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2007年02月20日 10時00分 更新

第3回:楽2ライブラリ パーソナル

PC初心者も簡単・快適!――ScanSnapと「楽2ライブラリ パーソナル V4.0」で始める電子ファイリング (1/3)

ScanSnapで簡単かつ高速に紙資料の電子化を実現できることはお伝えしたとおり。今回は電子化されたファイルを効率よく管理するソフト「楽2ライブラリ パーソナル(らくらくらいぶらり ぱーそなる 以下、楽2ライブラリ)」を紹介する。キャビネットやバインダなど、現実のオフィスで採用されている紙資料の管理をPC上で再現できる「楽2ライブラリ」は、初めて紙資料の電子ファイリングに取り組む人にうってつけだ。

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バックナンバー

第1回:レビュー
ドキュメントスキャナの決定版――さらに進化した「ScanSnap S510」

スキャナという言葉から、ガラスの原稿台を持つ小型コピー機のようなフラットベッドスキャナを思い描く人は多いのではないだろうか。しかし、2007年1月現在、ユーザーの口コミレビューや価格比較の最大手サイトで最も人気のあるスキャナは、ドキュメントスキャナと呼ばれるものだ。その人気の理由をPFUの最新モデル「ScanSnap S510」から探ってみる。


第2回:シーン別活用術
「ScanSnap S510」でここまで進化――ワンランク上の情報活用術

なんとなく捨てられずにたまっていくビジネス文書や請求書の束。積もり積もった印刷物の地層を目の前にして途方に暮れた経験があるのなら、PFUの「ScanSnap」は最良の解決策だ。


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PFUは、コンパクトスキャナ「ScanSnap」の新モデル「S510」を発売する。Word/Excelへのデータ変換機能を新たに装備した。[2007/01/22]


PFU、「ScanSnap」5周年記念に限定カラーモデル

PFUは、コンパクト両面カラースキャナ「ScanSnap」シリーズの発売5周年記念として、限定カラーのホワイトモデルを発売する。価格は4万9800円。[2006/06/08]


PFU、コンパクト両面カラースキャナ「ScanSnap」をフルモデルチェンジ──スキャン速度を20パーセント向上

PFUは2月2日、コンパクト両面カラースキャナ「ScanSnap」をフルモデルチェンジ、2月10日より販売開始すると発表した。PFUダイレクト価格は4万9800円(税込み)。[2006/02/02]


私は如何にして“収納”するのを止めて“捨てる”技術を身につけたか。

「ScanSnap」を単なるドキュメントスキャナと侮ってはならない。ScanSnapはペーパーレス化や省スペース化だけでなく、生産性向上やセキュリティ強化をも実現するツールでもあるのだ。気鋭の通信・ITSジャーナリストで企業の客員研究員でもある神尾寿氏に、その本質を語ってもらった。[2005/06/14]


“電子化”以前の管理方法が優れている点

 ScanSnapを使って電子化された資料の管理方法はさまざま。フォルダ単位でファイルを管理してもいいし、デスクトップ検索を用いれば、必ずしもファイルを同一フォルダに保存しておく必要さえない。資料を電子化した時点で、個別のファイルに対するランダムアクセス性は高いレベルで実現できているわけだ。

 とはいうものの、設計図や伝票、プロジェクト資料など、オフィスで扱う資料の多くは、用途別にひとまとまりしておく必要があるのも事実。このような資料は、フォルダ単位で管理することによりある程度は対応できるものの、複数のページを持つPDFファイルになった途端に一覧性は低下してしまう。

 例えば、すべてのページを1つのPDFファイルにまとめてしまうと、データサイズが巨大になりすぎる場合があるし、進行中のプロジェクトや年次資料などは、全ページがそろってからひとまとめにするのではなく、順次ページを追加していくだろう。このような資料に対して、現実のオフィスでは書棚に目的別のバインダを用意し、各バインダに資料をファイリングしていく方法を取ることが多い。この“ファイリング”という方法は、随時更新されていく関連資料を管理する手段として非常に優れているのだ。

紙のほうがよかった?――現実のオフィスをPC上に再現

 紙資料を電子化して管理する場合、最初の障壁となるのは「紙で管理しているほうが分かりやすかった」という声だろう。このような不満は、今までずっとやってきたやり方を大きく変える時には必ず出てくる。しかし「やりやすい」「やりにくい」という言い方がされるものの、実際には「慣れている方法がいい」という意味であることがほとんど。例えば「会計関係の資料は青ラベル、設計資料は赤ラベルで、今年のものは一番上、1年前が真ん中、2年前が最下段」というような整理方法に慣れていたとすれば、それがその人にとってはベストソリューションであるわけだ。

 現在すでに大量のファイルを所有している場合、そのキャビネット内でのファイルの位置、ラベルの文字、色など、その関係が「しっくりくる」状態であることが多い。それがPC上で再現できれば、初めて使うソフトウェアであっても違和感なく使えることは明白だろう。

 今回紹介する楽2ライブラリは、現実のバインダが持つ利点をPC上に再現したソフトウェアだ。メイン画面は実際のキャビネットやバインダを完全に再現しており、誰でもすぐに利用できるようになっている。キャビネットやバインダの外観まで本物に似せることにどれほどの意味があるのか訝しがる人がいるかもしれない。だが、この再現性によって、慣れ親しんでいる現実での整理方法をそのまま、PC上に持ち込むことを可能にしているのだ。

 楽2ライブラリのキャビネットは3段。1段に7冊のバインダを収納できる。バインダの背表紙は色分けラベルで、タイトルは2列、管理情報には3段分の書き込みスペースがある。

og_scansnap3_001.jpgog_scansnap3_002.jpgog_scansnap3_003.jpg 2ライブラリの基本画面(画面=左)。キャビネットを拡大表示したところ(画面=中央)。バインダの編集画面。バインダサイズは500ページ/1000ページから選択できるが、これは収納できるページ数。バインダ厚ではない(画面=右)

 なお、楽2ライブラリでは6つの書庫にそれぞれ20のキャビネットが作成できる。トータルでは2520冊(6書庫×20キャビネット×3段×7冊)のバインダが収納可能だが、さらにデータ格納フォルダ(リンクフォルダ)を3つまで切り替えて使うことができる。それ以上についても「リンク切替え」メニューからフォルダの切り替えができないだけで、データを格納するフォルダ数には制限がない。個人用途で困ることはまずないはずだ。

og_scansnap3_004.jpgog_scansnap3_005.jpg リンクを切り替えて別の書庫群を開くことができる(画面=左)。リンクフォルダは3つまで指定して可能(画面=右)
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[瓜生聖,PR/ITmedia]

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企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia +D 編集部/掲載内容有効期限:2007年3月5日