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» 2017年07月10日 10時00分 UPDATE

IoTを活用した働き方の可視化で生産性を向上 “働き方改革”推進の切り札はこれだ!

「働き方改革」の推進が急務とされる日本。しかし、これまでの仕事の仕方はなかなか変えられない。そのための近道とされるのは、ITなどによる新たな仕組み作りだが、実践にあたり、既存の知識やノウハウでは対応しきれないことも少なくない。そうした中、企業を支援するサービスとして発表された、NECの「働き方見える化サービス」。果たしてその具体的な“中身”とは――。

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人手不足解消のための働き方改革は避けて通れない

 日本企業の働き方改革(ワークスタイル変革)への意欲が、かつてないほどの高まりを見せている。その一番の理由は、人口減少と少子高齢化の急速な進展を背景にした、近い将来訪れる労働人口の減少に対する強い危機感だ。

 必然的に生じる人手不足は、企業の経済活動に少なからぬ影響を与え、従来の成長戦略を維持すること自体が困難になる点で、企業にとっては大きな問題だ。この状況の回避に向け、より柔軟な働き方を求める人材の確保や、出産や介護などによる離職の防止に期待が集まっている。そのための基盤として、場所や時間に縛られない職場作りに乗り出す動きが、多くの企業で顕在化しているのだ。

 ITmedia エンタープライズが2016年12月から2017年1月にかけ実施した読者調査「ワークスタイル変革への取り組み状況」からも、「スマートデバイスの活用」「在宅勤務」「テレビ会議の導入」「グループウェアの導入」など、オフィス以外での勤務に対する企業の関心の高まりが顕著に表れている。アンケートでは、すでに「業務効率化」や「無駄の低減」などで成果が上がっているとの声も多数寄せられた。

ワークスタイル変革への取り組み状況 ITmedia エンタープライズ課題意識調査「ワークスタイル変革への取り組み状況」

 日本経済の活性化策として、政府も「テレワーク導入企業を2012年度比で3倍」「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上」など、2020年に向けた目標を掲げている。合わせて、関係省庁によるICT環境の技術的な課題検証や導入補助策の検討なども進められている。

働き方改革の課題と対策

 ただし、働き方改革の道のりは、決して平坦ではない。働き方を刷新するには、IT面での業務支援やセキュリティ確保などの対応に加え、労務管理など、実態に合った新たな制度整備も不可欠だ。だが、働き方改革は大多数の企業にとって初めての試みであり、ITと人事の双方の知識やノウハウ、コストなどの問題から、実践を断念する企業も実は少なくないのだ。ITmedia エンタープライズの調査でも、「IT整備のための予算確保」や「労務管理」などが代表的な課題として挙げられていた。

 とはいえ、働き方改革抜きに、人手不足の解消は極めて困難だろう。こうした中、難題の解決を支援するものとして今、注目なのが、NECが7月から提供を開始したクラウド型の働き方改革支援サービス「働き方見える化サービス」である。

 このサービスを端的に説明すれば、業務の必須ツールであるSkypeのプレゼンスデータやPCの操作データなどを収集し、従業員の働き方を“見える化”する仕組みだ。

働き方見える化サービスの概要 働き方見える化サービスでできること

 働き方改革を目指す中で、企業は多種多様なアプローチを試してきた。その中の代表的な手段がテレワークであろう。業務効率化に向けたテレワークの有効性は長らく指摘されながらも、利用はこれまでごく一部に限られてきた。その一番の原因は、上司の目が届かない場所で勤務するため、社員の勤務状況を把握することが難しいことである。

NEC パートナーズプラットフォーム事業部 マネージャー 浦田章一氏 NEC パートナーズプラットフォーム事業部 マネージャー 浦田章一氏

 「会社が社員の勤務状況を知るには、これまで自己申告に頼るしかなく、また、距離の壁や時間のズレなどの問題から、タイムリーな指導が行いにくいことが、生産性向上のネックになっていました。他方、社員からすると、自分の働きを会社が正当に評価してくれているか、という不安も拭い切れませんでした。その結果、両者の間で信頼関係を築きにくいことが、現実問題として利用を阻む“壁”となっていたのです」(NEC パートナーズプラットフォーム事業部マネージャー浦田章一氏)と従来の課題を指摘する。

データで“働き方”を客観把握

 「ITの技術革新が進んだことで、今や離れた場所でも社員の勤務状況を正確に把握することが可能になりました」と浦田氏。事実、働き方見える化サービスでは、すでに述べた通り、社員のPCが起動しているか、キーボードやマウスの操作はあったか、といった状況を記録するほか、Microsoftの「Skype for Business」と連携することで、社員の在席情報を表すプレゼンス情報なども自動的に収集。それらを基に、社員の勤務時間に加え、どんな活動をしていたかといった勤務実態の可視化が可能だ。

働き方見える化サービスの対応環境 働き方見える化サービスはスマートフォンやPCのブラウザから利用できる(対応OSはAndroid 5.1以降およびWindows10モバイル、Windows 7/8.1/10)

 「当社の新たなサービスでは、各種データによって、会社が客観的な勤務時間を把握できるようになります。また、社員にとっては、データが自身の働きを示す証跡となります。すなわち、働き方見える化サービスの利用を通じ、会社と社員の双方が信頼関係を築くための基盤が整備されるわけです」(浦田氏)

働き方見える化サービスでの可視化例 働き方見える化サービスを利用すると、Skype for Businessのプレゼンス情報やキーボード・マウス操作の情報などを元にして在席状況や勤務状況を可視化できる

 その上で、同サービスでは従来の勤怠管理システムなどでは抜け落ちがちな、テレワークならではの課題に対する対策が入念に講じられている。例えば、テレワークでは直接、顔を合わせないため、業務を進めるにあたって、社員と上司との、より密な「報・連・相(報告・連絡・相談)」が不可欠だ。そこで同サービスでは、勤務開始前にその日の業務を登録して上司とシステムで共有し、勤務終了時には報告や申し送りを行うことで、勤務時間や進行具合、成果などを、上司が把握できるようにしている。万一、申告時間外や深夜に作業をしていても、上司はそれを容易に認識することが可能だ。

 過去の業務報告をまとめて閲覧し、仕事の振り返りの機会としても活用できる。テレワークのみならず、オフィスで仕事をする管理部門や直行直帰の多い営業部門の勤怠管理にも対応しており、そのための選択メニューも標準で用意している。加えて、NECならではと言える配慮もある。同社独自の顔認証技術「NeoFace Monitor」により、PCに接続されているカメラに顔を向けることで本人を確認し、日々の認証作業の煩雑さを減らしているのだ。

顔認証にもオプションで対応する働き方見える化サービス 働き方見える化サービスは顔認証技術「NeoFace Monitor」にも対応しており、オプションにはなるが本人確認なども自動化できる

 しかも、CSV形式にて勤怠システムに収集したデータの取り込みが可能など、既存システムとの連携にも対応している。また、スマートフォンでも、クラウド上のサービスからテレワークの申請・承認の作業が行える。

勤務時間シフトで育児と仕事を両立!

 子育て期間中は、急な子供の病気に対応したり、学校行事に参加する必要があったりと、仕事とは異なるイレギュラーな出来事がしばしば起こる。だが、これまでの勤務体系は、フルタイムで働くことが前提だったため、短時間で対応できることにも関わらず、半日や終日の休暇取得を余儀なくされるケースもあった。この点を踏まえ、働き方見える化サービスでは勤務時間内での、いわゆる“中抜け”にも対応。勤務前などに上司と相談することで、勤務時間のシフトも柔軟に対応できる。

NECパートナーズプラットフォーム事業部 主任 藤谷和英氏 NECパートナーズプラットフォーム事業部 主任 藤谷和英氏

 「社内でも働き方見える化サービスの先行利用を進めていますが、私自身、いわゆる育メン(子育てを積極的に行う男性)であることから、その利便性を肌で実感しています。たとえ中抜けする場合でも、始業や就業の時間をずらすことで、子育てにまつわる用事をこなしつつも、全体として変わらぬ勤務時間を確保でき、従来と変わらぬアウトプットを維持できているのです」(NECパートナーズプラットフォーム事業部 主任 藤谷和英氏)と頬を緩める。

 近年、長時間労働の削減に向けた社会的な機運が盛り上がる中、現場で隠れ残業が行われていた場合、人事部門として抜本的な対策は極めて困難だった。だが、データにより勤務実態が可視化されることで、具体的な是正措置に確実につなげられ、労働基準監督署の監督に対する客観的なデータの提示も可能となる。

 「働き方見える化サービスを活用すれば、時代に合わなくなった勤務ルールを見直す格好の機会にもなり得ると思います」(藤谷氏)

 テレワークでは仕事に1人で没頭するあまり、「いつの間にか、事前に登録した勤務時間を過ぎてしまうケースが当社でも見受けられます」と浦田氏。対してNECでは終業前のアラート機能など、ユーザーからのフィードバックを基にした改善策の実装を継続的に進めている。

スモールスタートを希望する企業のニーズにも対応

 SaaSの働き方見える化サービスは、月額料金が1IDあたり500円からと、オンプレミスでのシステム導入よりイニシャルコストが抑えられており、今後、働き方改革の本格化が見込まれる中堅・中小企業でも手が届くレベルにある。しかも、サービス自体は契約後、短期間で利用可能だ。また、セキュリティやITサービス、品質に関わる各種基準に準拠したNECのデータセンターでシステムを運用しているので、端末からインフラまで、一気通貫で高いセキュリティと安全性が確保されていることも、十分なIT関連のスタッフを抱えることが難しい企業にとって嬉しいところだ。

 もっとも、いくら利便性が高いとはいえ、同サービスの利用に際しては肝に銘じておくこともある。

 「働き方改革の推進は、ITなどのツールを導入するだけではダメで、働き方に関する社内の仕組みの整備抜きには困難であることをぜひ理解していただきたいです。だからこそ、各種の制度設計や、テレワークに適した部署の明確化が、運用を軌道に乗せるための最初の一歩として欠かせないのです」(浦田氏)

 しかも、同サービスは現在、進化の途上にあり、NECでは新たなソリューションの準備を着々と進めているという。そこで目指しているのは、個々の社員のみならず、グループやチーム全体の勤務時間や業務内容、さらに全社的な活動の見える化だ。浦田氏はそれらの取り組みを踏まえ、近い将来を次のように展望する。

 「IoTの急速な進展により、今後、施設管理データなどの種類と量が爆発的に増加することは確実です。これを、生産性向上やコスト削減などのために、勤怠管理データと組み合わせて分析に用いることが可能であり、それらを活用しない手はありません。その手法の適切な見極めは、ITを提案してきた我々の得意とするところ。目指すのは、勤怠管理データ活用による当社発の新たな価値創造にほかなりません」(浦田氏)

 NECのこの働き方見える化サービスは、将来的にはAI「NEC the WISE」なども活用して、よりよい働き方の提案などをしていきたい考えだ。AIコンシェルでナレッジを持つ人材の働き方を分析し、生産性を向上していく。勤怠管理データを企業活動の新たな指針として活用する動きが、今後、盛り上がることに間違いはなさそうだ。

「VersaPro UltraLite タイプVG」

VersaPro UltraLite タイプVG VersaPro UltraLite タイプVG

 13.3型のタッチパネルディスプレイを搭載し、ノートPCとしても、タブレットとしても利用できる2in1PC、「VersaPro UltraLite タイプVG」が6月に登場した。UltraLiteシリーズ伝統の軽さを継承し、本体重量は約769グラム(※1)。薄さは16.9ミリとスリムながら、最大約10.6時間のバッテリ駆動が可能(※2)で、1時間で最大容量の約80%まで急速充電ができる(※3)使い勝手の良さも備える。業務用PCとして、訪問先など、社外に持ち出して利用する際に便利だ。ディスプレイ下部にはWebカメラを備え、NECの顔認証技術「NeoFace Monitor」にも対応している(※4)。働き方見える化サービスの導入に合わせて、PCも一新できるなら、VersaPro UltraLite タイプVGは選択肢の1つとなるだろう。

※1:最軽量時の質量(リチウムイオン(M)選択時)。

※2:バッテリ駆動時間は、Windows 10 Pro、JEITAバッテリ動作時間測定法(Ver. 2.0)に基づいて測定しためやす時間です。

※3:急速充電機能は電源オフ時に対応します。バッテリ(L)の場合は別売のACアダプタ(PC-VP-BP103)が必要です。

※4:Webカメラ非搭載モデルでは、別途Webカメラの購入が必要です。



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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2017年8月9日