプラグインは、DocuWorksの機能を補うものから、特定の業種・業界向けに開発されたものまで豊富にある。その中から注目のプラグインソフトウエアを紹介し、DocuWorksの使い勝手をどのように高めていけるかをみていこう。

既存の文書台帳を効率的に管理する

 電子機器の開発・製造を行なうベンチャー企業として1993年に発足したアシストVは、2000年から書類の電子化・スキャニングサービスに進出し、自社内の図面や検査台帳などの管理、また、顧客向けの電子文書化サービスにもDocuWorksを活用している。同社では、DocuWorksを使った台帳管理などの作業をより効率化することを目指したプラグインソフトウエアとして「PowerList(パワーリスト)」「アノテーション読み取りプラグイン」「帳票作成ツール」「原寸・サイズ変換プラグイン」の4種類を提供している。

DocuWorks上でさまざまな台帳を管理

 このうち、PowerListは2010年2月にリリースしたばかりの新商品だ。PowerListは、文書ファイルのリスト作成や一括印刷といった台帳管理機能をDocuWorksに追加する。リスト化されたDocuWorks文書はサムネイル表示され、文書をプレビューしながら属性情報を入力することで簡単にファイル台帳が作成できる。作成したリストから複数のファイルを選択し、あらかじめ設定した形式で一括印刷することも可能だ。CSVやHTML形式で一覧表を出力する機能もある。

リスト更新チェック印刷メイン画面 PowerListではファイルの更新状況などをチェックでき(左)、そのまま一括出力もできる(右)

 例えば製造図面や不動産契約書、物件情報といった業務上管理が必要な文書は、Excel形式の文書台帳を使って管理しているケースが多い。ユーザーは個別の文書とExcelの管理台帳を突き合わせながら、目視と手作業で内容を記入したり、変更点を調べたりしている。

 しかしPowerListなら、DocuWorks上にある個別の文書と情報を紐付けられるようになり、容易に情報を確認したり、変更などの操作ができる。DocuWorksプラグインソフトウエアのビジネスを推進するDS部の関勝則部長は、「DocuWorksをベースにしていることで、ITに詳しくないユーザーにも親しみやすい操作感で、手軽に業務の効率化ができる便利な環境を提供できるようになりました」と説明する。

関勝則氏 アシストV DS部 関勝則部長

 DocuWorksでは、紙文書で培われた業務フローを電子の世界でも再現できるのが特徴であり、PowerListもまた、同じような発想でユーザーが文書をより効率的に管理、活用できるという特徴を持っている。

 アシストVがDocuWorks利用者に向けたプラグインソフトウエアの開発、商品化を本格的に手がけるようになったのは2007年からである。新たな人材を社外から集め一つの事業として立ち上げた。その中の一人がドキュメントソリューション部システム開発グループの高橋省吾グループ長だ。

 プラグイン開発の経緯について高橋氏は、「PowerListは富士ゼロックスの営業担当者がDocuWorksの利用者から受けた要望を踏まえて作り込みました。図面や稟議書、ファクス文書などさまざまな文書の管理に活用したいといった声をいただいています。またアノテーション読み取りプラグインは、税理士の要望を受けたものです。お客様からの声を大切に開発をしています」と紹介している。

電子文書にも付箋を貼り付ける

 アシストVのDocuWorksプラグインは、富士ゼロックスの社内業務でも活用されている。例えばある部門では、連絡書や営業用資料などの文書を複数のメンバーがチェックする際に、アノテーション読み取りプラグインが使われている。

高橋省吾氏 アシストV ドキュメントソリューション部 システム開発グループ 高橋省吾グループ長

 「アノテーション読み取りプラグインは、DocuWorks文書に貼付したテキスト情報を抽出してリスト化するプラグインソフトウエアです。DocuWorksには紙の書類に貼り付けるような感覚で、電子文書にも付箋を貼り付けられます。これをカスタマイズして文書レビュー用付箋を作り、その付箋を利用してメンバー全員がコメントを入力します。そうすると、誰がどんな指摘をしたのか、というレビューの一覧表がプラグインで簡単に作成できるのです」(高橋氏)

 アシストVは業務で手軽に活用できるDocuWorks連携ソフトウエアを開発するために、富士ゼロックス社内でのプラグインの利用を促進したり、営業やスタッフと密に情報交換をしてニーズや評価の収集をしている。

「富士ゼロックスとは今後もより良い関係を築いていくことで、DocuWorks利用者の要望へ応えられる商品を提供したいと思います」(高橋氏)

業種・業界固有の課題を解決する

 ITシステムの開発を主力とする下田OAシステムは、長年にわたるOA機器の販売やサポートの実績があり、3次元の地理情報システムや、静岡県の行政システムの開発を手がけるなど、開発力にも定評がある。

 同社では、DocuWorksのプラグインソフトとして「TantCard(たんとカード)」「Ca'Let(キャレット)」「STATUS MASTER(ステータスマスター)」「Docu助(ドキュすけ)」「工事台帳管理システム」の5つの商品を販売する。これらのうちCa'LetやDocu助は、同社が数多くの顧客を持つ建築・土木分野などからの要望を受けて開発したものだ。

CADデータや設計書類データをDocuWorksで管理する

 Ca'Letは、CADアプリケーションがなくても、CADデータをDocuWorks文書として取り込むことができる。独自のCADビューワー機能を備えており、DocuWorks文書に添付したCADデータの閲覧や印刷も可能だ。さらに電子納品データにも対応しており、ある自治体で一括採用されたケースもあるという。

小泉明氏 下田OAシステム システム開発部 小泉明部長

 システム開発部 部長の小泉明氏は、DocuWorksのプラグインソフトウエアを開発する狙いについて次のように説明する。

 「CAD図面の管理ソリューションは幾つも種類がありますが、DocuWorks上で扱えるようにすることで図面の使い勝手が高まります。例えば仕様書や提案書など、図面との対比が必要になる文書も同時に扱えるといった利点が生まれるのです」(小泉氏)

 工事台帳管理システムも建築や土木の業務に特化したプラグインだ。工事を進めるために不可欠な図面や許認可書類などの文書をDocuWorksに保管する際に、データベースサーバーと連携して工事に関する属性情報とともに管理することにより、必要な書類のデータをすぐに呼び出せる。

 Docu助は工事台帳管理システムを汎用化した商品だ。DocuWorksとデータベースを組み合わせて使うのは同じだが、不動産業や製造業など、さまざまな業種に合わせたテンプレートを用意しており、さらにカスタマイズもできる。利用者も自身の業務に合わせて文書管理ソリューションを構築できるというのが特徴だ。

 一方、STATUS MASTERは、企業の内部統制に関わる文書管理の効率化を目的に開発したという。STATUS MASTERは、サーバー上のフォルダー体系に沿った文書の自動管理、富士ゼロックスの複合機「ApeosPort」との連携による監査証跡文書の自動登録、文書化の進捗確認といった機能を備える。最新バージョンではガバナンス強化に関する各種業務に対応したテンプレートを備え、カスタマイズも可能であるなど、内部統制以外での用途にも活用できるようにしている。

名刺バインダーの使い勝手を電子の世界で実現

 2009年11月にリリースした名刺管理のためのTantCardは、複合機のスキャン機能を活用する。複合機の読み取り面に並べた複数の名刺を一度でスキャンし、文字認識処理や自動補正を加え、そのデータをDocuWorksに取り込む。DocuWorks文書化された名刺が、あたかもPCの中にそのまま入ったようなイメージとなり、会社名で作成されたフォルダーに自動で振り分けてくれる。

tantcard1tantcard2 TantCardは高度な自動補正機能を備えることで名刺取り込みの不便さを解消した。名刺バインダーのようにも整理できる(右)

 「DocuWorksは紙を電子化するソフトウエアですが、名刺も電子文書として取り込むことで、紙の名刺をバインダーで整理しているような感覚で管理できるようになります。異なるプラグインを連携させていけば、DocuWorksの利用者は思い思いの作業環境を作り出すことができるでしょう。富士ゼロックスがAPIを公開しているのでDocuWorksとの連携は難しいものではありません」(小泉氏)

 下田OAシステムとアシストVはDocuWorks上で新たな価値を創出するために、両社でアライアンスを組むこともある。STATUS MASTERにアノテーション読み取りプラグインを同梱したり、Docu助で管理している証明書を帳票作成ツールでリスト化して出力するといった事例も既に実現している。

 このようにDocuWorksが提供する電子文書の世界では、数々の連携ソフトウエアによって、利用者が自在に業務活用を広げる手段が広がっているようだ。

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提供:富士ゼロックス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2010年3月31日