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» 2014年03月31日 10時00分 UPDATE

「10分の身だしなみ」という衝撃:理・美容業界を変えたキュービーネット、そのビジネス成長を支えた情報共有基盤とは?

「10分・1000円」のヘアカット専門店「QBハウス」などを運営するキュービーネット。同社が急成長した背景には、日本全国ならびに海外を駆け回る営業スタッフの奮闘があった。そしてまた、メンバー間のコミュニケーションをはじめ、彼らの日々の業務効率を最大限に引き上げていたのが、ネオジャパンのグループウェア「desknet's」および「desknet’s NEO」だった。

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躍進を遂げたキュービーネットが直面した課題

 ヘアカット専門店「QBハウス」の運営を通じ、飽和状態にあるとされた理・美容業界で躍進を遂げてきたキュービーネット。同社は「10分・1000円」をはじめとするサービスのお手軽さを武器に、1996年の創業以来、一貫して右肩上がりの成長を続けてきた。女性をターゲットに「20分・2000円」でヘアカットとブロースタイリングを提供する「Quatre Beaute(キャトルボーテ)」や、子育て世代の親子向けに理髪サービスを提供する「IKKA」など、新業態の開発にも注力。さらに、「ビジネスに終わりはない、国境はない」との創業理念の下、2002年からはシンガポールや香港、台湾などへの海外出店も加速させている。2013年度における国内外の総店舗数は既に550を突破。年間来店者数も1600万人を超えるほどである。

 そんな同社の成長を足元で支えてきたのが、好立地の店舗のいち早い開拓や、各種の販促策により店舗運営を支援してきた営業スタッフである。そのために同社では日々、地域店舗を統括するエリアマネジャーが既存店舗の運営支援を行うとともに、店舗開発担当者がショッピングセンターなどへの出店交渉にあたっている。だが、事業規模の拡大に伴い、本部の管理部門と営業スタッフ間のコミュニケ―ションに、少なからぬ手間と時間を要すことになった。

キュービーネット 経営管理部 システムグループ長の坂口浩芳氏 キュービーネット 経営管理部 システムグループ長の坂口浩芳氏

 同社の営業スタッフは終日、社外で業務を行うことが多い。そこで同社では、共有のエクセルファイルに週単位で業務スケジュールを入力させることで、営業スタッフの行動把握に取り組んできた。ただし、営業スタッフのスケジュールは変わりやすく、病欠などにより店舗スタッフが不足するときには、エリアマネジャーが急遽応援に回ることもしばしばである。そうした場合、電話やFAXなどで本部に連絡が入るものの、人による情報共有の徹底は極めて困難だった。

 キュービーネットの経営管理部でシステムグループ長を務める坂口浩芳氏は、「営業スタッフは常に動き回っており、商談中などは電話も通じません。そのため、社員が60人を超えたころからは、急ぎの要件や急な対応への可否を確認するために、管理部門から営業スタッフに何度も電話をかけ直す様子がしばしば見られるようになっていました」と振り返る。

 また、同社では営業スタッフに日報の提出を義務付けているが、その作業のためだけに帰社する者も多く、そのことが業務効率を著しく低下させていたという。さらに、大阪や福岡、海外などの拠点を結んだテレビ電話会議が多頻度で行われているが、会議室予約をFAXなど紙ベースで行っており、予約作業が煩雑なことも問題視されていた。

運用の手軽さを評価してdesknet’sを導入

 こうした状況を打開すべく、同社が着目したのがグループウェアシステムである。ノートPCや通信カードを配布し、社外からでも営業スタッフに逐次、業務スケジュールの変更を登録させられれば、その行動をグループウェアから容易に把握できるようになる。これにより、連絡の手間が大幅に削減されるとともに、外出先からの業務日報を提出させることで、業務効率の底上げも可能となる。

 そのシステム選定にあたって同社が挙げた要件は、「スケジュール管理」や「レポート」、「施設管理」などの機能を備え、かつ、操作が容易であることだ。いくつかの製品を検討した結果、2008年から利用を開始したのが、ネオジャパンのグループウェア「desknet's」である。

 「検討の過程では、多岐にわたる製品を試しました。その結果、我々が求める機能のすべてを高い水準で満たし、かつ最も導入コストが低かったのがdesknet’sだったのです」(坂口氏)

 同社では効率的な店舗運営のための「店舗管理システム」など、重要な基幹システムをいくつも抱えている。ただし、2008年当時はシステム運用担当者が2人しかおらず、グループウェアに割ける余力も極めて限られていた。だが、desknet’sであれば、導入と運用が容易なことも採用の追い風になったという。

 「desknet’sはマニュアルを参考にインストールでき、運用にもほとんど手がかかりません。管理に必要とされる手間は、アカウントの追加や削除などだけです」(坂口氏)

店舗リニューアルに伴う密なコミュニケーションも実現

 キュービーネットはdesknet’sの導入により、期待通りの成果を上げているという。営業スタッフの行動を“見える化”することで、連絡時に要する手間が大幅に削減され、情報伝達もそれだけ迅速化されている。また、レポート機能によって外出先から業務日報を提出することにより、業務時間を効率的に活用できるようになった。会議室など施設管理予約のペーパレス化も実現した。

 「消費税の増税を控え、これまで1000円札しか利用できなかった券売機を小銭なども利用できる新型に切り替えるなど、現在、店舗のリニューアル作業を急ピッチで進めています。そのためには多くの社員との事前の入念な打ち合わせが欠かせませんが、施設予約をdesknet’s上で円滑に行えるようになったことで、より多くの会議が組めるようになり、作業の進ちょくも確実に早まっています」(坂口氏)

 また、営業スタッフは多忙であるため、移動などの合間にPCを開いてグループウェアをチェックするのは現実的ではない。desknet’sは携帯電話での利用にも対応。PCに比べて少ないキー操作で情報の入力や収集を考慮した設計がなされている。

 さらに、利用法にも一工夫を加えた。一般的にグループウェアのアカウントは社員ごとに作成する。だが、社員以外にも「販促チーム」などのアカウントを作成し、それらに関連する情報を集約することで、部署をまたいだ情報共有を実現した。

 「業務情報の多くはファイルサーバ上のExcelファイルで管理されていますが、社外からそれらにアクセスするのは煩雑な操作が必要になってしまいます。だが、desknet’sでそれらの情報管理が可能になったことで、社員同士の情報共有レベルを確実に高めているのです」(坂口氏)

 その利便性の高さから、今では社長を含めた全社員にとって欠かせない業務ツールになっているという。

海外拠点では「desknet’s NEO」を活用

キュービーネット 経営管理部 システムグループの井上真実氏 キュービーネット 経営管理部 システムグループの井上真実氏

 キュービーネットが海外展開する店舗は約80を数え、できる限り早期に100店舗にまで拡大させる計画である。そのために欠かせないのが、現地の出店を円滑に進めるための、本部と各国に派遣されている社員、さらに現地採用スタッフとの密な連携である。そこで同社が2013年夏に導入し、海外社員のスケジュール管理や情報共有を行うための基盤が、クラウド型グループウェア「desknet's NEO」だ。

 desknet'sの後継であるdesknet's NEOは、機能面でさまざまな強化が図られている。組織内承認者の設定やロールによる承認者の自動決定など、より高度なワークフロー機能を利用できるほか、スマートデバイスでの利用を想定し、高解像度ディスプレイにも対応する。キュービーネット 経営管理部 システムグループの井上真実氏は、「スマートフォンが一般的に利用されている現地の状況や導入コストなどを総合的に勘案すると、desknet's NEO以外の選択は存在しませんでした。システム導入後はさっそく国内と同様の成果が上がっており、今後は現地主導の新たな使い方も生まれるはずです」と期待を寄せる。

 desknet's NEOの最新版では、ユーザーごとにインタフェースを日本語と英語に切り替えられるほか、タイムゾーンの選択などグローバル化への対応に配慮が払われている。今後さらに海外展開に力を入れていく同社にとって、この点はビジネス加速の大きな後押しとなるだろう。

基幹システムとの連携で意思決定の精度を高める

 これからの取り組みとして、キュービーネットでは、desknet’s NEOのポータル機能を活用した情報共有のさらなる高度化を目指すという。坂口氏によると、会社から社員へのさまざまな通知連絡は現状、主にメールで行われている。だが、メールでは確認漏れなどにより、全社員への通知徹底は困難なのだという。

 desknet’s NEOの最新版であれば、ポータル機能の強化が進んだことで、そこから社員全員に情報を一斉配信することが可能になっており、社内通知にも応用できる。

 「共有すべき情報は社内にいくつも存在しますが、共有のための適切な方法がこれまでありませんでした。今後は基幹システムとの連携などを通じ、日々の売り上げや来店者数などのデータ共有にポータルを役立てたいです。その先には、社員の意思決定の精度向上や、より的確な施策の立案にもつなげられるはずです」(坂口氏)

 従来とは一線を画す新たなビジネスモデルにより成長を遂げてきたキュービーネット。desknet’s NEOは同社の次なる飛躍を支援する武器となりそうだ。

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