Special
» 2011年08月11日 10時00分 公開

幅広く普及しているFlash技術が基盤:Web会議の決め手は、PCでもモバイルでも利用できる使いやすさにあり

実際に相手と会っての打ち合わせや相談が難しい場合に活用したいのがWeb会議だ。しかし、「導入に手間が掛かり過ぎるのでは?」と疑問に思う企業が少なくない。そんな疑問を解決してくれるのが、Flash Playerがあればすぐに会議に参加できる「Adobe Connect」である。その特徴をユーザーの活用事例を交えながら紹介しよう。

[PR/ITmedia]
PR

 実際に面談しての会議は、参加者同士が最もスムーズにコミュニケーションを図ることができる方法だ。しかし、会議に参加するための移動時間や費用が発生するといった課題が伴う。近年はワークスタイルの多様化が進み、最近では事業継続を強化するために在宅勤務を取り入れる企業も増えるなど、オフィスの中にいる機会が少なくなりつつある。こうした環境でぜひ活用を検討したいのがWeb会議システムである。既にWeb会議を利用したことがあるという読者も多いのではないだろうか。

 Web会議システムの利用でよく聞かれるのが「導入が面倒」「使いづらい」といった声だ。前者の声は、従来システムの多くが専用のソフトやツールをインストールしなければならないものであったという理由による。映像を主体としたビデオ会議システムと混同してしまうこともあるようだ。後者の声は、インタフェースが未熟だった時代にその使い勝手に満足感を得られなかったというユーザーから聞かれる。一度でもこうした経験があれば、Web会議のメリットを知ってはいても、改めての利用もためらってしまう。

 しかし、最新のWeb会議システムでは従来型の製品やサービスが抱えていた課題が解決され、非常に使いやすいものになっていることをご存じだろうか。例えばアドビシステムズが提供するWeb会議ソリューション「Adobe Connect」は、インターネットに接続されているPCの99%にインストールされているFlash Playerがあれば、Webブラウザだけで簡単に利用できる。また、最近ではAdobe Flashに対応したスマートフォンやタブレット型端末の普及が進み、こうした端末でも利用できる(現状は英語版のみの対応だが、近い将来日本語版にも対応予定)。つまり、OSやデバイスの種類に左右されることがないので導入が容易であり、使いたいときにすぐにWeb会議を始められるのである。

 Adobe Connectの特徴を中心に、実際に導入している企業や組織ではどのように活用しているのかを紹介しよう。

“使いやすさ”にこだわり

 Adobe Connectは、前述したように世界中で普及しているFlash Playerを搭載したPCであれば、簡単に利用できる点が最大の特徴だ。Flash Playerがインストールされていない場合でも、同社のWebサイトですぐに入手できるので、導入が完了するまでの時間は数分程度しかかからない。

 「会議室」を設定するとユーザーなど固有のURLが割り当てられる。このURLは不変であるため、一般的なWeb会議システムにみられる会議室のURLが毎回変わるという手間がない。ユーザーは同じURLの会議室をいつでも利用でき、招待者に毎回異なるURLを通知する必要がない。

 Web会議室の画面は直感的に操作できるデザインが取り入れられている。メインの画面にプレゼンテーションの画像やアプリケーションを表示して参加者全員で共有できるのはもちろんのこと、参加者リストやチャット、メモのためのノートなどの表示パネル(Adobe Connectでは「ポッド」と呼ぶ)の配置を自由に変えることができる。3種類のレイアウトのテンプレートも用意されており、これを基にして使いやすいようにカスタマイズも可能だ。

 会議の参加者は、閲覧やチャットの操作権限が与えられているのみだが、会議の主催者は、必要に応じてその権限を数クリックで拡張できる。これにより、参加者が画面共有などを行うこともできるようになる。また、事前の会議設定に従って、登録ユーザーやゲストが会議室に入室でき、必要に応じてパスコード入力も設定できる。

 会議の内容も録画データやメモ、チャット履歴として記録に残すこともできるなど、Adobe Connectは使いやすさを最大の特徴としながら、Web会議に求められる機能を網羅しているのである。

Adobe Connect ソリューション

導入後1週間で活躍

 それではAdobe Connectを既に導入している企業や組織では、Web会議システムをどのように利用しているのだろうか。

 NECマグナスコミュニケーションズが導入を支援した大規模環境での利用が、国土交通省航空局の緊急対策TV会議システムである。

 このシステムは、国土交通省が管理する全国17か所の主要空港での有事の際に、速やかな情報の伝達や共有を可能にする目的で導入された。空港で事故や災害などが起きると、省内に危機管理対策本部が設置され、現地との間でリアルタイムに情報を共有しなくてはならない。

 国土交通省が構築したシステムでは、Adobe Connectを基盤に、危機管理対策本部の端末やホワイトボードなどと、空港の対策室にある端末やディスプレイ、監視カメラなどの各種機器が接続される。現地からの映像やデータは対策本部の大型スクリーンに表示される仕組みで、担当職員がスクリーンを見るだけで、状況をすぐに把握できるようにしているという。

国土交通省航空局・緊急対策TV会議システムの画面構成

 実際にこのシステムは、構築完了から1週間後に成田空港で発生した貨物機の墜落事故で運用されることとなった。事故の一報を受けてすぐに対策本部が組織され、職員が事態の把握を直ちに始めた。対策本部のディスプレイには、滑走路上で炎上する貨物機や消化活動の様子のリアルタイムの映像が表示された。国土交通省では多様な情報を迅速に集約し、事故発生からわずか2時間後に詳細な情報を報道機関に発表した。

 国土交通省のシステムは大規模かつ特殊な用途ではあるが、Adobe Connectのような仕組みを利用すれば、緊急事態であってもユーザーが必要とする情報をすぐに活用できる。

 NECマグナスコミュニケーションズがこの他に導入を支援したケースとしては、同時接続数が130という民間企業のものがある。この企業では、Web会議システムによってどこでもすぐに会議ができる仕組みを目指していた。

 Web会議システムは、執務室のPCや通常の会議室、セミナールーム、役員室などで利用でき、全国50カ所の拠点を同時に接続するといったものから、社員が一対一で利用するといった小規模なものまで、柔軟な利用形態に対応する。端末やカメラ、マイクなどをセットにし、エンドユーザーの使いやすさを追求した可搬型Web会議端末を独自に設定、導入し、活用している。

東日本大震災でも実力を発揮

 今年3月11日に発生した東日本大震災や計画停電では、社員の安全を確保するために自宅待機を命じる企業が相次ぎ、連絡や情報共有が滞って事業継続が難しくなるという事態が多発した。Web会議システムは、先の民間企業での導入事例にみられるように、必要なときに、すぐにどこからでもコミュニケーションをとることができるのが最大の特徴だが、非常時に社員同士のスムーズなコミュニケーションを可能にする手段としても注目される。

 それを実践したのがアドビシステムズ自身であった。同社では平時から社員同士の会議にAdobe Connectを利用。例えば、マーケティング部門では社員同士や米国本社、販売パートナー、販促物を制作する協力会社などとの会議、新製品のトレーニングなどでの利用が中心だ。社員が業務で活用しているノートPCは、ハードディスクが暗号化されており、普段から出張先や自宅で仕事をするケースもある。

 社内では4月11日に発表する新製品「Creative Suite 5.5」の準備が進められていたが、その最中に東日本大震災が発生した。安全確保を最優先するため、同社では直ちに全社員を2週間の自宅待機にする措置を講じた。新製品の準備では、特にセールスツールやパッケージデザイン、Webサイト、電子メール配信、プレスリリースなどの企画や制作において、関係各所と頻繁かつ綿密なやり取りをしなければならない状況であったが、Adobe ConnectやAcrobatなどを用いることで、2週間の在宅勤務でもオフィス内にいるのとほぼ同等に作業を進めることができたという。Creative Suite 5.5は予定通り4月11日に発表され、5月20日から販売を開始している。

アドビシステムズでは日頃から全社的にAdobe Connectを利用

事例が証明するWeb会議の実力 コスト効果も

 ここまで取り上げた導入事例が証明しているように、Web会議システムがかつて抱えていた課題はそのほとんどが解決されており、平時における活発なコミュニケーションでの利用から、緊急事態での事業継続や情報共有の手段として、多種多様な利用シーンに対応できることが分かる。

 では、コスト面から見たメリットはどうだろうか。Web会議システムのようなツールは、いざ導入してもそのメリットを数字で表すことが難しいと言われがちだ。しかし、社内や顧客企業との会議などにAdobe Connectを活用しているSAP AG(ドイツ)では、出張に伴う費用を最大で90%削減し、年間で数十万ドル規模の費用を節約できたという。SAPのようにグローバル企業でのWeb会議システムの活用は、コスト面からも大きな効果をもたらすものと言えよう。

 Adobe Connectは、Web会議のほかにeラーニングやWebセミナー、パートナー企業が独自に機能を拡張できるなどのソリューションも提供している。当初の導入目的がWeb会議であっても、構築した仕組みをベースに、ソリューションを追加するだけで用途を広げられるという特徴も持つ。また、導入形態はソフトウェア(オンプレミス)、ホスティング、マネージドサービスの3つが用意されている。マネージドサービスは、Amazon Web Services上にAdobe Connectを展開して利用できる新しい提供形態だ。ホスティング版と異なり、シングルテナントの運用ができるため、柔軟性、カスタマイズ性とセキュリティーを兼ね備えた導入形態だ。自社で環境を構築することもできるし、アドビシステムズのパートナーが提供するサービスも利用できる。

 Web会議システムにはユーザーの利用目的に応じてさまざまな製品やサービスが存在する。同じ社内でも社員ごとに目的が異なるということも多々あるだろう。そのような環境では、1つのプラットフォームで多種多様なニーズに対応できるAdobe Connectのようなソリューションが役立つはずだ。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:アドビシステムズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2011年9月10日